Menos es más: cómo optimizar tu negocio con “Metodología Lean + Tecnología”

La rapidez con la que se están produciendo los cambios en el entorno hace que los negocios deban replantearse su modelo y ser más flexibles, ágiles y eficientes que nunca. Para lograrlo, la metodología Lean asegura que, aplicando sus 5 principios, es posible ser más productivos con menos recursos. 

No dejes de leer este post para conocer los principios Lean que te ayudarán a optimizar tu negocio y cómo algunas tecnologías como la firma electrónica puede aportar valor añadido y mejorar tus resultados. 

¿Qué es la metodología Lean y dónde puede aplicarse?

El método Lean tiene su origen en Japón, en el seno de la cadena de producción de Toyota, uno de los mayores productores de la industria automovilística. Los principios de esta filosofía se basan en eliminar cualquier gasto innecesario para maximizar la creación de valor. Para lograrlo, es necesario deshacerse de aquellas actividades que no aportan valor al proceso o al cliente, las denominadas mura, muri y muda. El primer concepto representa la variación provocada por falta de estandarización, el segundo la sobrecarga y el tercero sería el desperdicio o actividades inútiles. 

Si hablamos en términos de beneficios, esta filosofía innovadora de gestionar procesos contribuye a la mejora de la productividad y del rendimiento de la empresa, incrementa los niveles de satisfacción del cliente y reduce los costes y la necesidad de inventario. 

Dentro de los procesos, el pensamiento Lean se ha orientado mucho más en optimizar los sistemas de producción aplicando metodologías y herramientas propias del Lean Manufacturing, también conocido como Lean Production. No obstante, su éxito en la mejora de la competitividad ha demostrado que esta metodología es un factor imprescindible para el crecimiento y la supervivencia empresarial, por lo que no ha tardado en exportarse a otras industrias, y lo ha hecho de forma transversal a todas las áreas de las empresas. 

Como resultado, han surgido diferentes interpretaciones del Lean Manufacturing fuera del aspecto productivo. En el plano de la gerencia y gestión empresarial, el Lean Management viene a ser una evolución de la filosofía Lean que pone el foco en la ejecución de la organización, siempre apoyada en el concepto de mejora continua. 
La cultura Lean también permite desarrollar negocios y productos. Con el método Lean Startup, basado en el “aprendizaje validado”, se puede ir verificando poco a poco las hipótesis antes de tener el producto final, aumentando las probabilidades de éxito de un negocio. 

Principios básicos de la metodología Lean

En este contexto, la metodología Lean se articula sobre 5 principios que se pueden aplicar para mejorar cualquier negocio:

1. Identificar oportunidades y generar valor. Este principio es esencial. El producto o servicio debe ser algo que el cliente desee y por el que esté dispuesto a pagar. 
2. Mapear la cadena de valor. El valor es el resultado de la suma de una serie de actividades y operaciones. Hay que realizar un análisis estructural de todas las fases implicadas en la producción y comercialización, identificando las fuentes de desperdicio para poder minimizarlas o incluso eliminarlas. 
3. Mantener un flujo continuo. Para ello hay que identificar los cuellos de botellas y aliviarlos, distribuir la cantidad de trabajo evitando el multitasking y la saturación y eliminar obstáculos.
4. Establecer un sistema pull. Es decir, solo se inicia un nuevo trabajo cuando haya una demanda que lo justifique y se tenga capacidad disponible, al contrario que el método push, en el que se empuja el producto en el mercado sin que exista demanda. 
5. Buscar la mejora constante. El objetivo es optimizar continuamente cada proceso persiguiendo la perfección. El foco debe estar en la mejora de actividades que generan más valor al mismo tiempo que se desecha la mayor cantidad posible de desperdicios.

La tecnología debe aportar valor añadido al proceso, al cliente o a ambos

Lean no es un manual estándar de procesos. Más bien es un planteamiento cultural, una forma diferente de ver y hacer las cosas. Dentro del conjunto de técnicas y herramientas, la digitalización y el uso de tecnologías aplicadas a los procesos puede convertirse en un factor clave para trasladar con éxito el enfoque Lean a las actividades del negocio. 

Siguiendo los fundamentos de la filosofía Lean, es posible afirmar que demasiada tecnología no sirve. En general, la tendencia de las organizaciones consiste en adoptar de forma masiva tecnologías existentes y emergentes sin valorar si realmente son necesarias. 

Es fundamental buscar el equilibrio entre tecnología, filosofía y cultura. Alineados con los principios básicos de la metodología Lean, la tecnología aplicada debe aportar valor al proceso o al cliente y deshacerse de actividades inútiles o poco productivas. Como ampliaremos a continuación, las soluciones de firma electrónica de Uanataca hacen que los procesos sean más eficaces, más productivos y con menor coste. 

Soluciones de firma electrónica de Uanataca: menos esfuerzo y mejores resultados 

Las soluciones de firma electrónica de Uanataca comparten los principios básicos de Lean, asegurando que con su uso: 

- Generarás valor: para generar valor es necesario orientar el negocio al cliente y no a la inversa, Las soluciones de firma de Uanataca están diseñadas para ofrecer la mejor experiencia al cliente antes, durante y después de la firma. 
Una experiencia digital de principio a fin, su seguridad y su usabilidad son valores diferenciales de las soluciones de Uanataca que colocan al cliente en el centro. 

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- Desecharás las actividades que no aportan valor, y podrás liberar recursos para dedicarlos en aquellas que sí lo hacen. 
En los procesos de firma en papel existen muchas tareas improductivas que no aportan valor alguno, pero sí consumen recursos, por ejemplo, la impresión de los documentos.  Por el contrario, la firma electrónica es un proceso paperlesscon valor en toda la cadena y para todas las partes: del lado de la empresa se agilizan procesos, se reducen costes y el impacto ambiental; por su parte, el usuario evitará desplazamientos innecesarios y podrá firmar desde cualquier lugar y en cualquier momento. 

- Eliminaras las tareas repetitivas y aquellos puntos críticos donde se suelen producir los cuellos de botellas, o al menos aliviarlos. Con frecuencia, en los procesos de firma en papel, la necesidad de personación física suele ralentizar el flujo y retrasar el momento de la firma. Este cuello de botella puede acarrear pérdidas considerables en la empresa. Con la firma electrónica, los documentos se pueden firmar al instante, incluso si los firmantes están en diferentes países. 

En conclusión, la metodología LEAN facilitará a las empresas la evolución hacia un modelo de gestión más avanzado.  Sin duda, la reducción de residuos, la mejora de la calidad y la eliminación de inventarios  permitirá trabajar mejor, más rápido y más fácil. Además, si tu objetivo es aumentar la productividad de tu empresa, la transformación digital es la clave.