Ventajas de la firma electrónica en los contratos de alquiler

En el último año, la digitalización de los procesos empresariales se ha generalizado de manera notable en todos los sectores. El uso de herramientas digitales como la firma electrónica está mejorando la gestión día a día en los negocios, dando lugar a una transformación efectiva en industrias como la inmobiliaria, actualmente inmersa en pleno proceso de digitalización. 

En este post te hablamos del uso de la firma electrónica en los contratos de alquiler, de su validez y garantías y qué ventajas aporta para acelerar el proceso comercial.

Qué es la firma electrónica de un contrato de alquiler

Según el Reglamento Europeo 910/2014, que define y regula las firmas electrónicas en la Unión Europea, la firma electrónica son los "datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar".
Además, el Reglamento eIDAS define tres tipos de firmas electrónicas: firma electrónica simple, avanzada y cualificada, con un grado diferente en cuanto a niveles de seguridad y generación de pruebas y evidencias.

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En el caso del contrato de alquiler de una vivienda, un local u otro inmueble, es recomendable utilizar una firma electrónica cualificada puesto que existe una necesidad de aportar seguridad jurídica a las partes de manera que:

– se identifique de forma inequívoca a los firmantes,
– los firmantes no puedan negar que han firmado,
– el documento sea el original y no se haya modificado.

Un ejemplo de firma de contrato de alquiler mediante el servicio Firma One-Shot, que permite la firma electrónica con certificado digital sin necesidad de que el cliente ya disponga de uno, puede ser el siguiente: 

1. Envía a tu cliente el contrato de arrendamiento, con la posibilidad de firmar múltiples documentos en una sola transacción e interacción.
2. El cliente recibirá un correo y desde cualquier lugar, podrá firmar mediante certificado digital todos los documentos enviados.
3. Tras la firma, los clientes recibirán una copia del documento firmado, que podrán descargar en cualquier momento. 

📢 Las firmas One-Shot incluyen sello de tiempo cualificado, también conocido como timestamping, asignando una fecha y hora fiable a los documentos firmados y sumando un valor adicional al proceso de firma electrónica. 

¿Es válida la firma electrónica en un contrato de arrendamiento?

Para conocer en profundidad la validez de la firma electrónica en un contrato de alquiler debemos analizar lo que establece la legislación aplicable.

En cuanto a la forma de los contratos, es necesario analizar la Ley 29/1994, de 24 de noviembre, de Arrendamientos Urbanos (LAU), que define en su artículo 4.2: “los arrendamientos de vivienda se rigen por lo dispuesto en el Título II de la presente ley, en su defecto, por la voluntad de las partes y, supletoriamente, por lo dispuesto en el Código Civil”. 

Esto es, prima la voluntad de las partes, con poder de decisión sobre el modo en el que el contrato de arrendamiento se celebra, siendo incluso válidos los celebrados verbalmente. Sin embargo, y pese a su legalidad, en caso de controversia no habrá unas clausulas escritas a las que atenerse. 

Para completar lo anterior, el artículo 37 de la Ley de Arrendamientos Urbanos establece lo siguiente: "Las partes podrán compelerse recíprocamente a la formalización por escrito del contrato de arrendamiento". En este caso, se hará constar la identidad de los contratantes, la identificación de la finca arrendada, la duración pactada, la renta inicial del contrato y las demás cláusulas que las partes hubieran libremente acordado. Por lo tanto, si las partes lo desean, el contrato de alquiler se celebrará por escrito.

Por otro lado, el elemento esencial para que exista un contrato es el consentimiento que prestan las partes de forma libre. En este sentido, el artículo 1262 del Código Civil matiza que: el consentimiento se manifiesta por el concurso de la oferta y de la aceptación sobre la cosa y la causa que han de constituir el contrato. (…)

Como consecuencia de lo anterior, desde el momento en que se utiliza la firma electrónica en un contrato de alquiler es válido, siempre que se demuestre que hay consentimiento por las partes firmantes.

En el caso de la firma electrónica de Uanataca, Prestador cualificado de Servicios electrónicos de Confianza, la validez deriva de que:
✔️ nuestras soluciones de firma electrónica permiten vinculación exclusiva a una persona,
✔️ permite la identificación inequívoca del firmante,
✔️ la firma se vincula instantáneamente con los datos firmados por lo que si estos se modifican, aun en lo más mínimo, se podrá detectar.

La transformación digital como factor clave para la supervivencia de las empresas inmobiliarias tras la COVID-19

La empresa inmobiliaria post COVID-19 será digital o no será. A pesar de afrontar un escenario donde se han paralizado las principales transacciones, según el informe Tendencias en el mercado inmobiliario en Europa 2021, el sector se encuentra en plena transformación, destacando el auge de las herramientas tecnológicas para superar los dos grandes retos: volver a dinamizar la actividad e impulsar la digitalización del sector.

En el último año, la tecnología inmobiliaria ha experimentado una importante aceleración, en su mayor parte, potenciada por la pandemia y por las nuevas demandas del cliente. En el nuevo mercado inmobiliario, marcado por los efectos de la crisis sanitaria mundial, el uso de la firma electrónica ofrece nuevas oportunidades de mejora de la experiencia de cliente y, a nivel interno, el rediseño de todos los procesos de firma documental en las agencias inmobiliarias, logrando un incremento de su eficiencia, una disminución significativa de costes y un aumento de la productividad.

Ventajas de la firma electrónica de Uanataca para agilizar el cierre de los contratos de alquiler

Los procesos de firma física de un contrato de alquiler son complicados de principio a fin. Las partes firmantes, obligadas a acudir presencialmente a la firma, deben asumir el coste extra del desplazamiento y la consecuente pérdida de tiempo. Igualmente, antes de formalizar el contrato, se deben imprimir ambas copias y revisar que coinciden con el original para posteriormente firmar. De nuevo, el archivo y custodia de la copia firmada y recibida es otro de los inconvenientes que deben asumir las partes. 

Si trabajas en el sector inmobiliario y comercializas viviendas u otros inmuebles en venta o alquiler, te interesa que la operación se cierre cuanto antes para cumplir las expectativas del cliente y recibir tus honorarios. Esto supone la necesidad de que se acelere el proceso de firma y para ello, es necesario implementar la firma electrónica.  

1. Flexibilidad y rapidez

Los procesos de firma física de un contrato de alquiler suelen provocar retrasos en el cierre de la operación, pudiendo llegar a tardar semanas, incluso meses desde la organización previa de los documentos, la impresión, revisión y archivo.

En cambio, la firma electrónica simplifica y agiliza el proceso de firma de contratos de arrendamiento y, en el caso de la firma electrónica cualificada, brinda el nivel de seguridad más alto y las máximas garantías jurídicas. Mediante su uso, las ventas pueden cerrarse al instante de forma 100% online, evitando desplazamientos físicos y/o largas esperas.

Además, las firmas electrónicas brindan una gran flexibilidad, geográfica y temporal tanto de cara a la empresa Real Estate como a sus clientes, sea propietario, comprador o arrendatario.

2. Proceso 100% paperless

Antes de formalizar el contrato de arrendamiento en papel, se deben imprimir las copias para todas y cada una de las partes. Una vez formalizado el contrato, el archivo físico y la custodia documental inherente a la firma manuscrita es una fuente de costes mantenida en el tiempo. 

La firma electrónica permite realizar procesos 100 % paperless, reduciendo de forma significativa los costes de impresión, los asociados y los costes indirectos, fruto de la ineficiencia en el uso del equipos y la pérdida de tiempo en tareas administrativas.

En igual forma, la firma electrónica es una herramienta que permite a los agentes inmobiliarios mantener sus archivos digitalizados y 100% seguros, reduciendo los costes de administración documental y espacio exclusivo de almacenaje.
Por último, al minimizar las acciones manuales, se evitan posibles errores humanos a la vez que pérdida o deterioro de la documentación.

3.- Mejora la experiencia del cliente

Hoy en día, las expectativas de los clientes han evolucionado y en el mercado inmobiliario, la diferenciación por precios ya no es efectiva. De acuerdo a un estudio de TGA, los consumidores valoran cada vez más aspectos como el servicio, la experiencia o el acompañamiento durante todo el proceso de compra y entrega.

Las soluciones de firma electrónica de Uanataca, adaptadas al sector inmobiliario, han sido diseñadas para brindar la mejor experiencia de firma al cliente. En el nuevo modelo de negocio, orientado al cliente, el servicio de Firma One-Shot ofrece una interacción relevante, sencilla y de valor. 

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4.- Oferta de valor añadido frente a la competencia  

En el panorama actual, el mayor valor diferencial de un negocio es la innovación tecnológica. El uso de la firma electrónica en un contrato inmobiliario no solo es válido, sino que también es recomendable para favorecer el dinamismo del sector y la experiencia de usuario que ofrece.

Los avances tecnológicos y las herramientas digitales atraen a los consumidores y sirven de valor diferencial frente al resto de ofertas del mercado. Estos valoran más a las empresas y organizaciones que apuestan por la investigación y desarrollo y que son percibidas como innovadoras tanto en sus productos, procesos y organización, entre otros.

Según la revista Fortune, las compañías más admiradas son Apple, Amazon y Alphabet, todas ellas sean compañías tecnológicas que lideran el cambio y la innovación.

Usos de la firma electrónica en el sector inmobiliario

• Contratos de reserva
• Contratos de arras
• Contratos de alquiler
• Firma de autorización para pedir referencias
• Firma de documento de cesión de poderes para la gestión de los contratos con las empresas de suministros 
• Firma contratos de gestión inmobiliaria (encargos de venta, exclusividad, aceptación de oferta, etc)
• Firma de autorización de pagos (mandato SEPA)
• Firma de póliza de seguro del hogar

En definitiva, el sector inmobiliario se reinventa con una propuesta digital acorde a las demandas del nuevo mercado en el que operan. En un futuro, las innovaciones tecnológicas no conducirán a la desaparición de las pequeñas y medianas empresas, sino a su conversión en modelos de negocio orientados al cliente, donde las herramientas digitales como la firma electrónica les ayudará a ser más eficientes y competitivas.