Onboarding digital: facilita la incorporación de los empleados con la firma electrónica

Vivimos tiempos de cambios en los que el mercado laboral ha evolucionado y con él, los modelos de trabajo. Ahora, muchos de los empleados se encuentran teletrabajando o incluso combinando esta modalidad en auge con el trabajo en la oficina. Las reuniones con el equipo, al igual que las entrevistas de trabajo presenciales, se han reducido y la mayor parte de la actividad laboral se está llevando a cabo en un entorno digital.  

En este post, abordamos el uso de la firma electrónica como medio para garantizar las relaciones contractuales con los empleados en el nuevo ecosistema laboral, así como las ventajas de su integración al proceso de onboarding.

La necesidad de la integración tecnológica en el proceso de onboarding de empleados

Ampliar la plantilla en cualquier empresa supone un coste sumamente elevado, empleando tiempo y esfuerzo en todas y cada una de las fases que completan el proceso de incorporación. Rentabilizar al máximo este coste y optimizar los recursos empleados son los principales motivos por los que existe un gran interés en las empresas por desarrollar e incorporar procesos de onboarding eficaces en el nuevo mercado laboral.

Desde un punto de vista estratégico, la correcta definición del proceso permite que los nuevos empleados reciban la formación y las herramientas necesarias de forma rápida y eficiente, mejorando la tasa de retención, su productividad y disminuyendo errores.

Son varios los cambios que se han producido en el mercado laboral y que han generado un nuevo modelo, más digital y con una clara orientación al uso de las TICs como nexo eficaz entre empleado y empleador.

En este sentido, la tecnología bien orientada automatiza y agiliza partes de la estrategia de onboarding, dando lugar a un proceso ágil, estandarizado y sólido que simplifica los trámites de alta de los nuevos empleados.

A su vez, el nuevo empleado también se beneficia de una experiencia digital que facilita y reduce su tiempo de aprendizaje y además, tendrá acceso a diferentes herramientas digitales que garantizarán una comunicación fluida y le acompañarán durante todo su ciclo de vida laboral.

? ¿ Qué es el onboarding digital ?. Es la aplicación tecnológica al proceso de integración de los nuevos empleados en la empresa, aumentando la productividad, ahorrando tiempo y disminuyendo el riesgo de errores.

No cabe duda de que el onboarding digital es una gran oportunidad de alinear estratégicamente al empleado con la empresa, impulsando el crecimiento conjunto. Una vez que se ha decidido digitalizar el proceso de incorporación del nuevo empleado, el primer paso es detectar qué se puede digitalizar y qué deberá permanecer presencial.

Documentos propios de introducción a la organización, como la cultura de la empresa o el organigrama, las diferentes normas y obligaciones, certificaciones y, sobre todo, procesos como la firma documental, son elementos que deben forma parte del plan de digitalización.

La firma electrónica en el proceso de onboarding: ventajas y beneficios

No cabe duda de que las empresas buscan atraer y retener el talento. Para contar con los mejores profesionales, es necesario implementar herramientas como la firma electrónica, elemento clave que facilita la gestión de forma integrada en las organizaciones.,

Ventajas de la firma electrónica en el onboarding de nuevos empleados.

Amparo legal de la firma de contratos laborales: el Decreto 47-2008 de Ley para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrónicas reconoce la legalidad de las firmas electrónicas en Guatemala. En el caso de contratos de trabajo u otros relacionados con la vida laboral, no existe ninguna restricción expresa que impidan el uso de la firma electrónica como válida. 

Captación y retención del talento: la nueva fuerza laboral valora y exige el uso de la tecnología en el ámbito laboral.  La firma electrónica facilita la firma documental desde cualquier lugar, permitiendo mantener la relación contractual incluso en modalidades de trabajo flexibles como el teletrabajo. 

Minimiza el papeleo: saturar al nuevo empleado el primer día con largos formularios impresos que deben rellenar y firmar es considerada como una de las peores bienvenidas. Lo mejor es enviarlos en línea para que el nuevo empleado pueda rellenarlos y firmarlos electrónicamente con la posibilidad de hacerlo en cualquier momento y lugar. 

Refuerza el Employeer Branding: el proceso de onboarding no debería limitarse a capacitar al nuevo talento. Es un buen momento para causar una impresión motivadora y asegurar un buen comienzo.  El nuevo empleado valora positivamente que le faciliten acceso a soluciones como la firma electrónica, facilitando el desempeño de su labor y su relación laboral.

Las ventajas de digitalizar el proceso de firma en el momento de la incorporación de la fuerza laboral son beneficiosas tanto para la compañía como para el trabajador. La reducción del tiempo de firma de cualquier documento, incluido el contrato de trabajo, el menor consumo de papel y de costes asociados, así como el notable aumento de la satisfacción de los profesionales de RRHH y del nuevo empleado, son solo algunos de su beneficios. 

Cómo escoger la solución de firma electrónica más adecuada: el inicio perfecto

No cabe duda de que todas las empresas persiguen que el comienzo de la relación laboral sea impecable, una bienvenida que además de estar alineada con las necesidades actuales deberá cumplir con las expectativas del nuevo empleado. Para conseguirlo, es necesario valorar qué solución es la más favorable, teniendo en cuenta que ni todas las soluciones de firma electrónica ofrecen las mismas garantías, ni todos los proveedores ofrecen el respaldo de un Prestador de Servicios de Certificación.

En el mercado podemos encontrar diferentes soluciones de firma electrónica que pueden integrarse al proceso de onboarding, pero realmente solo las que están basadas en certificados digitales permiten identificar de manera inequívoca al firmante.

Otro de los aspectos a valorar y que influirá en la legalidad y las garantías aportadas es la elección del proveedor de firma electrónica. Al integrar la firma electrónica de un Prestador de Servicios de Certificación, tus documentos contarán con el respaldo y la protección necesaria gracias a los servicios contemplados en el Decreto 47-2008 de Ley para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrónicas.

Uanataca es un Prestador de Servicios de Certificación que ofrece soluciones de firma basadas en certificados digitales como base de la digitalización de flujos de trabajo. 

FIRMA ONE-SHOT: la solución diseñada para casos de firma esporádica, en los que no se requiere el uso de un certificado digital para el día a día.

FIRMA AUTOMATIZADA : también conocida como firma masiva, es la firma electrónica corporativa mediante sello electrónico que dota de integridad y autenticidad a los documentos.

FIRMA INTERACTIVA : permite a las empresas emitir a sus empleados certificados digitales, dotándoles de su propia identidad digital corporativa para autenticación y firma, tanto en flujos internos como externos. En el caso de asociaciones o colegios profesionales, la Firma Interactiva permite asignar identidades digitales a los asociados en el proceso de suscripción o colegiación. 

Todas las soluciones de Uanataca se integran de forma sencilla a través de API REST con las soluciones corporativas (ERP o ECM), sin necesidad de modificar flujos y garantizando el valor legal completo de las transacciones y los documentos firmados.

 

¿ Quiénes pueden incorporar la firma electrónica de Uanataca en sus procesos de onboarding?

Cualquier negocio o área empresarial que necesite automatizar la firma de documentos. y facilitar a los empleados su propia identidad digital, que aprovecharán de principio a fin.

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Ejemplos de documentos que se suelen firmar durante el proceso de onboarding:

▪️ Ofertas de contratos laborales

▪️ Contratos laborales

▪️ Compromiso de confidencialidad

▪️ Documentos para la prevención de riesgos laborales

▪️ Protección de datos personales

▪️ Certificado de entrega de material corporativa

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Área de RRHH de empresas multisectoriales: las soluciones de firma electrónica de Uanataca adaptadas para departamentos de gestión del talento son accesibles para cualquier empresa, independientemente de su tamaño.

Consultoras, headhunters y empresas de selección de Recursos Humanos: durante el confinamiento y aún vigente el distanciamiento social, los profesionales de selección de personal han digitalizado sus procesos para adaptarse al nuevo modelo laboral. La firma electrónica ha facilitado la firma documental incluso en la distancia.

Software de Gestión de RRHH: numerosos software de gestión de Recursos Humanos ofrecen la posibilidad de firmar los documentos con las garantías de la firma electrónica basada en certificados digitales, especialmente los propios del proceso de onboarding.

En conclusión, el onboarding es una de las estrategias más importantes para tu organización, no esperes más. Reinvéntalo, digitalízalo y prepárate para dar la bienvenida al nuevo talento que cambiará el futuro de las empresas.

? Y si necesitas asesoramiento sobre soluciones de firma electrónica para digitalizar la firma de tus empleados desde el primer momento, escríbenos a info@uanataca.com. Si lo prefieres, ponte en contacto con nosotros llamando al 93 272 290.