Firma electrónica con certificado digital: aumenta la seguridad jurídica de tus documentos de negocio

Cada vez más empresas están digitalizando sus procesos de firma. Sin embargo, disponer de una solución de firma electrónica no significa que se esté usando un certificado digital para firmar.

La principal diferencia entre firmar con un certificado digital y hacerlo sin él está en las garantías jurídicas y el valor probatorio. Si te preguntas por qué es más seguro firmar con certificado digital, no dejes de leer este post para despejar algunas de las dudas más frecuentes.

 

Firma electrónica y certificado digital no son lo mismo: principales diferencias que deberías conocer

Aunque la firma electrónica y el certificado digital son conceptos interrelacionados, es importante conocer sus diferencias para utilizarlos correctamente y aprovechar al máximo las ventajas de su uso conjunto. Antes que nada, es interesante definirlos y saber cuál es su función.

Un  certificado digital es un conjunto de datos electrónicos que permiten la identificación de su titular. Por su parte, la firma electrónica es un concepto legal y representa la aceptación del contenido de un documento o la conformidad con una transacción electrónica.

Una vez aclarados ambos términos, podremos comprender mejor las principales diferencias entre el certificado digital y la firma electrónica:

- El certificado digital es emitido por una autoridad de certificación y se requiere un proceso de identificación, autenticación y validación del titular. Por su parte, para realizar una firma electrónica, solo se necesita una solución tecnológica que permita manifestar el consentimiento del firmante.

- El certificado digital identifica al titular, mientras que la firma electrónica solo manifiesta la voluntad del firmante, pero no siempre permite identificarlo.

La clave para entender la diferencia entre la firma electrónica y el certificado digital está en comprender su correspondencia: el certificado digital permite realizar firmas electrónicas, pero para realizar firmas electrónicas no es imprescindible contar con un certificado digital.

CÓMO identificar  UN CERTIFICADO DIGITAL

✔️ Es una acreditación que permite autenticarse y firmar documentos electrónicos

✔️ Lo emite una autoridad de certificación

✔️Se vincula al titular previa identificación de este.

CóMO identificar una FIRMA ELECTRÓNICA

✔️ Es una herramienta que permite firmar documentos electrónicos 

✔️ La firma electrónica puede basarse en un certificado digital o no hacerlo 

✔️ No es una credencial para identificar a una persona en internet 

✔️ No es posible autenticarse con ella en sedes electrónicas y otras plataformas

 

Cómo maximizar las garantías jurídicas de tu firma electrónica y evitar riesgos innecesarios

En el apartado anterior hemos aclarado que para hacer una firma electrónica no es necesario tener un certificado digital. Entonces, ¿por qué usar un certificado digital para firmar electrónicamente un documento? Fundamentalmente por la calidad probatoria.

Cuando usamos un certificado digital reforzamos la fuerza probatoria de la firma electrónica. Esto significa que, en caso de litigio, aquellas firmas electrónicas basadas en un certificado digital emitido por una autoridad legalmente autorizada para ello se le aplicarán las presunciones favorables establecidas en la legislación de firma electrónica.

Junto al certificado digital, existen otros factores que fortalecen el valor probatorio y el efecto jurídico de la firma electrónica, como por ejemplo el tipo de firma utilizada, la tecnología empleada para generarla y la entidad encargada de ofrecerla.

Para entender cómo afecta el tipo de firma electrónica al valor probatorio debemos saber que existen tres tipos de firma electrónica, reguladas en el  Reglamento (UE) nº910/2014, conocido como Reglamento eIDAS: firma electrónica simple, firma electrónica avanzada y firma electrónica cualificada.

La firma electrónica simple es la más básica de todas y su calidad probatoria suele ser muy débil. Hablamos de firmas mediante acciones tan simples como introducir una contraseña, un pin, la firma en una tablet, entre otros.

El siguiente tipo de firma electrónica es la firma electrónica avanzada, que puede estar basada en un certificado digital o no. Su calidad probatoria se refuerza notablemente, siendo la manera más segura de reforzar su fuerza probatoria mediante el uso de certificados digitales.

El tercer tipo de firma es la firma electrónica cualificada. Debe considerarse como el nivel más alto de firma electrónica y la más robusta en su calidad probatoria. El uso de un certificado digital es uno de sus requisitos, lo que nos da una idea del papel que desempeñan los certificados digitales en las firmas electrónicas.

En el momento de decidirnos por una solución de firma electrónica, es importante valorar los riesgos. Solo la firma electrónica cualificada se sustenta como plena prueba.  📢 No te pierdas este artículo sobre una sentencia que sentó precedentes: la Justicia Española absuelve a la demandada del pago de un crédito que no fue firmado mediante certificado de firma electrónica.

 

La combinación más ventajosa y segura: firma electrónica y certificado digital

La firma electrónica y el certificado digital se complementan de tal forma que su unión maximiza las garantías jurídicas y la robustez de su calidad probatoria. Sin embargo, existen casos de actores -por ejemplo, clientes o proveedores- que participan en la actividad cotidiano de los negocios y que no tienen un certificado digital. Entonces, ¿significa esto que las empresas deben renunciar a la máxima protección y arriesgarse a que el firmante se desvincule de la firma electrónica y de las obligaciones contraídas? No tiene por qué ser así.

Diseñada para estos casos, la solución Firma One-Shot de Uanataca permite firmar cualquier tipo de documentos con certificado digital sin necesidad de disponer previamente de uno.

Además de las garantías de la firma con certificado digital, Firma One-Shot es una solución sencilla e intuitiva que mejora la experiencia de usuario. El proceso es muy sencillo: el servicio genera un certificado digital para el firmante, pudiendo usarlo para firmar todos los documentos incluidos en una transacción. Del lado del usuario, solo tendrá que introducir un código enviado por SMS y el documento estará firmado de forma rápida, sencilla y segura.

Casos de uso más comunes de la firma One-Shot

La solución de Firma One-Shot se adapta a empresas multisectoriales, convirtiéndose además en una herramienta transversal a todos los departamentos. A continuación, enumeramos algunos de los casos de uso más comunes:

➣ Firma One-Shot en la Banca. La firma electrónica en el sector bancario mejora los procesos en términos de eficiencia y productividad, ofrece una experiencia 100% digital y se convierte en una ventaja competitiva. 

➣ Firma One-Shot en Recursos Humanos. En el área de gestión del talento, la firma electrónica es una herramienta que acompañará al empleado durante todo su ciclo de vida laboral.

En conclusión, la firma electrónica es una herramienta que ha demostrado ser muy útil para aumentar la rentabilidad, agilizar los acuerdos y optimizar los flujos de trabajo. Cuando está basada en un certificado digital, las garantías jurídicas y su valor probatorio aumentan, haciendo que sea más difícil que el firmante se desvincule de la firma electrónica y de las obligaciones contraídas.