Presentación y apreciación de la firma electrónica en un proceso judicial

En muchas ocasiones cuando las empresas consideran la implementación de la firma electrónica en la gestión de documentos electrónicos como contratos y otros con implicación jurídica, es común que los departamentos jurídicos y legales o abogados asesores intervengan en el proceso de toma de decisiones. 

Una de las preguntas más comunes por parte de los departamentos legales se refiere a si los documentos digitales firmados electrónicamente son válidos y/o pueden ser utilizados en procesos judiciales. 

Presentación de la firma electrónica como prueba en un proceso judicial

En primer lugar, es importante recordar que las distintas regulaciones donde se reconoce el valor jurídico de la firma electrónica en los países establecen normalmente entre otros el efecto jurídico de equivalencia funcional entre la firma electrónica con la firma manuscrita y la declaratoria de admisibilidad de la firma electrónica como medio probatorio en procedimientos judiciales. 

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En Ecuador por ejemplo, se regula el reconocimiento y valor jurídico de la firma electrónica de forma general a través de la Ley 67 de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos establece en su artículo 14 lo siguiente:
“Art. 14.- Efectos de la firma electrónica. -
La firma electrónica tendrá igual validez y se le reconocerán los mismos efectos jurídicos que a una firma manuscrita en relación con los datos consignados en documentos escritos, y será admitida como prueba en juicio.
…”

Adicionalmente, el artículo 53 de la misma Ley establece presunciones favorables de derecho bajo determinadas características en los siguientes términos:

“Art. 53.- Presunción.- Cuando se presentare como prueba una firma electrónica certificada por una entidad de certificación de información acreditada, se presumirá que ésta reúne los requisitos determinados en la ley, y que por consiguiente, los datos de la firma electrónica no han sido alterados desde su emisión y que la firma electrónica pertenece al signatario.”

De lo anterior podemos observar un ejemplo sobre como la legislación establece previsiones de carácter procesal para reconocer expresamente la admisibilidad de la firma electrónica en cualquier tipo de procedimientos judiciales, que supletoriamente podrían ser aplicados igualmente a procedimientos administrativos. El legislador, de esta manera, asegura la utilización de la firma electrónica con las debidas garantías para las partes que confían, dotando de seguridad jurídica a los procesos de transformación digital de operaciones seguras, tradicionalmente llevadas a cabo a través de medios analógicos. 

Ahora bien, una vez resuelta la pregunta sobre si es posible utilizar firmas electrónicas en procesos judiciales, la siguiente pregunta natural que nos planteamos versa sobre ¿ cómo podemos presentar y proponer esta prueba en un proceso judicial? Es decir, si el documento electrónico se trata por ejemplo de un contrato que deba acompañarse junto con el libelo de la demanda, o bien si se trata de otro documento que deba ser presentado con ocasión de la proposición de medios probatorios o en cualquier otro momento del proceso, ¿este debe ser impreso para poder ser presentado?, ¿la valoración procesal debe ser realizada sobre el físico del documento? En general ¿para que pueda realizarse la sustanciación debe hacerse una impresión del documento electrónico?

Las respuestas a estas preguntas pueden variar ligeramente entre un país y otro debido a múltiples factores tales como los usos jurídicos, previsiones procesales especialmente aplicables al caso y/o materia de la que se trate, conocimiento, preparación y familiaridad de los jueces sobre el tratamiento de pruebas electrónicas, y dotación de los tribunales equipados con las herramientas necesarias para la sustanciación de las mismas, entre otras. Por lo anterior, es importante estar atento sobre criterios que recoja la jurisprudencia pacífica y reiterada de cada país. No obstante lo anterior, en este artículo presentaremos una serie de consideraciones que deben ser tomadas en cuenta. 

Formato y medio de presentación del documento electrónico en un proceso judicial

En primer lugar, es muy importante recordar que, en estos casos, el documento original será siempre será el documento en su formato digital, ya que la impresión de un documento electrónico constituye solamente una representación física del original, en todo caso con el valor de una copia simple o fotostática del documento original, susceptible de ser desconocido con facilidad por el firmante. 

En esta misma línea, la valoración de la firma electrónica, equivalente a la manuscrita, se realiza directamente sobre el documento electrónico. En consecuencia, cuando por mandato legal o procesal sea necesario producir o presentar el documento original y este sea un documento firmado electrónicamente, el mismo tiene que ser producido en su forma nativa, es decir de manera digital. 

Una vez aclarado que la presentación y proposición del documento electrónico debe hacerse en su formato nativo, continúa la pregunta de ¿cómo se debe aportar esta prueba al juicio?. Sobre esto, tal y como lo comentamos, el documento debe ser presentado en su formato original, por lo que será necesario presentarlo al órgano jurisdiccional por medio de un soporte electrónico. 

Sobre este último respecto, en aquellos países donde la gestión del expediente judicial se lleve a cabo a través de plataformas digitales, la presentación de la documentación en su formato nativo podría realizarse a través de estas plataformas, cargando en ellas el documento original firmado electrónicamente, a través del cual el tribunal podría validar la autenticidad e integridad de la firma, así como su cualidad de firma electrónica. Es importante destacar que la gran mayoría de estas plataformas de gestión de expedientes judiciales incorporan el uso de certificados de firma electrónica como medio de autenticación y firma, por lo que están familiarizados con la validación y gestión de documentación firmada electrónicamente. 

Por el contrario, en aquellos casos donde la gestión del expediente judicial no se realice de forma nativa en formato digital, la aportación del medio probatorio propuesto deberá realizarse aportándolo en un soporte apropiado (i.e. cd, pen drive, dvd etc), el cual deberá ser consignado ante el tribunal o sistema dispuesto para ello para su custodia y tratamiento. 

Sobre este último aspecto en Ecuador, la Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos, en relación a los medios de prueba establece regulaciones especiales en su artículo 54 de la siguiente manera: 
“Art. 54.- Práctica de la prueba.- La prueba se practicará de conformidad con lo previsto en el Código de Procedimiento Civil y observando las normas siguientes:
a) Al presentar un mensaje de datos dentro de un proceso judicial en los juzgados o tribunales del país, se deberá adjuntar el soporte informático y la transcripción en papel del documento electrónico, así como los elementos necesarios para su lectura y verificación, cuando sean requeridos;
b) En el caso de impugnación del certificado o de la firma electrónica por cualesquiera de las partes, el juez o tribunal, a petición de parte, ordenará a la entidad de certificación de información correspondiente, remitir a ese despacho los certificados de firma electrónica y documentos en los que se basó la solicitud del firmante, debidamente certificados; y,
 …”

En el caso mencionado por dicha norma, que la presentación o consignación del documento electrónico en su formato original, no obsta que el mismo deba ser presentado también en un formato físico que facilite la gestión integral del expediente judicial que se desarrolla en papel. Adicionalmente y de la misma manera, la entidad de certificación a petición del tribunal remitirá la información relativa a la emisión del certificado en caso de que la impugnación sobre la misma. 

Uanataca puede emitir dictámenes oficiales a sus clientes de servicios de firma electrónica para presentación en juicio

Sobre este último particular, las Entidades de Certificación pueden prestar como valor añadido a sus servicios de firma electrónica la emisión de dictámenes destinados a robustecer la actividad probatoria de los clientes.

En este sentido, los clientes del servicio de firma electrónica pueden contar con un dictamen oficial para ser presentado ante el Tribunal donde se hace valer la prueba electrónica, y donde se evalúa la cualidad de la firma electrónica, certificando la validación de esta, es decir: 

- certifica la identificación del firmante del documento;
- certifica que la firma electrónica estampada en el documento es íntegra, y por consecuencia el contenido del documento firmado no ha sido modificado posteriormente a su firma, y;
- certifica que la firma electrónica cumple con los requisitos establecidos en la regulación para ser considerada equivalente a la firma manuscrita. 

De esta forma, la presentación, proposición y admisión de la firma electrónica en juicio se realiza de forma sencilla y transparente, así como se garantiza que la valoración de la firma electrónica como medio de prueba cuente con las presunciones favorables de equivalencia funcional a la firma manuscrita. 

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