La firma digital y las nuevas modalidades de trabajo 4.0

Las compañías que ya han incorporado la firma digital a sus procesos coinciden en definirla como la tecnología que además de mejorar su productividad, les ha facilitado la transición hacia los nuevos modelos de relación laboral que están irrumpiendo en el mercado. El estudio The Deloitte Global Millennial Survey 2019, nos descubre un cambio  progresivo en el tejido empresarial, la evolución de un entorno en el que las modalidades laborales 4.0 son la opción más demandada por la nueva fuerza laboral.

En el caso del teletrabajo, las medidas de confinamiento para hacer frente a la actual crisis sanitaria han precipitado su irrupción en escena, exponiendo la importancia de la tecnología en el desarrollo de la actividad empresarial. En esta complicada situación, un gran número de empresas e instituciones han encontrado en la firma digital una solución accesible y segura para mantener la interacción con sus empleados, incluso en entornos hasta ahora tan inusuales como el trabajo en remoto. 

Nuevos modelos de trabajo: teletrabajo, gig economy y smart working

Antes de la popularización del teletrabajo, y del actual auge de la aplicación tecnológica en respuesta al desafío que ha supuesto el distanciamiento en el trabajo, la transformación digital ya era el medio empleado por las compañías para adaptarse a la nueva fuerza laboral, compuesta por una generación que ha irrumpido en el mercado de la mano de un nuevo modelo de gestión de las relaciones. Según un estudio de Deloitte, en 2025 los millennials constituirán las tres cuartas partes de la fuerza laboral a nivel mundial, un grupo que valora los nuevos modelos de trabajo y que ya está impulsando una nueva realidad laboral.

El reto al que se enfrenta el departamento de gestión del talento es el de desarrollar estrategias flexibles y digitales para comunicarse con un equipo que demanda relaciones e interacciones cada vez más digitalizadas, y evolucionar hacia un modelo de trabajo que garantiza la prestación del servicio independientemente del lugar en el que se encuentre el empleado.

El teletrabajo, una modalidad que hasta hace unos meses estaba muy poco extendida en nuestro país, es junto a otras novedosas formas de relación laboral como la gig economy o el smart working, la opción escogida por las nuevas generaciones, e incluso por los empleados más veteranos que ya han descubierto sus bondades. En este contexto, cualquier empresa que quiera seguir siendo competitiva sabe que la captación y la retención del talento deben estar entre sus prioridades. Dotar al equipo de su propia identidad digital da lugar a una experiencia 100% online, adaptada a las demandas y necesidades de todas las generaciones que conviven actualmente en las empresas. Pero va más allá, ya que la digitalización de los procesos del departamento de RRHH optimiza la gestión del ciclo de vida completo de los empleados, tanto en entornos de trabajo remotos como en entornos presenciales. 

La firma digital en los departamentos de recursos humanos

La firma digital es el principal elemento de la identidad digital, y el núcleo del ecosistema digital profesional, lo que la convierten en la herramienta primaria que implantan las compañías en su proceso de integración de las nuevas tecnologías en las diferentes áreas.

La digitalización de procesos en el área de gestión de talento optimiza todo el ciclo de vida del trabajador, y la firma digital es la solución para que el empleador pueda dotar a su equipo que su propia identidad digital, aumentando la seguridad de las transacciones. Además, permite ahorrar tiempo y papel, eliminar costes y mejora la imagen que tanto trabajadores como clientes tienen de una empresa ágil, que favorece la comunicación y la independencia física del centro de trabajo.

Los usos y ventajas de la firma digital en el departamento de Recursos Humanos son diversos, pudiendo aplicarse en cualquier trámite presente en las diferentes fases del ciclo de vida laboral:

➤ En los procesos de onboarding: la incorporación de un nuevo integrante al equipo es una fase que consume muchos recursos de diferentes departamentos si se realiza de forma manual. Digitalizar este proceso liberará una cantidad importante de medios que podrán emplearse en otras actividades, contribuirá a la reducción de costes y agilizará los trámites de bienvenida. Contratos de trabajo, anexos o incluso la aceptación de los acuerdos de confidencialidad son algunos de los documentos que pueden firmarse de forma electrónica desde cualquier lugar, en cuestión de minutos y con total seguridad.

➤ Durante la vida laboral: no importa la duración del ciclo de vida del empleado. Tanto si la relación es vinculante, o si se mantiene solo durante la vigencia de un proyecto concreto, se genera una gran cantidad de documentos que deben ser firmados: nóminas, cartas de extensión del periodo de pruebas o comunicaciones y notificaciones. La digitalización optimiza y agiliza el trámite, garantizando además la confidencialidad de los datos personales.

Firma One-Shot: al servicio del departamento de RRHH

Pensar que, únicamente las grandes empresas tienen la necesidad de automatizar los procesos relacionados con la gestión de sus plantillas, es un error. Las pequeñas y medianas empresas son una parte importante del nuevo panorama laboral, y aunque su estructura y sus recursos sean diferentes, también evolucionan. En esta realidad es donde la tecnología cede su papel protagonista a los servicios que se derivan de la aplicación tecnológica: soluciones flexibles que se adaptan a los nuevos profesionales, fáciles de integrar, intuitivas y accesibles para cualquier tipo de empresa sin importar su tamaño.

Las nuevas modalidades de trabajo, y la evolución de un profesional que interactúa y colabora en el mundo digital, han sido los principales factores que se han tenido en cuenta para desarrollar una solución al servicio del departamentos de recursos humanos. Firma One-Shot es un servicio innovador desarrollado por Uanataca, que facilita la firma digital de documentos mediante certificados digitales de un solo uso a cualquier empleado que disponga de un ordenador, smartphone o tablet. Desarrollado para empresas de cualquier tamaño, puede ser implementado sin la necesidad de realizar una inversión inicial, y con una modalidad de pago por uso que libera a las empresas del coste de una tarifa mensual fija que, en la mayoría de los casos, suele ser muy elevada y no se corresponde con el consumo real de pequeñas y medianas empresas.

¿Cuáles son las ventajas del servicio Firma One-Shot en las nuevas modalidades de empleo? 

Teletrabajo, gig economy, smart working … si algo tienen en común es la ruptura de esquemas del antiguo modelo laboral, orientando la prestación del servicio hacia un concepto más flexible y más dinámico. Constituyen nuevas formas de relacionarse, que demandan soluciones innovadoras y específicas como Firma One-Shot, un servicio virtual, móvil y 100% online adaptado a las necesidades actuales.

➤ Teletrabajo: esta modalidad que permite al empleado trabajar en un lugar diferente a la oficina, conlleva la disposición por parte de la empresa de los medios necesarios para poder desempeñarlo. Con el servicio Firma One-Shot, es posible firmar cualquier tipo de documento digital desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar, no siendo necesario desplazarse a la oficina.

➤ Gig economy: la economía de los pequeños encargos está transformando el mercado laboral.  En esta relación esporádica, el  proceso de onboarding se convierte en una operación frecuente en el departamento de recursos humanos. El servicio Firma One-Shot agiliza el proceso, emitiendo certificados digitales de un solo uso para firmar digitalmente el contrato de colaboración del proyecto.

➤ Smart working: es la evolución del teletrabajo, ya que además de hacer uso de las nuevas tecnologías para decidir el lugar de trabajo, se apoya en ellas para conseguir flexibilidad horaria, dando al empleado mayor autonomía para adaptar su jornada.   El servicio Firma One-Shot está disponible siempre que se necesite, lo que lo convierte en el aliado perfecto para recursos humanos. No importa la hora en la que el empleado esté trabajando, los documentos electrónicos se pueden enviar para su firma a cualquier hora, garantizando la flexibilidad de elección horaria que define a esta modalidad. 

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