Presentación y apreciación de la firma digital en un proceso judicial

En muchas ocasiones cuando las empresas consideran la implementación de la firma digital en la gestión de documentos electrónicos como contratos y otros con implicación jurídica, es común que los departamentos jurídicos y legales o abogados asesores intervengan en el proceso de toma de decisiones.

Una de las preguntas más comunes por parte de los departamentos legales se refiere a si los documentos digitales firmados electrónicamente son válidos y/o pueden ser utilizados en procesos judiciales. 

Presentación de la firma digital como prueba en un proceso judicial

En primer lugar, es importante recordar que las distintas regulaciones donde se reconoce el valor jurídico de la firma digital en los países establecen normalmente entre otros el efecto jurídico de equivalencia funcional entre la firma digital con la firma manuscrita y la declaratoria de admisibilidad de la firma digital como medio probatorio en procedimientos judiciales. 

En Perú por ejemplo, se regula el reconocimiento y valor jurídico de la firma digital de forma general a través de la Ley 27269 de Firmas y Certificados Digitales, que establece en su artículo 1: 
“Artículo 1.- Objeto de la ley
La presente ley tiene por objeto regular la utilización de la firma electrónica otorgándole la misma validez y eficacia jurídica que el uso de una firma manuscrita u otra análoga que conlleve manifestación de voluntad.
Entiéndase por firma electrónica a cualquier símbolo basado en medios electrónicos utilizado o adoptado por una parte con la intención precisa de vincularse o autenticar un documento cumpliendo todas o algunas de las funciones características de una firma manuscrita.
…”

En términos similares el artículo Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales (Decreto Supremo No. 052-2008-PCM) en sus artículos 3 y 4: 

" Artículo 3.- De la validez y eficacia de la firma digital
La firma digital generada dentro de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica tiene la misma validez y eficacia jurídica que el uso de una firma manuscrita. En tal sentido, cuando la 6 NORMAS LEGALES ACTUALIZADAS ley exija la firma de una persona, ese requisito se entenderá cumplido en relación con un documento electrónico si se utiliza una firma digital generada en el marco de la Infraestructura Oficial de la Firma Electrónica. 
Lo establecido en el presente artículo y las demás disposiciones del presente Reglamento no excluyen el cumplimiento de las formalidades específicas requeridas para los actos jurídicos y el otorgamiento de fe pública. 

Artículo 4.- De los documentos firmados digitalmente como medio de prueba
Los documentos electrónicos firmados digitalmente dentro del marco de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica deberán ser admitidos como prueba en los procesos judiciales y/o procedimientos administrativos, siempre y cuando la firma digital haya sido realizada utilizando un certificado emitido por una Entidad de Certificación acreditada en cooperación con una Entidad de Registro o Verificación acreditada, salvo que se tratara de la misma entidad con ambas calidades y con la correspondiente acreditación para brindar ambos servicios, asimismo deberá haberse aplicado un software de firmas digitales acreditado ante la Autoridad Administrativa Competente. Esto incluye la posibilidad de que a voluntad de las partes pueda haberse utilizado un servicio de intermediación digital.
La firma digital generada en el marco de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica garantiza el no repudio del documento electrónico original. Esta garantía no se extiende a los documentos individuales que conforman un documento compuesto, a menos que cada documento individual sea firmado digitalmente.
La comprobación de la validez de un documento firmado digitalmente se realiza en un ambiente electrónico aplicando el Software de Verificación de la firma digital. En caso de controversia sobre la validez de la firma digital, el Juez podrá solicitar a la Autoridad Administrativa Competente el nombramiento de un perito especializado en firmas digitales, sin perjuicio de lo dispuesto por los artículos 252, 264 y 268 del Código Procesal Civil. Si el documento firmado digitalmente se ha convertido en una microforma o microarchivo, el notario o fedatario con Diploma de Idoneidad Técnica vigente cumplirá con las normas del Decreto Legislativo Nº 681 y cuidará de cumplir aquellas normas que sean pertinentes de la Ley y de este Reglamento. 

..."
De lo anterior podemos observar un ejemplo sobre como la legislación establece previsiones de carácter procesal para reconocer expresamente la admisibilidad de la firma digital en cualquier tipo de procedimientos judiciales, que supletoriamente podrían ser aplicados igualmente a procedimientos administrativos. El legislador, de esta manera, asegura la utilización de la firma digital con las debidas garantías para las partes que confían, dotando de seguridad jurídica a los procesos de transformación digital de operaciones seguras, tradicionalmente llevadas a cabo a través de medios analógicos. 

Ahora bien, una vez resuelta la pregunta sobre si es posible utilizar firmas digitales en procesos judiciales, la siguiente pregunta natural que nos planteamos versa sobre ¿cómo podemos presentar y proponer esta prueba en un proceso judicial? Es decir, si el documento electrónico se trata por ejemplo de un contrato que deba acompañarse junto con el libelo de la demanda, o bien si se trata de otro documento que deba ser presentado con ocasión de la proposición de medios probatorios o en cualquier otro momento del proceso, ¿este debe ser impreso para poder ser presentado?, ¿la valoración procesal debe ser realizada sobre el físico del documento? En general ¿para que pueda realizarse la sustanciación debe hacerse una impresión del documento electrónico?

Las respuestas a estas preguntas pueden variar ligeramente entre un país y otro debido a múltiples factores tales como los usos jurídicos, previsiones procesales especialmente aplicables al caso y/o materia de la que se trate, conocimiento, preparación y familiaridad de los jueces sobre el tratamiento de pruebas electrónicas, y dotación de los tribunales equipados con las herramientas necesarias para la sustanciación de las mismas, entre otras. Por lo anterior, es importante estar atento sobre criterios que recoja la jurisprudencia pacífica y reiterada de cada país. No obstante lo anterior, en este artículo presentaremos una serie de consideraciones que deben ser tomadas en cuenta. 

Formato y medio de presentación del documento electrónico en un proceso judicial

En primer lugar, es muy importante recordar que, en estos casos, el documento original será siempre será el documento en su formato digital, ya que la impresión de un documento electrónico constituye solamente una representación física del original, en todo caso con el valor de una copia simple o fotostática del documento original, susceptible de ser desconocido con facilidad por el firmante. 

En esta misma línea, la valoración de la firma digital, equivalente a la manuscrita, se realiza directamente sobre el documento electrónico. En consecuencia, cuando por mandato legal o procesal sea necesario producir o presentar el documento original y este sea un documento firmado electrónicamente, el mismo tiene que ser producido en su forma nativa, es decir de manera digital. 

Una vez aclarado que la presentación y proposición del documento electrónico debe hacerse en su formato nativo, continúa la pregunta de ¿cómo se debe aportar esta prueba al juicio? Sobre esto, tal y como lo comentamos, el documento debe ser presentado en su formato original, por lo que será necesario presentarlo al órgano jurisdiccional por medio de un soporte electrónico. 

Sobre este último respecto, en aquellos países donde la gestión del expediente judicial se lleve a cabo a través de plataformas digitales, la presentación de la documentación en su formato nativo podría realizarse a través de estas plataformas, cargando en ellas el documento original firmado electrónicamente, a través del cual el tribunal podría validar la autenticidad e integridad de la firma, así como su cualidad de firma digital.

Es importante destacar que la gran mayoría de estas plataformas de gestión de expedientes judiciales incorporan el uso de certificados de firma digital como medio de autenticación y firma, por lo que están familiarizados con la validación y gestión de documentación firmada electrónicamente. 

Por el contrario, en aquellos casos donde la gestión del expediente judicial no se realice de forma nativa en formato digital, la aportación del medio probatorio propuesto deberá realizarse aportándolo en un soporte apropiado (i.e. cd, pen drive, dvd etc), el cual deberá ser consignado ante el tribunal o sistema dispuesto para ello para su custodia y tratamiento. 

Sobre este último aspecto, el artículo 234 y el 252 del Código Procesal Civil del Perú, en relación a los medios de prueba de documentos no escritos establece que son admisibles y además de las obligaciones de las partes en los siguientes términos: 
“Artículo 252.- Reconocimiento de documentos no escritos.-
Los documentos no escritos a que se refiere el Artículo 234, serán reconocidos por sus autores o responsables. La parte que ofrece el medio probatorio tiene la obligación de poner a disposición del órgano jurisdiccional los medios necesarios para su actuación.
El Juez dejará constancia de los hechos que observe y de los que indiquen los intervinientes.”
En el caso mencionado por dichas normas, que la presentación o consignación del documento electrónico en su formato original, no obsta que el mismo pueda ser presentado también en un formato físico que facilite la gestión integral del expediente judicial que se desarrolla en papel". 

Adicionalmente el artículo 239 del Código Procesal Civil del Perú establece:
“Artículo 239.- Informes.- 
Se puede pedir a los funcionarios públicos que informen sobre documentos o hechos. Los informes se presumen auténticos. 
En los casos previstos por la ley se puede pedir a particulares informes sobre documentos o hechos. Los informes tendrán la calidad de declaración jurada.”

Mutatis mutandi es posible emitir Informes y dictámenes que sustenten la veracidad y validación del documento firmado electrónicamente.

Uanataca emite informes oficiales de servicios de firma digital para presentación en juicio bajo petición de sus clientes o bien por respuesta a requerimiento judicial

Sobre este último particular, Uanataca, como Prestador de Servicios de Certificación, presta como valor añadido a sus servicios de firma digital la emisión de informes destinados a robustecer la actividad probatoria de nuestros clientes.

En este sentido, los clientes del servicio de firma digital de Uanataca pueden contar con un dictamen oficial para ser presentado ante el Tribunal donde se hace valer la prueba electrónica, y donde se evalúa la cualidad de la firma digital, certificando la validación de esta, es decir: 

- certifica la identificación del firmante del documento;
- certifica que la firma digital estampada en el documento es íntegra, y por consecuencia el contenido del documento firmado no ha sido modificado posteriormente a su firma, y;
- certifica que la firma digital cumple con los requisitos establecidos en la regulación para ser considerada equivalente a la firma manuscrita. 

De esta forma, la presentación, proposición y admisión de la firma digital en juicio se realiza de forma sencilla y transparente, así como se garantiza que la valoración de la firma digital como medio de prueba cuente con las presunciones favorables de equivalencia funcional a la firma manuscrita. 

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¿ CÓMO PODEMOS AYUDARTE ?

Uanataca además de ser un Prestador cualificado, trabaja para ofrecer una oferta 360º alrededor de los servicios, liderada por un equipo multidisciplinar de profesionales con gran experiencia tecnológica, jurídica y de negocio que ofrece el mejor asesoramiento y acompañamiento para dotar de garantía técnica y legal a sus procesos y flujos de trabajo.  

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