¿ Por qué es importante validar las firmas electrónicas ?

En los últimos años, la firma electrónica avanzada ha destacado por su expansión y un uso cada vez más común en empresas multisectoriales que se apoyan en ella para avanzar hacia su transformación digital, implementando esta herramienta facilitadora y transversal en procesos internos y externos, por sus aportaciones en eficiencia y movilidad en cualquier actividad empresarial o entorno dispar.  

Su difusión ha aumentado su protagonismo en las relaciones contractuales y en el vínculo que las empresas mantienen con los distintos agentes que intervienen y garantizan la continuidad de su actividad empresarial. En este escenario, la probabilidad de recibir documentos de diferente índole que hayan sido firmados electrónicamente es muy alta; pueden ser documentos triviales, o por el contrario, muy importantes, en cualquier caso, nos puede asaltar la duda sobre la autenticidad y la veracidad de la firma.

Tan importante como implementar procesos de firma electrónica avanzada con certificados digitales cualificados, lo es cerciorarse de la validez de la firma electrónica, y por ende del documento y de su contenido. En este artículo os hablamos del proceso que verifica la firma electrónica contenida en cualquier documento

Por qué es tan importante verificar las firmas electrónicas

Realizar una firma electrónica sobre un documento o transacción es una parte sustancial en la implementación de procesos de transformación digital. Esta aceptación electrónica del contenido mediante certificados digitales cualificados dotan a las transacciones de la máxima seguridad jurídica, e incluso garantiza la inversión de carga de la prueba sin requerir informe de peritaje cuando se tratan de firmas electrónicas avanzadas, por su equivalencia con la firma manuscrita.

En la protección de nuestras transacciones, no podemos dejar nada al azar. La certeza de la identidad del firmante y de la integridad de la información firmada juega un papel muy importante, ya que no todos los documentos electrónicos que recibimos firmados nos garantizan el amparo legal inherente a la firma electrónica avanzada. Solo las firmas electrónicas que pueden ser vinculadas de manera fehaciente al firmante, que tienen validez temporal en el momento en que realiza, y pueden garantizar la integridad del documento tras la firma, son un medio de identificación 100 % seguro.

Es aquí donde radica la importancia de verificar que las firmas electrónicas recibidas dentro de nuestra organización sean válidas. Para ello, las empresas deben estar capacitadas para comprobar, en base a sus necesidades de verificación documental, que la firma se ha realizado bajo los requerimientos que deben cumplir las firmas electrónicas avanzadas, de lo contrario, el documento con el consentimiento electrónico no ofrecerá las máximas garantías legales, quedando desprotegidos  aquellos acuerdos que por su importancia requieran del máximo nivel de seguridad y certeza.

Proceso de validación de firma electrónica

En los procesos tradicionales, cuando alguien firma un documento en papel, la firma se compara con la del DNI, o aquella que consta en algún documento de identidad oficial, incluso mediante la legitimación notarial de la firma, con el fin de acreditar que quien firmó el documento era quien decía ser.

En el proceso de validación de firma electrónica, aunque el medio empleado sea diferente, el propósito es el mismo: comprobar la identidad del firmante que expresa la aceptación del contenido, ya sea persona física, jurídica o incluso un servicio, y la autenticidad de la firma en el momento en el que se produjo.  

Conviene aclarar que existen dos procesos, que a menudo se mezclan o confunden:

➤ Validación del certificado: validar un certificado digital es un proceso generalmente automático, que verifica si el certificado digital del firmante era válido en el momento en el que se produjo la firma electrónica. Esta verificación se produce consultando una lista de certificados revocados (CRL), que ya no son válidos y en los que no debe confiar ningún sistema de usuario, o mediante una consulta en línea (OCSP) al servicio de Validation Authority del Prestador de Servicios de Confianza.

➤ Validación de la firma: es el proceso completo que incluye las siguientes validaciones:

✔️ Valida el emisor del certificado digital 👨🏿‍💻, para garantizar que el procedimiento y los datos de creación de firma hayan sido emitidos por un Prestador Cualificado de Servicios de Confianza como Uanataca, debidamente acreditado para tal fin.

✔️ Verifica la validez temporal ⏳ del certificado digital asociado del firmante en el momento en el que se produjo la firma electrónica.

✔️ Determina la integridad ✔️de la información firmada electrónicamente, verificando que no haya sido alterada después de la firma electrónica.

Cómo comprobar la validez de las firmas electrónicas

Uanataca ofrece su servicio de validación de firmas electrónicas, con interfaz aplicación web gratuita para validaciones interactivas, verificando la autenticidad y validez de la firma incluida en cualquier documento. En pocos segundos, se comprueba la confianza en la autoridad de certificación emisora del certificado digital del firmante, la validez del certificado digital del firmante y la integridad de la información firmada electrónicamente.

➢ ¿Has recibido un documento y necesitas tener la certeza de la integridad del mismo, y constatar la validez de la firma electrónica? Puedes hacerlo en cualquier momento y sin coste en el validador de firmas online, siguiendo los sencillos pasos de la guía visual que encontrarás en este artículo. Tras completar el proceso, se genera un informe detallado que podrás visualizar e incluso descargar, por si necesitas archivarlo.

En los casos en los que se reciban un alto volumen de documentos firmados electrónicamente, se ha diseñado un servicio específico de Validación de Firmas Electrónicas que automatiza el proceso de validación, integrándose en los flujos y procedimientos internos, liberando recursos y optimizando la productividad. 

Casos de uso de validación de firmas electrónicas

En una sociedad cada vez más digitalizada, empresas e instituciones no pueden permanecer aisladas a la nueva realidad, a la que deberán adaptarse para continuar siendo entidades relevantes en su entorno.

Las transacciones electrónicas seguras son una garantía para cualquier entidad económica, evitando los posibles peligros a los que se pueden enfrentar las partes si no cuentan con la confianza proporcionada por procesos como la validación de firmas electrónicas. Esta herramienta puede implementarse en cualquier empresa multisectorial, aplicando una validación 360º a cualquier tipo de documento en el que se haya aceptado el contenido mediante firma electrónica. Estos son algunos de los usos más habituales de la verificación de firmas electrónicas:

Conclusión, la validación de la firma electrónica es garantía de relaciones contractuales seguras.

Tan importante es implementar en las organizaciones procesos de firma electrónica avanzada, como sistemas de validación de firmas electrónicas fiables y que respondan a las normas y estándares nacionales. El proceso de verificación es la forma en la que las partes involucradas en una transacción constatan sus garantías legales, confiando plenamente en la integridad y la autenticidad del documento. Esta certeza es de vital importancia para las empresas que realizan transacciones electrónicas, y para aquellas que quieran crecer aprovechando las ventajas de la digitalización, pero sin renunciar al resguardo de un entorno seguro.

Algunos pequeñas y medianas empresas, que no cuentan con una partida presupuestaria específica destinada a completar su proceso de transformación digital, encuentran serias dificultades de acceso a recursos digitales, entorpeciendo su crecimiento y colocándolas en desventaja competitiva. Las tarifas fijas son un escollo en su camino hacia la digitalización, y un modelo rígido que en ocasiones tampoco se acondiciona a las grandes compañías. 

Uanataca ha adaptado cada uno de sus servicios a las necesidades de empresas multisectoriales, sin importar su tamaño. Su modalidad de pago por uso convierten a sus servicios en un recurso accesible, una inversión en lugar de un gasto, ya que solo se paga por el consumo real empleado en el desarrollo de la actividad productiva.  El servicio de Validación de Firmas Electrónicas mediante API REST para validaciones automatizadas, puede ser implementado en cualquier empresa o institución, ya que su modalidad de pago por uso, y su fácil integración, impulsan la transformación digital con plenas garantías legales. 

¿ Quieres probar el servicio de Validación de Firmas Electrónicas ?. Contacta con nosotros,  te crearemos un usuario de pruebas y te daremos las herramientas necesarias para que puedas probarlo. 

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