Cómo abordar la transformación digital en los negocios de forma fácil y efectiva

Hacer gestiones de manera exclusiva en una sucursal bancaria, firmar contratos y otros documentos en papel o enviar cartas a todos nuestros clientes. Estos y algunos otros más son trámites que en los últimos años se han conseguido complementar (o incluso sustituir en muchos casos) por su versión digital como la banca online, la firma electrónica o el envío de newsletter. Todos ellos evidencian la rápida transformación digital experimentada en todos los ámbitos, especialmente en el de la empresa. 

¿Y de qué se trata esta transformación digital? En el contexto del negocio, se trata de un proceso (cada vez más acelerado) en el que se adoptan e implementan nuevas tecnologías en todas sus áreas y sectores. ¿Y por qué se hace? Como propósito para cambiar y por supuesto simplificar la forma de operar y el desarrollo de las diferentes tareas diarias. Cuantas más transformaciones digitales adopte una compañía, más competitiva será. Y, sobre todo, logrará poner al cliente en el centro, optimizar recursos y ser mucho más productiva. 

El contexto global actual como acelerador de la transformación digital

Para seguir asimilando lo que supone la digitalización en el mundo de la empresa, no podemos obviar el período de pandemia global que hemos experimentado en los últimos dos años. Lo que iba a suponer una transformación progresiva y reducida a un pequeño grupo de negocios ha pasado a ser casi una obligación. 

Empleados que trabajan desde casa y necesitan reunirse de manera virtual, clientes que no pueden desplazarse hasta nuestro negocio, empresas que deciden deslocalizarse…Todo esto requiere no solo adoptar tecnología sino también un cambio de cultura empresarial. Dar flexibilidad para multiplicar la productividad, ese debería ser siempre el motor que mueva al negocio. 

Además, el año 2023 se plantea como clave para lograr un punto de inflexión en la recuperación económica y el crecimiento empresarial. Y, sin duda, la mejor estrategia para ganar esta carrera supone sumarse sin reservas a todo lo que esta transformación digital tiene para ofrecernos. Pero sobre todo, estar siempre actualizados para conocer antes que nadie lo que está por llegar.  

¿Qué ventajas aporta la digitalización a la empresa? 

Partiendo de la base de que cualquier elemento modernizador será beneficioso para un negocio, las principales ventajas de la transformación digital son:  

- Mejora de la reputación frente al cliente, así como su satisfacción por nuestros servicios. 
- Posibilidad de analizar datos pasados y presentes que identifiquen tendencias a corregir en el futuro. 
- Reduce al mínimo el error humano que provocan los procesos manuales.
- Acelera procesos y por tanto aumenta la productividad.
- Capacidad de respuesta más ágil ante cualquier crisis.
- Fomenta una mayor comunicación entre empleados, así como la colaboración entre distintos departamentos. 
- Desarrollar un mejor onboarding para empleados y clientes. 
- Fortalece frente a la competencia y da nuevas oportunidades de negocio.

Llegados a este punto, tocaría lanzar la siguiente pregunta: ¿quién no querría poder desempeñar sus tareas de forma más sencilla y efectiva? El reto está en que, para obtener todos estos beneficios de los que hablamos, tenemos que ayudarnos de herramientas de trabajo que nos hagan dominar nuestro sector. Y también es imprescindible contar con un liderazgo fuerte, con profesionales especializados que diseñen una estrategia bien enfocada hacia la digitalización efectiva. Una que requiere, además, una revisión constante para asegurarnos de que no nos desviamos del camino a seguir. 

La transformación pasa a ser así un elemento más para la supervivencia de la empresa. Más bien uno imprescindible del que debemos estar constantemente pendientes. Si la modernización es importante, aún más lo es la capacidad de adaptación y resiliencia. 

La firma electrónica como punto de partida

Dentro de los procesos innovadores a los que tiene acceso la empresa, el de la firma electrónica es uno de los más relevantes. 

Sustituyendo la firma manuscrita por su homólogo electrónico en cualquier documento conseguimos ventajas importantísimas como la mejora de la experiencia del usuario, una mayor movilidad y flexibilidad, reducción de costes o el aumento de la productividad. 

Eso sí, solo maximizamos estos beneficios cuando optamos por un tipo de firma electrónica avanzada como la que se ofrece en Uanataca. Esta nos proporciona el nivel de seguridad más alto y las máximas garantías jurídicas.

Otras ventajas interesantes que ofrece son: facilidad de integración en cualquier flujo o proceso vía API, garantiza una transformación digital completa y lo que es casi más importante, una enorme rapidez y facilidad de uso. 

En el camino hacia la implementación de este sistema, lo que aporta Uanataca es asesoramiento, el uso de las tecnologías más innovadoras y un modelo flexible de pago por uso, que evita gastos innecesarios y permite aprovechar y rentabilizar al máximo los recursos económicos del negocio. Y es que, tal y como hemos contado hasta ahora, uno de los principales beneficios de toda transformación digital es una mayor eficiencia económica para la empresa. 

Otras herramientas que fomentan la transformación digital

Como recurso clave para la digitalización de las empresas está también el almacenamiento en la nube, una herramienta que nos permite almacenar datos transfiriéndolos a través de internet o de otra red a un sistema de almacenamiento externo que puede ser propio o gestionado por un tercero. En el caso de las empresas, implica también una opción de copia de seguridad remota en la que la compañía puede transferir y almacenar de forma segura archivos de datos o compartirlos entre ubicaciones. Y por supuesto, también facilita el trabajo en equipo. 

Compartiendo el concepto de accesibilidad y movilidad, existen diferentes soluciones Cloud Computing que garantizan la continuidad de las actividades y la resiliencia empresarial. Prueba de ello es la firma electrónica centralizada, también conocida como firma en la nube. Con la firma centralizada, el propietario puede hacer uso de su certificado digital en cualquier momento y desde cualquier dispositivo móvil o PC. En definitiva, es una solución móvil que facilita la independencia física de la oficina. 

En línea con este formato, el Blockchain (o cadena de bloques) es un sistema clave y cada vez más extendido para reforzar la seguridad de la empresa. Este agrupa la información en bloques que no pueden ser alterados una vez se verifican y al que solo pueden acceder miembros con permisos. Como empresa, nos permite también construir bases de datos agrupadas. 

Y, por último, conviene recordar también otras herramientas digitales de uso cotidiano y muy útiles para mantener una comunicación fluida con clientes, empleados y cualquier otro stakeholder, como por ejemplo los gestores automatizados de e-mail u otras soluciones para organizar tareas de grupo. 

Como principal conclusión, reforzaremos la idea de que la transformación digital es el mecanismo que nos hace sobrevivir ante un entorno cada vez más competitivo. Solo las empresas que alcancen una mayor digitalización podrán convivir en igualdad de condiciones en sus mercados. No vale hacerlo a medias, la tecnología no termina de implementarse si no se produce un cambio de mentalidad en todos los agentes que forman parte de la empresa.