Firma electrónica: la herramienta clave para el teletrabajo

El uso de la firma electrónica está permitiendo a las empresas continuar con su actividad contractual, sustituyendo la firma manuscrita por su equivalente electrónico en cualquier documento.

La actual crisis sanitaria y las diferentes medidas adoptadas han impulsado el teletrabajo. La búsqueda de soluciones que aseguren la continuidad productiva en esta modalidad hasta ahora tan poco extendida, ha estimulado la digitalización de procesos. Empresas, profesionales autónomos y Administraciones Públicas encuentran en la firma electrónica la solución que les permite aceptar y validar el contenido de un documento de forma segura en remoto, sin necesidad de hacerlo de manera presencial y evitando desplazamientos. La formalización de todo tipo de operaciones está asegurada gracias a esta herramienta, que contribuye a la continuidad de la actividad empresarial en cualquier entorno y dispositivo.

Las diferentes herramientas tecnológicas no solo permiten aceptar un contenido electrónico mediante firma, validar las firmas electrónicas contenidas en un documento o transacción también es posible.

Agiliza los procesos de firma en remoto con la firma electrónica

La situación actual ha provocado que las empresas tengan que relacionarse a distancia con todos los actores que participan en su actividad, y facilitarles el acceso a soluciones ágiles, sencillas e intuitivas que hagan posible que trabajadores, clientes, socios o proveedores puedan aceptar electrónicamente cualquier documento.

Firmar electrónicamente un documento de forma remota ha agilizado los procesos empresariales, contando además con un margen de aplicación extensible a todos los escalafones empresariales: recursos humanos, contabilidad, administración o comercial son algunos de los departamentos que pueden beneficiarse de la firma electrónica.

Pero ¿qué pasará tras la crisis del Covid-19? La forma en la que trabajamos no volverá a ser la misma. El ensayo del teletrabajo ha supuesto para las organizaciones el descubrimiento de nuevos modelos de trabajo flexibles, que además de garantizar el mismo nivel de capacidad productiva, tienen el potencial de incrementarlo. La digitalización ha conseguido que las personas ahorren tiempo previamente dedicado a esperas, desplazamientos o tareas más repetitivas.  Según el estudio de Deloitte El impacto de la digitalización, la incorporación de nuevas tecnologías permitirá a las personas ahorrar hasta casi un día al mes, contribuyendo la modalidad de teletrabajo a la conservación de este tiempo con un total de 4 horas mensuales.. Según este informe, la digitalización tiene además un impacto positivo en la productividad de la empresa, y en el incremento del PIB real.

Ventajas de la firma electrónica en el trabajo remoto.

A día de hoy, se prevé una disminución notable del número de organizaciones que continúan haciendo sus procesos sobre papel, y es que tras adoptar modalidades de trabajo flexible e incorporar la digitalización a sus procesos, no volverán a los modelos tradicionales de gestión empresarial.

Las firmas electrónicas pueden ayudar a tu equipo, además de optimizar y mejorar la actividad contractual en remoto con clientes, proveedores y colaboradores de tu negocio.

➢ Mayor agilidad para aceptar y validar documentos: la firma electrónica permite llevar a cabo diferentes trámites con rapidez, como pueden ser el cierre de transacciones o la firma de acuerdos y contratos, sin necesidad de que los firmantes estén presentes en el mismo lugar.

➢ Evita desplazamientos: la posibilidad de realizar una firma en remoto ahorra tiempos de traslado y esperas innecesarias. La firma se puede realizar en cualquier momento y desde cualquier lugar.

➢ Seguridad: los documentos a firmar son custodiados para garantizar su seguridad y confidencialidad, evitando situaciones de vulnerabilidad.

➢ Sin necesidad de espacio de almacenamiento físico: el archivo material desaparece.  Los documentos se almacenan en formato digital, facilitando su acceso y agilizando la búsqueda y consulta de la información.

¿Qué tipo de firma electrónica es la más adecuada para entornos remotos? 

 La posibilidad de firmar electrónicamente un documento en remoto, desde cualquier lugar, es una de las principales ventajas que ofrece la firma electrónica. Esta condición convierte a las soluciones de firma electrónica de Uanataca en la herramienta imprescindible para firmar en remoto, gracias a un empleo 24/7. 

Te invitamos a que descubras los diferentes servicios de firma electrónica adecuados para el teletrabajo, y que se adaptan a las diferentes necesidades de relaciones contractuales con los actores que participan en la actividad de tu negocio, simplificando los procesos de firma con tu equipo, clientes, proveedores y otros colaboradores.

¿Qué sectores pueden firmar electrónicamente en remoto?

La firma electrónica es una solución transversal, que puede ser implantada en todas las áreas de las empresas multisectoriales. 

En el marco de su transformación digital, muchos sectores como sanidad, banca y fintech, telecomunicaciones o asociaciones profesionales han recurrido a la firma electrónica para conseguir la independencia física de su equipo, incluso de sus clientes, que valoran de forma muy positiva el ahorro de tiempo que les proporciona la firma electrónica a distancia.

Recursos humanos es un claro ejemplo de departamento al que la firma electrónica remota le ha brindado múltiples ventajas en la relación a distancia con la fuerza laboral. 

La importancia de validar firmas electrónicas y garantizar la integridad del documento.

La necesidad de formalizar operaciones, incluso en la distancia, ha incrementado el porcentaje de documentos firmados electrónicamente que recibimos a diario. Los documentos electrónicos son sinónimo de transacciones seguras, siempre y cuando verifiquemos el valor de las firmas y constatemos sus garantías legales.

Uanataca ofrece de manera gratuita su validador de firmas online, para que puedas comprobar en pocos segundos la confianza en la Autoridad de Certificación emisora del certificado digital del firmante, la validez del certificado digital del firmante y la integridad de la información firmada electrónicamente.

➢ ¿Has recibido un documento y necesitas constatar la validez de la firma electrónica? Puedes hacerlo en cualquier momento siguiendo estos sencillos pasos:

1.- Accede al validador de firmas online de Uanataca.

2.- Pulsa el botón “ Seleccione un documento firmado…”, y carga el archivo que contiene el documento que necesita constatar.

3.- Si lo necesitas, selecciona la fecha en la que quieres comprobar la validez de la firma incluida en el documento, y pulsa el botón "Validar"

Tras generarse el informe del documento. podrás visualizarlo y descargarlo en PDF sin coste alguno.

¿Tienes que validar un gran volumen de documentos?. El servicio de validación automática de Uanataca te permite ahorrar tiempo y agilizar el proceso, garantizando la confidencialidad de la información y plenas garantías legales.

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