¿Cómo conseguir una Apostilla electrónica del Ministerio de Justicia?

El Ministerio de Justicia ha habiitado el servicio gratuito de Apostilla Electrónica para ciudadanos y empresas, permitiendo la legalizacion de documentos públicos de forma remota, sencilla y sin desplazamientos. 

Conoce los diferentes tipos de documentos que pueden apostillarse y cómo presentar la solicitud con certificado digital. 

¿Qué es la Apostilla electrónica? 

La Apostilla o anotación es un método simplificado de legalización de documentos que permite certificar la autenticidad de un documento público para que tenga validez en los países pertenecientes al convenio de la Haya. 

Con el objetivo de tener un sistema más simplificado y digital, el Ministerio de Justicia ha puesto a disposición de la ciudadanía el servicio de Apostilla electrónica para distintos tipos de documentos públicos, un servicio gratuito y online que evita desplazamientos innecesarios. 

Para poder solicitar la Apostilla electrónica de un documento público firmado digitalmente, este debe estar firmado por un sello electrónico oficial. Si el trámite es favorable, el interesado recibirá la Apostilla en soporte electrónico con el documento público vinculado. 

Una vez emitida, la Apostilla electrónica estará disponible para su descarga durante un año. Transcurrido este periodo, el documento público dejará de estar vinculado a la apostilla, sin embargo, su verificación y la validez del sello de la autoridad competente podrá realizarse hasta 25 años después de la fecha de emisión de la Apostilla. 

¿Qué tipo de documentos pueden apostillarse?

Entre los documentos que se pueden apostillar o legalizar están los siguientes: 

- Documentos judiciales: son los que provienen de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado.

- Documentos administrativos: en esta clasificación se encuentran las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, como la certificación sobre la certeza de una fecha o las autenticaciones oficiales y notariales de firmas en documentos de carácter privado.

En el caso de la Apostilla electrónica, los ciudadanos pueden solicitarla para distintos tipos de documentos: Certificado de Matrimonio, Certificado de Nacimiento, Certificado de Defunción, Últimas voluntades y Seguros de cobertura de fallecimientos, además del Certificado de antecedentes penales, Certificado de antecedentes sexuales, así como el Certificado de responsabilidad penal de los menores, entre otros. 

Cómo solicitar la apostilla electrónica con el Certificado digital 

La Apostilla electrónica puede solicitarse de forma 100% online a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia haciendo clic en el siguiente enlace: Acceso a la sede 

1. Identificación mediante certificado digital: el primer paso es identificarse con un documento digital o bien mediante un sistema de contraseña. Aunque existen diferentes opciones, es recomendable identificarse con un certificado digital por varios motivos: 

- el certificado digital, si es cualificado, está considerado como uno de los métodos de identificación más seguros que existen y que ofrecen mayores garantías jurídicas; 

- además, es posible que se necesite firmar electrónicamente en la sede electrónica la solicitud correspondiente o incluso para comparecer una notificación. En este caso, es obligatorio firmar con certificado digital emitido por las entidades oficiales. 

2.- Solicitud de la Apostilla Electrónica: una vez que te has identificado en la sede electrónica, debes seleccionar la opción Solicitudes, situada en el menú de navegación. En el menú donde aparecen las diferentes categorías, selecciona Apostilla de Documentos. Después, deberás completar con tus datos el formulario y cargar el documento que deseas apostillar. Por último, solo faltará enviar la solicitud. 

Una vez enviada, podrás consultar el estado de tu solicitud haciendo clic en el apartado Mis Solicitudes, que encontrarás en el menú de navegación. Puedes volver a acceder a la sede electrónica en cualquier momento que lo necesites solo con tu certificado digital. 

Otros trámites online que puedes hacer de forma rápida y sencilla con tu certificado digital

Con el certificado digital de Uanataca, ciudadanos, autónomos o representantes en nombre de la empresa pueden realizar cualquier trámite o comunicación tanto en la Agencia Tributaria como en la Tesorería General de la Seguridad Social de forma telemática.    

Existen numerosos trámites que se pueden realizar de forma telemática que te permitirán ahorrar tiempo y dinero: 

Trámites que puedes realizar con el Certificado Digital de Autónomo

- Declaración y liquidación IVA (Modelo 303 y 390): este documento se debe presentar mensual o trimestralmente.

- Declaración censal (Modelo 036 y 037): este trámite es necesario para darse de alta como autónomo, modificar datos o causar baja. 

- Notificaciones de la AEAT: los autónomos y las empresas tienen a su disposición estas notificaciones a través de la Sede Electrónica. Cualquier consulta y tramitación podrán hacerla telemáticamente en cualquier momento. 

- IRPF (Modelo 100 y 130): los autónomos deben facilitar sus datos fiscales en el Programa Padre de Hacienda, disponible a través de su web. 

- Certificado de estar al corriente de obligaciones tributarias: en algunos casos como por ejemplo en contratos celebrados con la AAPP es necesario presentar este certificado. Se debe solicitar de forma electrónica mediante un medio electrónico como el certificado digital. 

- Trámites y comunicaciones con el sistema RED: los trabajadores por cuenta propia o autónomos deben darse de alta en el sistema. Este sistema es el único canal de comunicación habilitado entre el autónomo y la Seguridad Social, por lo que es esencial tener acceso a este sistema. 

Trámites que puedes realizar con el Certificado Digital de Representante

- Firma electrónica de documentos y formularios oficiales

- Cumplimentación de datos del censo de población y viviendas 

- Presentación y liquidación de impuestos 

- Consulta y trámites para solicitud de subvenciones 

- Consulta e inscripción en el padrón municipal 

- Presentación de recursos y reclamaciones  

- Actuaciones comunicadas

En el contexto de transformación digital en el que se sitúa tanto la empresa como el conjunto de la sociedad, resulta imprescindible contar con un certificado digital que por un lado mejore la productividad de la empresa y, por otro lado, facilite la vida de las personas.