Las evidencias electrónicas y los servicios electrónicos de confianza: Sellado de tiempo y conservación de documentos electrónicos

Algunas semanas atrás, comentamos en una entrada previa de este blog sobre las evidencia electrónicas y el papel de la firma electrónica como un tipo de estas.

En este nuevo artículo, abordamos las propiedades del sellado de tiempo, necesarias para generar confianza en una evidencia electrónica, así como el importante papel que desempeña como medida de seguridad en la conservación documental.

Servicios electrónicos de confianza para una gestión segura de las evidencias electrónicas

Son múltiples las herramientas que hoy en día utilizan la firma electrónica para generar confianza y crear valor añadido para los clientes, especialmente en la gestión segura de evidencias electrónicas que facilitan su promoción como medios de prueba. En el uso de esta herramienta, encontramos, también quienes lo utilizan como medida de seguridad para la protección de la integridad de e-logs.

Existen otros servicios electrónicos de confianza que también es importante valorar al momento de escoger la mejor herramienta para la generación, gestión y almacenamiento de evidencias electrónicas dentro de nuestras organizaciones, tales como el sellado de tiempo, y la conservación de firmas electrónicas.

El sellado de tiempo y las garantías exclusivas de un Prestador de Servicios Electrónicos de Confianza

En primer lugar, el sellado de tiempo, también conocido en algunos países como estampado cronológico, sello de tiempo o simplemente como timestamp, ofrece propiedades necesarias para generar confianza en una evidencia electrónica. La realización de un sello de tiempo sobre un determinado documento electrónico (entiéndase documento electrónico en su sentido más amplio, es decir, documentos en cualquier formato, operaciones y transacciones, logs de sistema etc), al igual que la firma electrónica dota de integridad a la información contenida en el documento, es decir, que permite detectar modificaciones posteriores sobre la información que ha sido objeto del sello de tiempo.

Ahora bien, más allá de la propiedad de integridad, la información que ha sido sellada con el timestamp crea evidencias electrónicas sobre la fecha y la hora de existencia de una determinada pieza de información. A través de medios seguros que se encuentran vinculados a fuentes fiables de tiempo, el sello de tiempo imprime una huella electrónica sobre la información dejando constancia del momento exacto en que dicha información existió con dichas características, de acuerdo a una fuente segura y universal de tiempo. Esto último es un punto importante, ya que esta fuente es distinta a la hora registrada por el sistema generador de la información, que puede ser manipulado por el generador de la misma.

? ¿ Sabías que ...?. El sellado de tiempo no es lo mismo que la marca de tiempo. Descubre sus diferencias en este artículo.

El hecho destacado es que el timestamping debe ser provisto por un Prestador de Servicios Electrónicos de Confianza como Uanataca, quien actúa como un tercero de confianza independiente de la parte generadora de la información, declarando la veracidad de las evidencias de tiempo y de integridad que se han generado por el timestamp. 

Casos de uso del sellado de tiempo para empresas e instituciones

La utilización de timestamps se encuentra bastante generalizada en varios sectores, como por ejemplo en el sector bancario donde encontramos múltiples bancos que utilizan sellos de tiempo para certificar y proteger las operaciones electrónicas que se generan dentro de sus sistemas, tanto por parte de operadores internos como de clientes finales. En algunos países, la regulación y normativa técnica incluso ha hecho obligatorio el uso de esta herramienta en la protección de las evidencias sobre operaciones de banca online.

Otro de los sectores donde el timestamping es altamente utilizado como medio para la generación de evidencias electrónicas es el de casinos online, donde las empresas que prestan servicios de juegos de envite y azar utilizan sellos de tiempo para la generación de evidencias sobre el momento de cierre o recepción de apuestas, así como de la emisión de los resultados. 

Por añadir un caso más, uno de los sectores donde también se aprecian los beneficios de la utilización del timestamping como método de creación de evidencias electrónicas es en plataformas de administraciones públicas, tales como portales ciudadanos a través de los cuales se deja constancias de la presentación de solicitudes, o plataformas de compras públicas electrónicas donde se utiliza el timestamp para certificar las fechas y horas exactas en las que se abren plazos de licitación, presentación de ofertas y en general se deja constancia de la apertura y cierre de cada una de las fases que de acuerdo a la Ley tienen plazos perentorios.

Certeza jurídica del sellado de tiempo en la conservación documental

El sellado de tiempo como medio de generación de evidencias está también vinculado a la custodia y conservación de documentos electrónicos. Tal y como ya hemos comentado en este blog, el tratamiento de las evidencias informáticas requiere entre otros que se garantice que no se han modificado características que deben ser resguardadas en el tiempo, especialmente cuando se trata de documentos que bien por razones estratégicas o por obligación legal deben ser almacenadas por largos períodos de tiempo.

La aplicación del timestamp en la conservación documental, actúa entonces como una medida de seguridad para garantizar que la información generada y almacenada electrónicamente es la misma que se consulta posteriormente a lo largo de su vida útil. Su uso provee certeza técnica jurídica mediante el sellado periódico de la información, que aseguran la vigencia de los algoritmos utilizados para el timestamp, que en definitiva se traducirán en garantía de la integridad de la información custodiada electrónicamente. 

Ventajas del sellado de tiempo como evidencia electrónica

Al igual que otras evidencias electrónicas, el timestamp se encuentra vinculado a una persona (normalmente jurídica), Timestamping Authority (TSA) o Autoridad de Sellado de Tiempo.  Como comentamos antes, esta figura actúa como tercero de confianza. Sus datos de identificación constan en el sello de tiempo permitiendo determinar el origen del timestamp y por consiguiente, la autenticidad de la evidencia que este constituye.

Tanto la autoría del timestamp como la integridad del mismo sobre la información sellada es fácilmente verificable mediante un proceso sencillo de validación, similar al que se realiza en el caso de las firmas electrónicas, que puede ser realizado por cualquier organización que requiera validar la veracidad de las evidencias. En este artículo encontrarás más información sobre la validación de las firmas electrónicas.

Además, el servicio de timestamping o sellado de tiempo electrónico es un servicio contemplado en el Decreto 47-2008 de Ley para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrónicas, por lo que su utilización está regulada y reconocida como prueba con todas las garantías que le corresponden. 

En este sentido, para aprovechar todas las ventajas de la utilización del sello de tiempo para la creación de evidencias electrónicas así como su gestión y custodia dentro de nuestros sistemas, es importante contactar a un Prestador de Servicios Electrónicos de Confianza, que pueda proveer el servicio actuando como un tercero de confianza durante todo el proceso. Esto permite asegurar una apropiada gestión del almacenamiento de documentos y evidencias electrónicas y centrar la atención en el core business de la empresa contando con las garantías exigidas por la ley para que pueda surtir todos los efectos jurídicos, incluso como prueba en juicio en caso de ser requerido.

 

En resumen, el sello de tiempo o timestamp, es una herramienta tecnológica con múltiples casos de uso y aplicación transversal en diversos sectores económicos y gubernamentales, perfectamente aceptada y regulada por la ley. Vale la pena decir que a diferencia de otras herramientas que encontramos en el mercado, ofrece garantías jurídicas cuando son provistas por prestadores de servicios electrónicos de certificación debidamente cualificados en cada uno de los países. De esta forma se convierte en un perfecto complemento en muchos casos a otros servicios de confianza, permitiendo dotar de más certidumbre aumentando las evidencias de un documento electrónico.

Su uso permite disponer de sistemas seguros y auditados con las garantías jurídicas, especialmente en el caso de que el servicio de timestamping se utilice como medio de protección de documentos almacenados. Encontramos algunos ejemplos en su empleo en facturas, comprobantes o datos contables que de acuerdo a la Ley deban ser conservados por plazos prolongados, o bien contratos que puedan versar sobre préstamos que por su naturaleza deban surtir efectos continuados en el tiempo. En estos casos es imprescindible contar con los servicios que proveen los prestadores de servicios electrónicos de confianza cualificados, que facilitan la presentación y oposición de estos como pruebas en procedimientos posteriores.

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¿ CÓMO PODEMOS AYUDARTE ?

Uanataca, a través de sus socios en Guatemala, trabaja para ofrecer una oferta 360º alrededor de los servicios, liderada por un equipo multidisciplinar de profesionales con gran experiencia tecnológica, jurídica y de negocio que ofrece el mejor asesoramiento y acompañamiento para dotar de garantía técnica y legal a sus procesos y flujos de trabajo.  

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