La primera impresión sí es la que cuenta: cómo tener éxito en el onboarding de empleados

El entorno laboral evoluciona para adecuarse al mundo en que vivimos. En este nuevo ecosistema, las empresas que quieran ser consideradas y capaces de retener el talento no deben centrar el proceso de onboarding solo en la parte operativa, sino convertirlo en una verdadera experiencia para los nuevos miembros del equipo.

Si quieres lograr la integración completa del empleado a tu empresa y a su nuevo puesto, te recomendamos una serie de pautas y herramientas que te permitirán optimizar el onboarding en tu negocio. 

¿ Por qué resulta vital para las empresas mejorar el onboarding de sus empleados ?

En una empresa, el onboarding de empleados es un proceso amplio. Incluye desde actividades operativas como el propio momento de la firma del contrato hasta aspectos más individuales como el acercamiento a la filosofía y valores de la empresa. 

Si centramos el onboarding solo en la parte operativa y no hacemos de él una verdadera experiencia, corremos el riesgo de sufrir una fuga de talento e incluso una pérdida de productividad que, a largo plazo, puede resultar perjudicial para el negocio. A continuación enumeramos algunos de los beneficios de optimizar en onboarding en un negocio:

AUMENTA LA TASA DE RETENCIÓN Y LA PRODUCTIVIDAD

Según datos de Brandon Hall, las organizaciones con un sólido proceso de incorporación logran mejorar en un 82% la fidelización de nuevas contrataciones y en más del 70% la productividad. En definitiva, cuando los trabajadores están cómodos y adaptados son más productivos. 

REFUERZA EL EMPLOYEER BRANDING

Por otro lado, el informe ‘State of the American Workplace’, Gallup indica que solo el 12% de los empleados afirma estar totalmente de acuerdo acerca del buen trabajo que su organización hace a la hora de incorporar nuevos empleados, lo cual supone una importante pérdida de reputación de cara al talento interno y externo.

El nuevo empleado valora positivamente que mientras dure su integración se les oriente y se le brinde todo el apoyo necesario. Algunas prácticas como la asignación de un mentor harán que su proceso de incorporación sea más fluido y menos traumático. 

REDUCE LOS COSTES DE CONTRATACIÓN

Ampliar la plantilla en cualquier empresa supone un coste sumamente elevado. Evitando que los empleados abandonen su puesto de trabajo, la empresa ahorra al no tener que realizar de nuevo procesos de reclutamiento para conseguir un nuevo empleado. 

Objetivos principales de un proceso de onboarding 

- Asegurar que el candidato se incorpora finalmente a la compañía y que no se desvincula del proceso en el último momento. Adaptarse a un nuevo puesto de trabajo no siempre es fácil, y menos sin la orientación adecuada. Según un estado elaborado por Equifax Workforce Solutions, el 40% de las personas abandona su empleo en el primer mes tras su incorporación y un 10% antes de su primer aniversario. En gran parte, esta fuga precoz se debe a procesos de onboarding ineficientes o a la falta de estos.   

- Conseguir que su experiencia sea memorable durante todo el proceso de onboarding. La incorporación de los nuevos empleados al equipo ha dejado de ser un evento de un par de días a convertirse en un proceso que comienza incluso antes de la contratación y que se alarga hasta la completa adaptación a la organización. 

- La personalización es la clave para lograr la mejor experiencia. No se trata de realizar un plan de inducción para cada empleado, pero sí para tu negocio. En cada fase del onboarding, el empleado debe obtener una experiencia orientada a sus necesidades: un detalle de bienvenida su primer día, la asignación de un “buddy” que le acompañe o el acceso a herramientas digitales que faciliten su día a día. 

- Acelerar la curva de aprendizaje, necesaria para que el nuevo empleado alcance altos niveles de desempeño en el menor tiempo posible. La curva de aprendizaje es fundamental en la incorporación de un colaborador. Se centra en la especialización de los empleados, favoreciendo a las empresas al incrementar la productividad en el entorno de trabajo, reduciendo tiempo y costes. 

5 tendencias para un onboarding exitoso en 2022

Para llevar a cabo un proceso de onboarding exitoso, los expertos en gestión de personas coinciden en la necesidad de implicar a toda la empresa, incluido los ejecutivos senior. Otra de las claves es el acompañamiento de un buddy. La tecnología también juega un papel muy importante en un nuevo estilo de gestión del proceso de incorporación. A continuación, ampliamos estas tendencias y abordamos otras que resultan imprescindibles en la definición de los nuevos procesos de onboarding:

1. La figura del Buddy 🙋‍♀️
Junto a la ilusión y expectativas de los primeros días en un nuevo lugar de trabajo, vienen también el miedo y otras emociones que hacen necesario un apoyo y una guía. Aquí es donde aparece la figura del buddy, es decir,  un compañero del equipo o incluso de otra área que ayude con los procesos operativos o resuelva las dudas del recién incorporado. 

Gracias al buddy los nuevos empleados se sienten acompañados y comienzan con actitud positiva su nueva aventura y, a la larga, mejora su rendimiento. El Buddy se convertirá en un trampolín que impulsará aspectos importantes como el team building, además favorecerá la mejora del employeer branding. 

2. Implicación más activa de la dirección ejecutiva 🔗
Los ejecutivos senior tienen un papel clave en inspirar y motivar a los nuevos empleados desde el primer momento. Su función principal es la de liderar el equipo y nadie mejor que la dirección para ayudar a las nuevas incorporaciones a entender el propósito global de la organización y a alinear los objetivos empresariales con los de los propios empleados. 

3. Transformación digital en el onboarding 🚀
La tecnología está asumiendo una función central en el desarrollo y la medición del onboarding. No se trata únicamente de colgar los documentos en la plataforma corporativa, se trata de digitalizar lo operativo y humanizar lo importante. 

En el ámbito de la acogida online de los nuevos empleados, son varias las tendencias que están comentando a implementar las compañías, por ejemplo la aplicación de la gamificación. Según los expertos, aplicar técnicas de gamificación son prácticas motivadoras y que facilitan la socialización. 

Otra de las tendencias destacadas es dotar al empleado con su propia identidad digital mediante la emisión de un certificado digital. Esta herramienta facilita al empleado una identidad segura y confiable con la que podrán autenticarse en cualquier sede electrónica y realizar un gran número de trámites cotidianos sin desplazarse. 

En el momento de decidir qué tipo de certificado digital -cualificado o no cualificado- es más adecuado para los empleados, es necesario valorar las garantías que este ofrece. Aunque ambos tipos de certificados están definidos en eIDAS ( Reglamento (UE) No 910/2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza), solo los certificados cualificados aportan mayores garantías, como las relativas a la información contenida en el certificado. 

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4. Facilitar procesos administrativos gracias a la firma electrónica 👩🏾‍💻
Actualmente, empresarios y trabajadores se comunican, cada vez más, por vías telemáticas. Un ejemplo de ello es la firma electrónica, con la que se pueden firmar documentos más rápidamente y beneficiarse de sus ventajas. Por ejemplo, la integración de la firma electrónica en el proceso de onboarding facilita a todas las partes la firma de cualquier tipo de documento, como contratos laborales, compromisos de confidencialidad, certificados de entrega de material, entre otros.  

Uno de los errores más populares es pensar que la firma electrónica es una herramienta que solo puede ser aprovechada por los empleados que están fuera de las oficina. Incluso para aquellos empleados en modalidad 100% presencial, la firma electrónica ofrece ventajas respecto a la manuscrita: minimiza el papeleo, reduce el consumo de papel -un aspecto muy importante para la generación Y y Z que constituyen gran parte de la población activa- y agiliza el proceso de firma, lo que contribuye a ahorrar tiempo. 

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Lista de imprescindibles de una solución de firma electrónica para onboarding

- La mejor experiencia de firma: es necesario que se priorice la usabilidad, facilitando la firma electrónica de documentos de forma sencilla e intuitiva sin necesidad de tener conocimientos previos. 

- Máximas garantías: solo la firma electrónica basada en certificados digitales cualificados ofrece las máximas garantías legales. 
- Un modelo flexible y escalable: a medida que las compañías crecen, sus necesidades cambian. Valora que el proveedor pueda ofrecerte servicios complementarios o capaces de lograr una cobertura 360 º.
- Fácil integración: la integración de una solución nunca debería ser traumática. Por ello, ten en cuenta solo aquellos servicios que se integran de forma sencilla en tus sistemas y que cuenten con el soporte oportuno por parte de profesionales. 
- Soluciones adaptadas para empresas: confía la digitalización de tu negocio a proveedores que te ofrezcan soluciones específicas en respuesta a necesidades reales en el nuevo entorno empresarial, caracterizado por la demanda de servicios ágiles, versátiles y accesibles desde cualquier lugar. 

En definitiva, en el mercado es posible encontrar diferentes soluciones de firma electrónica. Es necesario que la solución ofrezca la mejor experiencia de firma y además, las máximas garantías, ya que se están tratando documentos que contienen datos personales y, en algunos casos, datos sensibles de los trabajadores. 

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5. Mejoras en el uso de los datos 📈
El uso de los “analytics” y “big data” en el onboarding también son tendencia. Son cada vez más utilizados para medir el impacto y la efectividad del proceso. Las empresas los utilizan para evaluar la primera impresión de los empleados, su experiencia con todo este proceso y para el análisis predictivo.

En definitiva, la incorporación integral de un trabajador depende de muchos factores y cada persona lo completará de forma muy diferente. En el aspecto más operativo, el plan de onboarding finaliza cuando el trabajador sepa hacer por sí mismo lo que necesite en su día a día. En cambio,  sentirse como parte de la organización e interiorizar la cultura es independiente de cada persona. 

Jugará un papel importante la definición de un plan de onboarding orientado a brindar la mejor experiencia y el uso de herramientas digitales que permitan desarrollar el talento, mejorar la productividad y servir como nexo eficaz entre empleado y empleador.