Firma electrónica. La guía definitiva para empresas

En general, en el último año las empresas han acelerado su digitalización. Están transformando las transacciones con los clientes y la experiencia de estos mediante la adopción de la firma electrónica. Además, la digitalización de procesos como la contratación, facturación y otros más está logrando rápidas ventajas en eficiencia, productividad y reducciones significativas de gastos innecesarios.

En esta guía para los negocios encontrarás los principales aspectos prácticos a tener en cuenta para acometer con éxito la implementación de la firma electrónica, desde la elección del proveedor o la solución más adecuada hasta el momento de su integración en los procesos de negocio. 

¿ Qué es la firma electrónica? 

La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que el firmante utiliza para identificarse y expresar la aceptación del contenido de un documento o su intención de autorizar una transacción, ambos en formato electrónico.

Según el Reglamento (EU) Nº910/2014 (eIDAS), que establece el marco jurídico común para los servicios de confianza en la Unión Europea, la firma electrónica son los “datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar".

Engloba desde la firma electrónica más básica y la que menos seguridad proporciona al usuario, al nivel más seguro y jurídicamente con más respaldos que ofrece la firma electrónica cualificada:

▪️ Firma electrónica simple: es la más básica, no pudiendo equipararse a la firma manuscrita.

▪️ Firma electrónica avanzada: este tipo de firma se encuentra en un nivel intermedio de seguridad, sin ser equiparable a la firma manuscrita.

▪️ Firma electrónica cualificada: de los tres tipos de firma que reconoce el reglamento eIDAS, es la única equivalente a la firma manuscrita.

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¿Es legal la firma electrónica en todos los países?

Sí. Indistintamente de que las partes se encuentren en dos países diferentes, en principio basta con su voluntad de aceptar el uso de la firma electrónica para que surta efectos jurídicos en la contratación o en cualquier otro documento relacionado. 

Ya no hay duda sobre si las firmas electrónicas son legales y la tendencia hacia su regulación y una mayor aceptación global es creciente. Sin embargo, su fuerza probatoria y efectos dependerán del tipo de firma electrónica utilizada, de la tecnología empleada para generarla y de la entidad encargada de ofrecerla.  

En el caso de un negocio, el riesgo que estemos dispuestos a asumir será el criterio que debemos utilizar para implementar un tipo de firma u otro, valorando su fuerza probatoria. 

En este sentido, las firmas electrónicas cualificadas basadas en certificados digitales emitidos por Prestadores Cualificados de Servicios de Confianza como Uanataca son las más robustas y las únicas que ofrecen garantías reales de autenticidad, integridad y no repudio o vinculación al contenido, que impiden que el firmante pueda negar fácilmente sus efectos jurídicos.

Top 3: lo más buscado sobre legalidad de firma electrónica

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¿Para qué tipo de documentos sirve la firma electrónica?

La firma electrónica es una herramienta que permite a personas físicas o jurídicas firmar cualquier tipo de documento. Sus ventajas, como son la agilidad o la disminución de costes, entre otras, son favorables para cualquier documento o proceso de firma empresarial. En cuanto a los casos de uso, la lista es muy extensa y, por ello, hemos seleccionado los usos más comunes y demandados en los negocios.

- Contratos laborales

- Contratos y formularios de clientes

- Contratos inmobiliarios

- Firma de créditos al consumo y microcréditos 

- Pólizas de seguros

- Firma de actas y títulos universitarios

- Facturación electrónica

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Ventajas de la firma electrónica de Uanataca para los negocios

-Transforma la experiencia del cliente 👌🏻. La firma electrónica proporciona un proceso digital continuo que simplifica y reduce los procesos de compra, incrementando la satisfacción del cliente.

- Aumenta la productividad del personal y la eficiencia operativa⚙️. Una vez implementada la firma electrónica en un negocio, se elimina por completo el papeleo manual así como los errores que consumen tiempo. En empresas e instituciones que se firmen grandes volúmenes de documentos se produce un incremento notable de la productividad.

- Reduce los gastos 🔌. Al eliminarla la necesidad de preparar, enviar y archivar manualmente grandes cantidades de documentos en papel, se ahorra en horas de personal que pueden ser invertidas en otras tareas, compra de materiales y gastos de mantenimiento de equipos. 

- Aumenta las ventas 💰. Se reduce de forma significativa la tasa de abandono de los clientes gracias a un proceso digital end-to-end, logrando maximizar el porcentaje de contratos firmados.

- Garantías legales y de cumplimiento ⚖️. Independiente de su tipología, no se deniegan efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica. Además, la electrónica cualificada tendrá un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita.

- Demostrar prácticas empresariales sostenibles ♻️. La sustitución del papel por la firma electrónica es una declaración de intenciones, un compromiso con el medio ambiente, con los empleados y los clientes que fortalece la imagen de compañía. 

Casos de uso de la firma electrónica de Uanataca por sector empresarial

En este momento, en el que digitalizar en las empresas los procesos de firma internos y externos es imprescindible para asegurar la continuidad de la actividad, podemos encontrar ejemplos de uso de la firma electrónica en todo tipo de sectores e industrias. 

Pasos que seguir para digitalizar los procesos de firma en tu empresa

1. Escoge al proveedor: la figura del Prestador Cualificado de Servicios de Confianza 

Las garantías particulares que ofrece el proveedor son elemento clave en la elección de una solución de firma electrónica fiable, debiendo prestar especial atención a la fiabilidad en términos integrales que ofrece. 
En este sentido, los Prestadores Cualificados de Servicios de Confianza garantizan que, mediante su infraestructura y equipo humano, desarrollarán servicios caracterizados por su legalidad y su seguridad.

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2. Elige la solución de firma electrónica más adecuada para tu negocio

En este aspecto es importante tener en cuenta que la solución idónea puede no ser un servicio único, pudiendo ser por la combinación de varios de ellos. Por ello, en Uanataca ofrecemos diferentes servicios de firma electrónica y otro tipo de servicios cualificados de confianza. Todos ellos, pueden utilizarse de forma independiente o complementarse entre sí para reforzar sus garantías y seguridad.

Todo sobre los servicios de confianza de Uanataca

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Una vez escogida la solución, es necesario determinar qué tipo de firma electrónica es más adecuado. Para ello, es imprescindible determinar qué nivel de seguridad, certeza y fuerza probatoria debe tener la firma electrónica. 

3.- Integra la solución de firma electrónica dentro de su flujo de negocio vía API Rest

La accesibilidad es una de las ventajas de los servicios de Uanataca, con un modelo flexible de pago por uso que permite a las empresas, independiente de su tamaño, integrar la firma electrónica en su procesos desde el primer día, sin costes de inversión ni de alta del servicio.

Además, la integración de todos y cada uno de los servicios de Uanataca se realiza de forma rápida y sencilla a través de uso de las APIs Rest de Uanataca. El proceso de integración consta de cuatro etapas principales, durante las cuales el equipo de profesionales de Uanataca ofrece a sus clientes el soporte oportuno para garantizar la correcta integración.

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4.- ¡Aprovecha las ventajas de la firma electrónica! 

Una vez implementada en tu negocio, podrás sacar el máximo partido de la firma electrónica y agilizar trámites con clientes, proveedores o Administraciones Públicas de forma segura y con validez legal.

Cómo funciona la firma electrónica

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📢 Si tienes dudas sobre qué servicio y tipo de firma electrónica escoger, o te gustaría recibir asesoramiento, contacta con el equipo de expertos de Uanataca. Tras valorar tu caso, determinarán cuál es la firma electrónica que necesitas implantar en tu empresa y que servicio es el que mejor se ajusta a tus procesos de firma.