Errores frecuentes al escoger una solución de firma electrónica que pueden poner en riesgo tu negocio

La demanda de firmas en formato electrónico se está intensificando. La rapidez y la sencillez de uso siguen siendo los principales argumentos en la elección de una solución de firma electrónica. Pero, a medida que las empresas realizan cada vez más transacciones de forma remota, también deben asegurarse de proteger el proceso de principio a fin y ofrecer las máximas garantías jurídicas. 

Tanto si buscas una solución de firma electrónica para tu negocio o bien ya cuentas con una, te interesa saber cuáles son los errores que tienes que evitar al escoger la solución, así como identificar si debes seguir con la actual. Te lo contamos en este post. 

Porqué la firma electrónica se ha convertido en un factor crítico en los negocios 

Invertir en tecnología es una excelente manera de ahorrar tiempo y esfuerzo. Herramientas como la firma electrónica tienen la finalidad de hacer más eficientes los procesos. También puede ayudarte a automatizar, simplificar o incluso eliminar ciertas tareas, además de ser un valor añadido a la oferta de tu producto o servicio. Por tanto, en el momento de escoger una solución de firma para nuestro negocio, no debemos precipitarnos. 

Si escogemos de forma adecuada, la firma electrónica se convertirá en un elemento esencial para que la empresa alcance los objetivos de crecimiento, evolución y mejora en el tiempo, potenciando su desarrollo, evitando que pierda competitividad y manteniendo altos niveles de consideración por parte del cliente.  

En cambio, si no tenemos en cuenta algunos aspectos fundamentales como la seguridad y las garantías de la firma, corremos el riesgo de exponer nuestro negocio a problemas de diversa índole en función de las carencias del tipo de firma o de la solución escogida.  

En el tejido empresarial, el sector financiero es uno de los más expuestos a las consecuencias derivadas de una mala elección de firma. En España, una sentencia reciente del Tribunal Supremo ha sentado precedentes tras confirmar la sanción impuesta por la AEPD a una entidad financiera ante la falta de diligencia en la identificación de un cliente. Puedes conocer más detalles sobre el caso aquí.  

También encontramos otros ejemplos de sanciones en el ámbito financiero. Es el caso de una sentencia que absuelve a la demandada del pago de un crédito concedido por una empresa, formalizado por medio de un contrato firmado mediante una conocida plataforma comercial. En este post encontrarás la información ampliada. 

En ambos casos, las entidades tuvieron que hacer frente a una sanción económica cuantiosa. A largo plazo, es necesario que sigan trabajando para revertir los daños causados por la crisis de reputación, ya que la reputación y la confianza de los clientes es uno de los activos más valiosos en el sector financiero. 

7 errores frecuentes que debemos evitar al escoger una solución de firma electrónica

1.- Escoger el tipo de firma incorrecto. Existe un tipo de firma adecuado para cada caso de uso. El reglamento eIDAS define 3 tipos de firmas, diferenciados principalmente por sus garantías jurídicas y su nivel de seguridad. De los 3 tipos, la firma electrónica cualificada es jurídicamente la más robusta y la que ofrece mayor calidad probatoria.

Le sigue la firma electrónica avanzada, que ofrece un nivel intermedio de seguridad. Es muy adecuada en aquellos casos donde se necesite gozar de valor jurídico y probatorio pero no sea necesario el máximo nivel. 

En cuanto a la firma simple, se sitúa en el nivel más bajo de seguridad y la que menos garantías jurídicas aporta. Es el tipo de firma más básico y no permite la vinculación de la firma con el firmante. 

En la siguiente tabla podrás ver con más detalle las diferencias entre los 3 tipos de firmas: 

Puesto que la firma electrónica es el medio para dotar de valor legal y calidad probatoria a los documentos, es necesario analizar el caso de uso y valorar el nivel de riesgo que estamos dispuestos a asumir. 

2.- No valorar las garantías particulares del proveedor ni su experiencia. En algún momento y para determinados casos como la presentación de la firma electrónica en un proceso judicial, es posible que necesitemos el soporte del proveedor mediante documentos adicionales.  

Uanataca, como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza  con una sólida trayectoria, pone a disposición de sus clientes de servicios de firma electrónica cualificada dictámenes oficiales para su presentación en juicio. De esta forma se convierte en el aliado de confianza frente a posibles litigios. 

3.- Contratar una solución muy compleja y difícil de usar. Si el sistema de firma utilizado no puede ser usado por los usuarios de forma sencilla, no se alcanzarán las metas con eficacia, eficiencia y satisfacción en un contexto de uso específico. 
Las consecuencias pueden ir desde pérdidas significativas en el ratio de conversión de clientes hasta retrasos en la firma de proyectos que puedan ser críticos en el desarrollo de la empresa. 

4.- Escoger una solución no escalable y con tarifas estándar. El contexto actual requiere de soluciones flexibles que permitan a las empresas reaccionar con rapidez ante los cambios en el mercado y desarrollarse de forma fluida. Pero las soluciones de firma electrónica no escalables pueden frenar el crecimiento del negocio de forma brusca. 

Las soluciones escalables de Uanataca confieren la habilidad de reaccionar y adaptarse sin perder calidad en los servicios. ¿Cómo se logra? Con diferentes tipos de firma y servicios complementarios, que se van adaptando a cada caso de uso. 

A la ventaja de ser escalables hay que sumar el modelo de pago por uso. Lejos de las tarifas estándar, con este sistema se paga solo por lo que realmente se consume, permitiendo a las empresas tener un mayor control sobre los costes. 

5.- No garantizar la protección de la información. En los documentos firmados pueden existir diferentes datos de carácter personal y/o sensibles que deben ser protegidos. Un ejemplo lo encontramos en el sector sanitario, donde a diario se manejan datos sensibles de los pacientes. 

En cualquier caso, es necesario prevenir y evitar la divulgación no autoriza de la información. Para ello, cuenta solo con soluciones que garanticen la máxima confidencialidad: soluciones como las de Uanataca, que no permiten reconstruir los documentos firmados fuera de la empresa.  

6.- Que la solución no sea compatible. Se deben evitar soluciones que no permitan la comprobación de identidad, autenticación y verificación de la autoridad del firmante de un documento electrónico.  

7.- No cumplir con la normativa. Los servicios de confianza eIDAS son aquellos integrados y auditados bajo el Reglamento Europeo Nº 910/2014 (eIDAS) Su uso ofrece las máximas garantías, amparados bajo el marco normativo de confianza. 

En conclusión, de la elección de una solución de firma adecuada depende en gran medida el crecimiento del negocio. Es importante no buscar solo la rapidez, también las garantías jurídicas sin renunciar a la mejor experiencia de usuario. 

Un proceso de firma bien diseñado, respaldado por servicios de confianza regulados según eIDAS, no solo previene riesgos legales, sino que los reduce. Asimismo, las soluciones adaptadas a las empresas favorecen el desarrollo de los negocios mediante la eficiencia, la eficacia y el deleite del usuario con experiencias memorables.