¿Para qué tipo de documentos se usa la firma electrónica?

La firma electrónica ha llegado a nuestras vidas como un recurso imprescindible para optimizar los procesos de firma. Hoy en día, su función, al igual que sus ventajas, son dos aspectos interiorizados en todos los ámbitos. En cambio, es frecuente plantearnos ciertas dudas sobre su uso específico en diferentes tipos de documentos y, lo más importante, si sus bondades son aprovechables en cualquiera de ellos.

Por ello, aclaramos para qué tipo de documentos sirve la firma electrónica, quién puede firmar un documento electrónicamente y cómo escoger la firma que mejor se adapte a cada situación.

¿ Qué es la firma electrónica y quién puede firmar un documento electrónicamente ?

La firma electrónica es una herramienta que nos permite firmar cualquier documento electrónico con independencia de su tipología o de la naturaleza de los trámites que solventan. 
De igual forma, sus bondades, inherentes a su naturaleza e independientes del documento, son comunes. Esto significa que las principales ventajas de la firma electrónica, como son la agilidad, el incremento de la productividad, o la disminución de los costes, entre otras, son favorables para cualquier tipo de documento o proceso de firma empresarial. 

Para descubrir las infinitas posibilidades de los usos de la firma electrónica, es necesario prestar especial atención a la figura del firmante, labor que puede ser desempeñada indistintamente por una persona física o por una persona jurídica. En los siguientes casos de uso, descubriremos que entre los tipos de documentos que más se suelen firmar, encontramos varios que pueden ser firmados por personas jurídicas, ya sean entidades públicas o privadas, mediante un certificado digital, como es el caso de compañías o instituciones. 

¿ Para qué tipo de documentos sirve la firma electrónica? Los 7 usos más comunes 

Como hemos mencionado, la firma electrónica puede usarse en cualquier tipo de documento. Debido a que la lista es muy extensa, hemos seleccionado aquellos tipos de documentos que, con mayor frecuencia, nuestros cliente firman con esta herramienta. 

1.- Contratos laborales y otros documentos de recursos humanos

En un contexto global caracterizado por grandes cambios en el mercado laboral y nuevas formas de trabajo, la firma electrónica es una herramienta fundamental que permite al área de recursos humanos mantener su actividad en remoto, firmando online documentos y contratos para continuar con su actividad.  

• Contratos laborales. Gracias a la firma electrónica, tanto las nuevas incorporaciones como los empleados en plantilla puedan firmar contratos laborales de forma presencial y en remoto, incluido el contrato de trabajo a distancia, actual objeto de regulación tanto en el ámbito nacional como en el ámbito de la Unión Europea e internacional. 

La respuesta más sencilla a esta pregunta es sí, pero es necesario aclarar que el valor y la eficacia jurídica de los documentos firmados electrónicamente dependerá del tipo de firma utilizada. No dejes de leer este artículo sobre la calidad probatoria de los 3 tipos de firma electrónica y su valor en un proceso judicial.   

• Nóminas de pago. La nómina o documento acreditativo del pago de salarios a los empleados es otro caso de tipo de documento que puede firmarse mediante firma electrónica.
El hecho de firmar electrónicamente la nómina elimina los inconvenientes de la firma en papel, algunos tan costosos y poco sostenibles como la inevitable duplicidad de copias para las partes interesadas. 
En el caso concreto de la firma de nóminas, tanto el trabajador como el representante legal de la compañía, responsable de la firma de las nóminas, podrán utilizar su propio certificado digital cualificado para firmar el documento de forma ágil, segura y con las máximas garantías, con la única diferencia entre ambos del tipo de certificado digital empleado. 

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2.- Contratos y formularios de clientes

Uno de los principios estratégicos fundamentales en el mercado actual se encuentra en colocar al cliente en el centro. Pese a que son muchos los motivos por los que una compañía decide digitalizar sus procesos de firma, uno de los principales es la necesidad de ofrecer una experiencia de firma orientada al cliente y mantenida a lo largo del tiempo. 
Principalmente, las compañías ofrecen a sus clientes la firma electrónica para numerosos trámites, destacando a continuación solo algunos de ellos: 

• Contratos de compra/venta de productos 
• Contratos de alta de suministros y de servicios
• Formularios de solicitud de servicios

El nuevo cliente digital valora la inmediatez, la agilidad y la sencillez pero no está dispuesto a renunciar a la seguridad. Por ello, cada vez más compañías implementan la Firma One-Shot, la solución de Uanataca que ofrece la mejor experiencia de firma al cliente, permitiéndole así completar una compra rápida y fácil. 

3.- Contratos inmobiliarios

En el sector inmobiliario, como en otros, podemos encontrar diferentes tipos de contratos con una característica común, que es la importancia de abordarlos adecuadamente para garantizar el cumplimiento de ambas partes. 
La firma electrónica es válida para su uso en cualquier tipo de contrato inmobiliario, desde contratos de compraventa y sus diferentes tipologías hasta los contratos de arrendamiento: 

• Contratos de reserva
• Contratos de arras
• Contratos de opción de compra
• Contratos de arrendamiento
La digitalización ha llegado al real estate, no solo al fenómeno Proptech, también los modelos más tradicionales de agencias inmobiliarias han logrado adaptarse y sacar el máximo partido a las operaciones online y a la firma electrónica como herramienta facilitadora del cambio. 

4.- Firma de créditos al consumo y microcréditos

Ahora más que nunca, la industria financiera necesita herramientas tecnológicamente innovadoras y flexibles que le permita adaptarse al mercado actual, facilitando su crecimiento y adaptación.

A continuación, destacamos los principales usos de la firma electrónica en el sector financiero: 

• Firma de créditos al consumo y microcréditos
• Contratación de productos financieros
• Apertura de cuentas bancarias
• Mandatos SEPA
• Actualización de datos bancarios (PSD2)

No todos los tipos de firmas ni las diferentes soluciones disponibles en el mercado ofrecen las máximas garantías que necesita el sector financiero, sujeto a los rigurosos requisitos de cumplimiento de seguridad y normativas bancarias . Por ello, es importante escoger el tipo de firma adecuado y contar con el respaldo de un Prestador Cualificado de Servicios de Confianza. 

5.- Pólizas de seguros y otros documentos utilizados en las aseguradoras

Cada vez más, se hace necesario en las aseguradoras y corredurías de seguros contar con herramientas que permitan realizar las gestiones en remoto.

Las soluciones de firma electrónica de Uanataca optimizan el proceso de firma durante todo el ciclo de vida del cliente, tanto en el momento de la contratación, el servicio postventa o incluso la renovación de la póliza. Estos son solo algunos de los documentos que pueden firmarse electrónicamente en el sector asegurador:  

• Pólizas de seguro
• Mandatos SEPA
• Cancelación de pólizas
• Envíos de formularios de cambio de domicilio
• Reclamaciones de impago

6.- Firma de actas y Títulos Universitarios

Como adelantábamos al inicio de este artículo, las personas jurídicas también pueden firmar electrónicamente todo tipo de documentos mediante su propio certificado digital.
Por medio del servicio de Firma Automatizada de Uanataca, diversas instituciones y compañías multisectoriales podrán autenticarse y realizar firma electrónica en procesos automatizados. Esto significa que podrán firmar grandes volúmenes de cualquier tipo de documentos o transacción garantizando su integridad y su autenticidad, logrando un ahorro significativo de tiempo y recursos.

Por la importante labor y el esfuerzo que han realizado para mantener a flote el sistema educativo, destacamos uno de los casos de uso más populares de la firma electrónica automatizada en instituciones educativas:

• Firma de Títulos Universitarios
• Firma de actas
• Firma de registros

7.- Facturación electrónica 

Como en el caso anterior,  la Firma Automatizada de Uanataca permite a las compañías agilizar el proceso de firma de la facturación corporativa.

• Facturación electrónica. En este caso concreto, la firma electrónica garantiza el cumplimiento de dos requisitos imprescindible que toda factura debe asegurar: autenticidad del origen de la factura como garantía de la identidad del proveedor y la del emisor de la factura, en caso de no ser el mismo, y la integridad del contenido de la factura, garantizado que su contenido no se ha modificado.  

Cómo elegir el tipo de firma electrónica más adecuado para cada tipo documento

No hay una fórmula estándar, pero si una elección basada en las necesidades y en el riesgo que estemos dispuestos a asumir. Para ello, es imprescindible determinar qué nivel de seguridad, certeza y fuerza probatoria debe tener la firma electrónica aplicada en cada tipo de documento.
La siguiente tabla te ayudará a detectar el tipo de firma que necesitas : 

📢 De entre todos los tipos de firma, la firma cualificada es la única que se equipara a la firma manuscrita, sustentándose por sí sola como prueba plena e incluso invirtiendo la carga probatoria en caso de que se cuestione la misma.

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¿Cómo podemos ayudarte?. Contáctanos y un experto analizará tu caso y te asesorará sobre el servicio de firma electrónica que necesita tu negocio.