Firma One-Shot: Agiliza la firma electrónica de contratos con las máximas garantías

En los años pre-pandemia, la previsión era completar con éxito una transformación digital imparable con impacto en todo tipo de procesos y transacciones empresariales en la siguiente década. Pero llegó la pandemia y con ella la modificación radical en la forma en la que nos relacionamos profesional y personalmente, trabajamos y consumimos. Entre las consecuencias derivadas de la compleja situación que a todos los niveles estamos viviendo está la aceleración del proceso de transformación digital, que en algunos casos ha acortado plazos de 8 años a 8 meses, así como su impacto positivo en todos los ámbitos de negocio .

En este artículo abordamos la importancia que tiene para las empresas poder firmar contratos de forma ágil para adaptarse a la dinámica del mercado sin renunciar a las máximas garantías jurídicas, así como las ventajas de firmarlos electrónicamente con el servicio Firma One-Shot.

La firma electrónica como elemento clave del SofA o Sistema de Acuerdo

Como dice Gartner, "ninguna organización es inmune a las complejidades de los contratos modernos o de un negocio de ritmo rápido en la economía global". Una de las complejidades de los contratos radica en la firma, a partir de la cual se dispondrá del documento perfeccionado para la ejecución del acto contractual y para su gestión evitando controversias o el indeseado repudio. Vemos por tanto que la firma forma parte del denominado SofA o Sistema de Acuerdo por sus siglas en inglés, integrado por la secuencia preparación-firma-ejecución-gestión.

Si tenemos en cuenta la importancia de la firma en los contratos, no debemos dejar a la improvisación la elección de su forma, especialmente en un momento tan complejo como el actual. Para evitar los inconvenientes de la firma manuscrita de contratos, en Uanataca hemos diseñado el servicio Firma One-Shot, una solución diseñada para facilitar la firma de contratos a cualquier usuario que disponga de un smartphone, ordenador o Tablet.

? Firma One-Shot es un servicio de firma electrónica con certificado digital de un solo uso, una solución aplicable a cualquier ámbito o departamento empresarial que permite acelerar la firma de contratos y documentos, brindando la máxima seguridad jurídica . Todo ello con unos plazos implementación extremadamente bajos y un ROI sumamente elevado.

6 Ventajas del uso de Firma One-Shot para la firma electrónica de contratos

El servicio de Firma One-Shot ofrece la mejor experiencia de firma al cliente, y como podemos ver a continuación, una serie de ventajas que la convierten en una herramienta imprescindible para la firma electrónica de cualquier tipo de contrato en organizaciones y empresas multisectoriales.

➣ ????? ??????ó???? ??? ??????????? ???????. El uso de un certificado cualificado es la máxima expresión de seguridad jurídica en una firma electrónica ya que frente a un litigio, la carga de la prueba recae en el firmante. Firma One-Shot permite, en determinados casos, realizar firma electrónica cualificada emitiendo un certificado de un solo uso en el instante de la firma, eliminando la barrera tradicional de la dependencia de tener un certificado o disponer de él en el momento preciso de la firma.

➣ ????????? ???í???? ?? ??? ?????????. La firma cualificada es jurídicamente la más completa por distintos motivos, siendo uno de ellos la inversión de la carga de prueba. No hay lugar a dudas de ningún tipo de que esta firma es exactamente igual a la que se realiza mediante un grafo sobre un papel. Además, el documento PDF firmado contiene todas las evidencias de cuándo se realizó la firma (sello de tiempo), quién la realizó (el titular el certificado digital), y cómo la realizó (el propio certificado digital). Es decir, el documento no solamente está firmado digitalmente sino que contiene en sí mismo toda la información que le confiere integridad.

➣ ??????????? ??????? ?? ?? ???? ???. Es la esencia de Firma One-Shot: la emisión de un certificado digital generado y utilizado únicamente en el momento de la firma. El certificado será cualificado o normalizado en función del proceso de identificación del firmante. Si no se realizó un proceso de identificación presencial (próximamente también de forma telemática) el certificado emitido y utilizado será normalizado y la firma en este caso será avanzada.

➣ Á????? ?? ????????? ???????. Firma One-Shot es susceptible de ser utilizado en cualquier sector de actividad tanto en procesos internos como en procesos externos. Es decir, su impacto no es solamente en aquellos procesos que tienen que ver con clientes y proveedores sino también en procesos internos en y entre departamentos, actas de consejos de administración o resoluciones de cualquier tipo. 

Los casos de uso son numerosos y van desde la firma de un contrato con un cliente (externo) como podría ser una póliza de seguro, a la firma de un contrato laboral; comunicaciones sobre determinadas medidas críticas (por ejemplo parada de un sistema por mantenimiento); actas de recepción (material de trabajo entregado a un empelado, como EPIs o equipo informático);  aceptaciones (consentimiento informado en el sector salud); recolección de datos (un cuestionario de evaluación de riesgo financiero, o un cuestionario de salud). Cualquiera de las situaciones descritas estará indudablemente mejor respaldada con Firma One-Shot.

➣ ????????????ó? . Es otro de los factores importantes en la aplicación de las soluciones de firma. En el caso de Firma One-Shot la versatilidad es total pues se trata de una funcionalidad que, por un lado, puede ser complementaria de cualquier motor de firma o portafirmas, dándoles a estos las capacidades de firma cualificada de la que generalmente carecen. Por otro lado, puede ser implementado directamente embebiendo sus funcionalidades en los flujos de trabajo de las aplicaciones que lo requieran. 

Así, por ejemplo podría lanzarse un contrato (o cualquier documento) directamente a la firma One-Shot desde un CRM, ERP o aplicación de gestión invocando a la API correspondiente y recogiendo el documento firmado para continuar con el proceso. En cualquiera de los dos casos se trata de implementaciones que pueden ser realizadas en cuestión de pocos días.

En relación a la implementación, de cara a garantizar el éxito y acortar los plazos, es conveniente establecer una buena taxonomía de los procesos que requieran Firma One-Shot, comenzando por aquéllos más sencillos y con un ROI elevado consiguiendo el efecto “bola de nieve” que extenderá el uso de la firma electrónica a todos los ámbitos en los que tenga aplicación.

➣ ROI elevado. Al unísono con lo anterior, Firma One-Shot se erige como un elemento ahorrador de costes en los siguientes términos, todos ellos innecesarios: desplazamientos, esperas, validaciones, almacenamiento físico, custodia legal (hay que recordar que el documento contiene todas las evidencias), impresión y reducción de equipamiento de oficina. No olvidemos sumar el impacto económico de eliminar los riegos legales. Todos estos factores son definitivos a la hora de ver que el retorno de la inversión se obtiene de forma inmediata.

Firma One- Shot: la mejor experiencia de firma electrónica con las máximas garantías

Firma One-Shot es además una solución pensada para que la relación UX-Seguridad-Compliance esté totalmente equilibrada.

Es habitual que “Negocio” quiera una solución que proporcione una buena experiencia de usuario (UX). La respuesta de Firma One-Shot al respecto es

- proporciona una altísima funcionalidad al ser muy fácil de usar por el “firmante”;

- es visualmente atractiva, tanto como decida el implementador, pues dispone de todos los elementos para serlo;

- el proceso es muy rápido y la transacción se completa en pocos segundos.

Por otra parte, “Seguridad” requiere que la solución sea tecnológicamente segura eliminando riesgos tanto en la parte de sistemas como en la parte de datos. Firma One-Shot es extremadamente cuidadoso en el apartado de seguridad manteniendo el entorno totalmente aislado y evitando que el documento “viaje” al no salir del entorno desde el que se gestiona. Lo que viaja para ser firmado es el HASH y de esta manera el documento nunca podrá ser accedido por terceros no autorizados.

Y por último “Legal” reclama que la firma sea jurídicamente segura, con garantías ante posibles litigios o controversias y por supuesto que cumpla con las normativas aplicables. Firma One-Shot cumple con todas las regulaciones en materia legal. En primer lugar, porque Uanataca es Prestador de Servicios de Confianza en la emisión de certificados digitales lo que nos obliga al cumplimiento riguroso de la normativa eIDAS. A ello hay que unir lo ya comentado de la seguridad jurídica proporcionada por la firma cualificada.

En síntesis, Firma One-Shot es por tanto un elemento a tener muy en cuenta en procesos de transformación digital al ser una pieza fundamental en la estructura de un SofA, al permitir realizar procesos de firma con la máxima garantía legal y por supuesto en cualquier momento y en cualquier lugar.