Soluciones tecnológicas que debes conocer para digitalizar los procesos de firma en tu negocio

Son muchas las ventajas de la digitalización de los procesos de firma en los negocios. Pese a ello, la falta de soluciones adaptadas para las empresas impide que muchas de ellas puedan usar la firma electrónica de forma transversal en todas sus áreas. 

En este artículo presentamos 3 soluciones de firma electrónica diseñadas para digitalizar con éxito los procesos de firma en cualquier empresa. Y para despejar algunas dudas, aclaremos ciertas cuestiones generales sobre el uso y las garantías de la firma electrónica.

La firma electrónica: el primer paso para digitalizar tu empresa

Digitalizar los procesos de firma significa usar algunas tecnologías digitales con el fin de convertir los procesos tradicionales de firma en papel en otros más eficientes, más productivos y con una mejor experiencia de usuario. 

En efecto, las principales características de una empresa con procesos de firma digitalizados de forma exitosa son:
- Reducción de costes: la firma electrónica es una herramienta 100% paperless. Una vez implementada, la empresa puede ahorrar costes de impresión y asociados, así como los asociados al archivo físico de los documentos. 
- Mejora de procesos: el uso de la tecnología está orientado a eliminar, simplificar y automatizar tareas repetitivas, alcanzando altos niveles de eficiencia. 
- Orientación hacia el cliente: la firma electrónica ofrece una experiencia 100% digital, alineada con las nuevas necesidades de un cliente cada vez más digital. 
- Incremento de la productividad: la firma electrónica permite ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia de los empleados, incrementado la productividad. Los empleados pueden dedicar más horas a tareas más productivas, logrando mayores ventas en general. 

3 soluciones tecnológicas para digitalizar con éxito los procesos de firma en tu negocio

1.- Firma One-Shot: firma contratos con tus clientes en línea y con las máximas garantías

En general, cualquier tipo de contrato puede firmarse con firma electrónica, desde contratos laborales hasta contratos de compraventa mercantil. 

En el caso de contratos celebrados con clientes, la herramienta escogida resulta determinante, bien sea para tener éxito en el cierre de las ventas o bien por la particularidad de su función sobre el consentimiento de las partes. Por tanto, es necesario escoger una solución de firma adaptada a las necesidades de las empresas.

Son varios los requisitos que debe cumplir la solución de firma electrónica: integración sencilla, un modelo flexible y escalable, la mejor experiencia de cliente y las máximas garantías tanto de la herramienta como del proveedor. 

Teniendo en cuenta las necesidades actuales de las empresas, Uanataca ha diseñado Firma One-Shot, la firma de un solo uso con certificado digital. Los clientes firman en línea y con rapidez con las garantías de la firma con certificado digital, sin necesidad de que ya dispongan de uno.  

En el contexto actual, la transformación no solo está en el lado de las empresas, también hay una evolución de la forma en la que los consumidores compran. Desde las empresas, se debe poner las cosas fáciles al cliente con soluciones digitales alineadas con sus nuevos hábitos, como Firma One-Shot con Vídeo ID. 

La firma de créditos al consumo, contratos de alta de línea y contratación de pólizas de seguros son ejemplos de aplicaciones prácticas de la Firma One-Shot, pero no los únicos. Te invitamos a que los descubras aquí. 

2.- Firma Automatizada: firma de grandes volúmenes de documentos

En la mayoría de las empresas, uno de los principales inconvenientes de la firma manual de grandes cantidades de documentos es el consumo excesivo de recursos, como por ejemplo todas las horas dedicadas por los empleados. Pero no es el único, también debemos contar con el factor del error humano, impactando directamente en la calidad del producto o servicio y, en consecuencia, en las ventas. 

La automatización consiste en mecanizar tareas repetitivas, eliminando los inconvenientes de los procesos manuales. Aunque el concepto de automatización es diferente al de digitalización, ambos son complementarios y comparten el objetivo de mejorar la prestación de los servicios. Por ejemplo, en el caso de grandes volúmenes de documentos o transacciones electrónicas, es posible digitalizar la firma y automatizar el proceso, ahorrando tiempo y recursos. 

Existen numerosos casos de procesos de firma que pueden automatizarse. Por ejemplo, en el sector educación, la Firma Automatizada permite firmar de forma masiva Actas, registros o incluso Títulos Universitarios. Desde CUNEF, universidad especializada con una larga trayectoria internacional, lograron automatizar con éxito la firma de sus Títulos Universitarios. Descarga aquí su caso de éxito.  

3.- Firma Interactiva: firma electrónica para empleados desde cualquier lugar y en cualquier momento

La transformación digital ha impulsado nuevos modelos de trabajo con base tecnológica y formatos cada vez más digitales, permitiendo que empresas de cualquier tamaño comiencen a implementar protocolos de trabajo en remoto o en formato híbrido.

En cualquier caso, las empresas necesitan soluciones tecnológicas flexibles y escalables que les permitan adaptarse con rapidez a los cambios del entorno. 

La Firma Interactiva es una solución de firma electrónica diseñada para que los empleados puedan firmar cualquier tipo de documento o incluso transacciones con certificado digital. De forma sencilla, la firma de todo tipo de documentos puede realizarse desde cualquier dispositivo, lo que supone una gran ventaja para todos los empleados, desde los que estén trabajando en remoto como aquellos que estén en la oficina. 

¡No permitas que la firma en papel frene la actividad de tus empleados! Contacta con nosotros y te facilitaremos asesoramiento personalizado.  

Todo lo que necesitas saber sobre firma electrónica

⚖️ ¿Es legal firmar un contrato con firma electrónica?  La respuesta más sencilla es sí:  firmar un contrato con firma electrónica es legal .

El reglamento eIDAS (Reglamento (UE) No 910/2014 del Parlamento Europeo relativo a la identificación electrónica y servicos de confianza) establece en su artículo 25 que no se pueden denegar los efectos jurídicos de una firma electrónica por el simple hecho de ser electrónica, ni tampoco pueden rechazarse las firmas electrónicas en procedimientos judiciales. Por tanto, desde el momento en que se utiliza la firma electrónica en un contrato es válido. 
En cuanto a su calidad probatoria, esta depende del tipo de firma electrónica escogida. Si te interesa saber más sobre la calidad probatoria de los 3 tipos de firma electrónica en un proceso judicial, lo explicamos en este artículo. 

🔐 La información contenida en los documentos firmados, ¿es completamente confidencial? Sí, todos los servicios de Uanataca garantizan la confidencialidad de la información. 

Durante el proceso de firma, los documentos nunca salen de la empresa, no permitiendo reconstruirlos fuera de la empresa.
En el proceso de firma, lo que realmente se firma no es el documento en sí, sino el hash, que es un algoritmo matemático que se genera a partir del documento. No dejes de leer este post para saber qué es un hash y cuál es su rol en la firma electrónica.  

✔️ ¿Cómo puedo saber si un documento firmado electrónicamente ha sido modificado? Mediante la validación de la firma electrónica. 
Cada vez más las empresas reciben una mayor cantidad de documentos firmados electrónicamente. La validación de la firma electrónica es un proceso completo que permite: 
- determinar la integridad del documento, es decir, garantizar que tras la firma no se ha realizado ningún cambio; 
- la validación del certificado digital y su validez temporal en el momento de la firma; 
- la confianza del emisor del certificado.