Cómo presentar las cuentas anuales con certificado digital y ahorrar tiempo

La presentación telemática de documentos y la gestión online de trámites administrativos permiten a los negocios ahorrar una gran cantidad de horas y evitar desplazamientos innecesarios.

En este post te explicamos cómo depositar las cuentas anuales de forma telemática con tu certificado digital. 

Qué son las cuentas anuales de una empresa

Las cuentas anuales, también denominadas estados financieros, estados contables o informes financieros, son documentos contables que recopilan la información financiera de una empresa.

Cada 12 meses, todas las empresas están obligadas a elaborar sus cuentas anuales y depositarlas en el Registro Mercantil. La excepción son los empresarios individuales, que no deben depositarlas y, en algunos casos, no tienen ni siquiera obligación de llevar las cuentas anuales.

La principal función de las cuentas anuales es la de ofrecer una imagen fiel del estado patrimonial y de explotación de la empresa año tras año. Son garantía de transparencia para socios, proveedores, clientes, bancos, entre otros. Al ser de carácter público, cualquier ciudadano o empresa puede solicitarlas al Registro Mercantil.

 

Cuentas anuales: novedades 2022

El pasado 4 de julio el Boletín Oficial del Estado publicó los nuevos modelos para el depósito de las cuentas anuales de las sociedades en el Registro Mercantil, adaptándolos a la reforma del Plan General de Contabilidad. Con carácter excepcional y transitorio, se mantiene la obligación de presentar la hora de declaración “COVID”. 

En la Orden JUS/6062022, de 30 de junio, por la que se aprueban los nuevos modelos para la presentación de las cuentas anuales, se recogen algunas novedades:

- para los grupos consolidados que emiten valores cotizados, la novedad principal es la obligación de aplicar las NIC (normas internacionales de contabilidad) en el depósito de sus cuentas anuales.

- para los grupos no obligados a aplicar las NIC y para las empresas individuales que presentas sus cuentas en base a las normas contables españolas, los cambios afectan a los formularios de la cuenta de pérdidas y ganancias, el del estado de cambios en el patrimonio neto y la memoria. En el caso de las cuentas individuales, los cambios también afectan al balance.

 

¿Qué documentos componen las cuentas anuales?

El balance de situación es uno de los documentos considerados más importantes en las cuentas anuales. Junto a él, existen diferentes documentos que integran las cuentas anuales:

- Balance de situación.

- Cuenta de Pérdidas y Ganancias.

- Estado de Cambios del Patrimonio Neto.

- Estado de Flujos de Efectivo.

- Memoria.

- Informe de Auditoría.

- Informe de Gestión.

Aunque no forman parte de las cuentas anuales, en ocasiones se exige acompañarlas de otros informes internos o externos (auditores externos):

Según indica el Plan General de Contabilidad (PGC), las cuentas anuales deben ser formuladas por el empresario o los administradores, respondiendo de su veracidad en el plazo máximo de tres meses, desde la fecha de cierre del ejercicio. Es necesario tener en cuenta que deben elaborarse expresando sus valores en euros.

 

Firma de las cuentas anuales

Tras la elaboración, las cuentas anuales deben ser firmadas por las siguientes personas para responder sobre su veracidad: 

✔️ el empresario,  tratándose de una persona física; 

✔️ los socios con responsalidad limitada;

✔️ todos los administradores de las sociedades. 

Para poder presentar las cuentas anuales por vía telemática, es necesario que las firmas de los documentos cumplan, como mínimo, los requisitos de la firma electrónica avanzada. De hecho, este es uno de los puntos que se comprueban durante el procedimiento registral.

El uso de la firma electrónica en las cuentas anuales representa una ventaja para las empresas por diferentes motivos:

- Es fácil de usar

- Es ágil y el proceso se puede automatizar

- Ahorra en costes y tiempos de gestión

- Reduce el uso de papel

Las soluciones de firma electrónica de Uanataca, diseñadas para empresas, suman ventajas adicionales: la mejor experiencia de usuario; máxima seguridad al cumplir con el Reglamento Europeo eIDAS; máximas garantías jurídicas de la firma electrónica cualificada, la más robusta y de mayor valor probatorio en un proceso judicial.

Plazo y forma de presentación de las cuentas anuales

Las cuentas anuales deben aprobarse por la junta general de accionistas en el plazo de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio. Una vez aprobadas, la empresa dispone de un mes para depositarlas en el Registro Mercantil.

Según la Ley de Sociedades de Capital art.282 y 283 la responsabilidad de depositar las cuentas anuales recae en los administradores. El incumplimiento por el órgano de administración podría derivar en sanciones administrativas, con multas desde 1.200 euros hasta 300.000 euros en algunos casos.

Actualmente existen diferentes modalidades contempladas para la presentación de las cuentas anuales en los Registros Mercantiles:

- En soporte papel. Este formato tradicional se mantiene. No obstante, no está exento de ciertos inconvenientes como tener que imprimir los documentos y acudir al Registro Mercantil con las cuentas para su presentación.

- En soporte electrónico y digital. Puede ser por ejemplo un CD o DVD. El procedimiento es similar al anterior, con la única diferencia de que las cuentas no se presentan en papel, no siendo necesaria la impresión de los documentos pero sí acudir al Registro Mercantil.  

- A través de procedimientos telemáticos de comunicaciones en línea. Este es el método más rápido, económico y eficiente. En el siguiente apartado encontrarás más detalles sobre esta modalidad.

 

Tipos de presentación telemática: completa o mixta

Las empresas que quieran agilizar el proceso pueden hacer la presentación de sus cuentas anuales vía telemática de forma sencilla. Esta modalidad ofrece a su vez dos opciones: presentación completa o mixta según el envío total o parcial de documentos y debe ir firmada por el representante mediante firma electrónica.

De este modo, en la presentación completa se envían todos los documentos electrónicamente, que incluye el fichero .zip que contiene el depósito y el fichero que contiene el certificado de aprobación de cuentas, que debe incluir la Huella Digital del depósito.

Por el contrario, la presentación mixta supone el envío electrónico únicamente del fichero .zip. El certificado de aprobación de cuentas se entrega posteriormente en el Registro Mercantil, junto con la instancia de presentación, la huella digital del depósito y el acuse de recibo de presentación telemática.

 

Presentación de las cuentas anuales con certificado digital

Para hacer la presentación de las cuentas anuales a través de Internet en cualquier lugar y momento se necesita acceder con un certificado digital. La presentación online se realiza a través de la web del Colegio Oficial de Registradores, en concreto, a través del Depósito Digital del Registro Mercantil siguiendo estos pasos: 

1.- Darse de alta en el portal de envíos telemáticos, siendo necesario un certificado digital vigente.

2.- Descargar e instalar el programa informático “Depósito Digital de Cuentas Anuales (D2)”.

3.- Rellenar el depósito digital con los datos de la empresa y de las cuentas a presentar.

4.- Generar el depósito digital y enviar las cuentas anuales. El programa D2 permite verificar el depósito en busca de errores, de manera que puedan solventarse.

5.- Remitir el depósito al Registro Mercantil. Para poder realizar la presentación telemática de documentos, es necesario acceder con certificado electrónico.

6.- Pagar la tasa correspondiente por la presentación de las cuentas anuales.

En resumen, podemos afirmar que la presentación telemática de las cuentas anuales permite a las empresas agilizar este trámite que debe hacerse una vez al año. Podrás hacerlo con el certificado digital y si además usas la firma electrónica en los documentos tendrás mayor seguridad en cuanto a la integridad e inalterabilidad de la documentación. También podrás usarlo para realizar numerosos trámites y gestiones públicas por Internet.