10 razones para cambiar a la firma electrónica

La firma electrónica ha experimentado un verdadero auge en la actualidad, convirtiéndose en una herramienta clave para la transformación digital de cualquier negocio. Pero a pesar de sus ventajas, algunas empresas permanecen ancladas al pasado y se resisten a abandonar el papel. 

En este artículo identificamos los riesgos a los que se exponen los negocios con procesos de firma en papel y te damos 10 argumentos clave para pasarte a la firma electrónica hoy mismo.

Riesgos de no sumarse a la digitalización de los procesos de firma

La constante evolución de la tecnología y el mercado exigen que las empresas cubran las necesidades tecnológicas, cada vez más cambiantes, de clientes y agentes implicados en su actividad.

Aquellos negocios que rehúsan o demoran la digitalización de sus procesos de firma corren el riesgo de perder su capacidad competitiva y de ver como se reduce drásticamente su actividad, con las consecuencias que ello implica. Según un informe de IMD University, 4 de cada 10 empresas españolas, en su mayoría pymes, pueden dejar de existir en los próximos cinco años por no afrontar la digitalización. 

Para un negocio, mantener los procesos de firma en papel conlleva unos gastos muy elevados que incluyen gastos de material, de mantenimiento de equipos y de envío, entre otros. Más allá de estos gastos, en su mayoría prescindibles, el papel es un recurso altamente contaminante y las empresas que no reducen su consumo se arriesgan al desgaste de su marca. 

Otro de los riesgos inherentes a la firma manuscrita es el de sufrir retrasos en el cierre de ventas o acuerdos cruciales para el negocio. El proceso de preparación y envío de los documentos impresos pueden provocar importantes demoras que perjudiquen la actividad empresarial. 

De igual forma, en caso de necesitar comprobar la autenticidad de la firma de un documento en papel, se debe proceder a un informe pericial y al cotejo de las firmas manuscritas. Este proceso no es inmediato y además, añade complejidad a la validación. 

Firma electrónica: 10 razones para implantarla hoy mismo

1. Cero papel: prescinde de un recurso contaminante

¿Has pensado alguna vez la cantidad de papel que se consume en todas las áreas de tu negocio? Sin entrar en detalle, algunos estudios afirman que el papel y el cartón representan el 90 % de los residuos que se generan en una oficina. 

Herramientas como la firma electrónica, que nos permiten prescindir del papel, disminuirán día a día los costes inherentes al papel y aumentará el ROI. Según una encuesta realizada por la Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen, el 84% de las empresas afirmaban haber experimentado un aumento del ROI en su proyecto de oficina sin papel.

2. Mejora la gestión documental, incluso en los nuevos modelos de trabajo

La firma electrónica permite realizar una gestión eficaz y eficiente de toda la documentación, evitando a la empresa los problemas de la gestión del papel, como la necesidad de mantener un archivo físico. 

Tras implementar la firma electrónica a la gestión de documentos, se incrementa la productividad, se reducen gastos innecesarios y se facilita la descentralización. 

3.  Reduce gastos y tiempo de gestión

Por un lado, el uso de la firma electrónica reduce gastos que suponen una salida directa de dinero y, por otro, una reducción de tiempo invertido por los empleados en la gestión. Este tiempo se puede redistribuir en otras actividades más productivas para la empresa.

4.  Mejora la experiencia de firma: tu cliente lo valorará

La posibilidad de firmar un documento cómodamente en cualquier momento y lugar es un valor añadido que cubre las necesidades de los clientes, cada vez más digitales y ansiosos de nuevas experiencias.

El servicio Firma One-Shot ofrece la mejor experiencia de firma electrónica, asegurando a su vez las máximas garantías legales, de usabilidad y técnicas. De forma sencilla, los clientes podrán abrir cuentas bancarias, firma contratos de adhesión a servicios y realizar otras operación utilizando su propio certificado digital, sin necesidad de disponer previamente de uno. 
>> Post relacionado: Firma One-Shot: la mejor experiencia de firma electrónica

5. Ciclos más rápidos: agiliza el cierre de ventas y acuerdos

En la mayoría de las empresas, el tiempo es un factor determinante para llevar a término las transacciones y los acuerdos comerciales.
En empresas proveedoras de productos o servicios,  el uso del papel puede retrasar ventas, contrataciones de servicios o cierre de acuerdos que, en numerosas ocasiones, se traduce en pérdida de clientes y de oportunidades.

La firma electrónica permite firmar documentos online, sin restricciones, ofreciendo al cliente un proceso de contratación100% digital, fluido y sin interrupciones. 
 

6. Evita desplazamientos innecesarios, firma desde cualquier lugar

No es necesario desplazarse para firmar electrónicamente un documento. Al contrario que la firma en papel, la firma electrónica permite firma documentos al instante, especialmente aquellos que son urgentes, desde cualquier lugar.

Esta ventaja evita que los trabajadores que trabajan de forma no presencial o aquellos que se encuentran fuera de la oficina por negocios, puedan firmar todo tipo de documentos sin necesitad de acudir a la oficina. 

7. Pluralidad: un tipo de firma adecuado para cada necesidad

El Reglamento eIDAS reconoce 3 tipos de firma electrónica con diferentes niveles de seguridad. 
Gracias a su diversidad, cada empresa podrá encontrar el tipo de firma que mejor se adapta a sus necesidades, determinando qué nivel de seguridad y certeza jurídica necesita en los procesos de su empresa. 

En nuestra Guía de Firma Electrónica para empresas descubrirás las diferencias entre los tipos de firma electrónica, además de pautas para escoger la más adecuada para tu negocio. 

8. Firma electrónica cualificada: máximas garantías jurídicas

Si escogemos el tipo de firma más robusta, no tenemos que renunciar a las máximas garantías legales. La firma electrónica cualificada, la única equiparable a la firma manuscrita, brinda el nivel de seguridad más alto y las máximas garantías jurídicas, evitando situaciones de vulnerabilidad.

En aquellos casos en los que no sea necesario alcanzar el mayor nivel de seguridad pero existan niveles de riesgo altos, Uanataca está en capacidad de proveer firmas electrónicas no cualificadas pero suficientemente robustas y fiables para la ejecución segura de operaciones de negocio. 

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9 ) Validación de firma electrónica: una verificación ágil y fiable

La comprobación de la autenticidad de las firmas manuscritas es un proceso largo y costoso, por lo que solo suele realizarse en caso de litigio. En cambio, el proceso de verificación de la autenticidad y validez de una firma electrónica es ágil, fiable y disponible en todo momento. 

Si has recibido un documento y necesitas constatar la validez de la firma electrónica, puedes hacerlo con el validador de firma gratuito de Uanataca. Y si recibes un algo volumen de documentos que necesites validar, puedes hacerlo de forma automatizada mediante el servicio de Validación de Firmas Electrónicas. No dejes de leer este artículo para conseguir más información. 

10 )Fortalece la imagen de marca 

Una oficina sin papel es una declaración de intenciones, un compromiso con los empleados, con los clientes y con la sociedad. 

Los equipos de las compañías socialmente comprometidas se sienten satisfechos de formar parte de ella. De igual forma, los clientes muestran preferencia por aquellas empresas con las que sienten más afinidad y comparten valores. 

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