Beneficios de la firma digital para departamentos de Recursos Humanos

Todas las empresas necesitan contar con áreas específicas para su buen funcionamiento y el logro de mejores resultados, y dependiendo de las necesidades e idiosincrasia de las compañías, algunos de los departamentos pueden ser prescindibles. No es el caso del área de RRHH, vital si se quiere alcanzar el éxito y el desarrollo de la actividad empresarial. Su importancia radica en el papel que desempeña en la planificación y el desarrollo estratégico, ayudando a la consecución de los objetivos de las empresas y mejorando la eficiencia y la productividad. 

En este artículo, abordamos los beneficios de la implantación de la firma digital en un área tan crítica y decisiva, y cómo la digitalización del departamento de gestión del talento tiene un impacto positivo en la organización. 

 

La transformación digital de los RRHH

En el panorama actual, las empresas han asumido las bondades de la transformación digital en todos sus procesos. En el área de recursos humanos, la digitalización se ha convertido además en su mejor aliado, allanando el terreno en su labor de gestor de un cambio en el que se cruzan distintas generaciones. El nuevo modelo laboral nos lleva hacia empresas más ágiles y eficientes, en el que las personas, bien como empleados o clientes, son ahora más que nunca el activo más valioso. 

La tecnología se ha convertido en el salvavidas que garantiza la continuidad de las relaciones de la empresa con el factor humano y con el mercado, salvaguardando estos recursos claves para cualquier organización. Entre aquellas soluciones tecnológicas que automatizan los procesos, la firma digital es la herramienta primaria que suelen implementar los departamento de recursos humanos, al ser una solución que facilita la digitalización en los procesos de gestión, y que permite mantener las relaciones contractuales internas y externas, incluso en entornos remotos.  

 

 

 

La firma electrónica y su efecto en RRHH 

Aunque los procesos de transformación digital han sido históricamente asociados a empresas de gran tamaño, cada vez más pymes dan el salto hacia la era digital. La pandemia ha acelerado notablemente este proceso. Durante el periodo de confinamiento, numerosas compañías han descubierto las bondades de digitalizar procesos tradicionalmente manuales y presenciales, como la firma manuscrita, sustituyéndola por la firma digital. 

En esta área, la firma digital se convierte en una herramienta que acompañará al empleado durante todo su ciclo de vida laboral, transformando todos los gastos derivados del proceso de firma tradicional, en un ahorro de costes que redunda en un mejor desarrollo del departamento.

Tras la implantación de las soluciones de firma adaptadas de Uanataca, se agilizan procesos como la contratación de nuevos empleados, eliminando tareas repetitivas y permitiendo completarlos de manera no presencial. Como resultado, se podrá destinar más tiempo a la elaboración de planes estratégicos, y a actividades propias que incidirán de forma positiva en el departamento, y por extensión a la compañía.

La posibilidad de firmar digitalmente documentación relativa a los empleados no solo tiene beneficios tangibles, ya que la percepción positiva que despiertan las compañías es uno de los factores determinantes en el momento de la captación y retención del talento, especialmente en la nueva fuerza laboral. 

 

Beneficios de la firma digital para recursos humanos 

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La reducción de costes en las empresas en uno de los principales objetivos, y depende de la fase del ciclo de vida en el que se encuentre la organización, puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.  

Los costes derivados del proceso de firma en papel son cuantiosos, y los gastos asociados de consumibles y mantenimiento engrosan el total mensual. Aunque todos los departamentos que utilizan la firma manuscrita en sus documentos tienen un alto volumen de consumo de papel, el departamento de RRHH es el que habitualmente dispara las cifras.  

Implantando la firma digital, los cuantiosos costes asociados a la firma tradicional, como el consumo de papel, el envío de la documentación, o su archivo físico y custodia, disminuyen considerablemente, y en algunos casos desaparecen.  

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Encontrar y retener el talento son parte de la ocupación de un departamento que se está adaptando a los nuevos retos de la era digital: una nueva fuerza laboral y nuevas modalidades de trabajo no presenciales.  

La tendencia en las empresas es la de aplicar el onboarding digital. Desde ese primer momento, y durante toda la relación laboral, la firma digital permite a los empleados relacionarse digitalmente con la empresa, sin necesidad de realizar desplazamientos innecesarios.  

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Una de las ventajas de la firma digital es la eliminación del uso del papel en la firma documental, permitiendo a las empresas implantar políticas de responsabilidad social. Este valor como compañía responsable y comprometida, es uno de los factores decisivos en la elección por parte del nuevo trabajador digital del lugar donde desarrollar su trayectoria profesional.  

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La firma digital disminuye notablemente el plazo para completar todo el proceso, eliminando aquellas tareas inherentes a la firma documental en papel. Asimismo, la posibilidad que ofrecen las soluciones de Uanataca, para firmar desde cualquier lugar y dispositivo, permiten aceptar el contenido de un documento en pocos minutos.  

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En un área como RRHH, en el que se gestiona información y datos sensibles, es imprescindible garantizar que la documentación se ha firmado con todas las garantías de seguridad.  Los servicios de firma digital de Uanataca aseguran la máxima confidencialidad, garantías de seguridad y protección gracias a los servicios integrados y auditados bajo el reglamento europeo eIDAS y la norma ISO27001.

? Alejado de tarifas rígidas, que en ocasiones no permiten a las pequeñas empresas implantar soluciones de firma digital en su departamento de RRHH, Uanataca ofrece a las compañías un modelo flexible de pago por uso. La firma digital se convierte en una inversión, pagando solo por el servicio real que se consume. 

En conclusión, el área de recursos humanos, con su rol transversal y su foco en las personas, se convierte en el agente clave de la gestión del cambio, la digitalización y la transformación de las organizaciones. La implantación de la firma digital se convierte en una ventaja competitiva empresarial, y en estos momentos, en una herramienta de supervivencia.  Si está interesado en conocer las soluciones de firma digital de Uanataca, adaptadas para el área de gestión del talento, contacte con uno de nuestros expertos escribiendo a info@uanataca.com.