¿Qué es un sello electrónico (eSeal) y para qué sirve?

El sello electrónico trata de agilizar las transacciones permitiendo su realización en el entorno digital con todas las garantías, con un ámbito de uso que se extiende a todos aquellos procesos que requieren sello de la empresa. 

En este post definimos qué es un sello electrónico, qué tipo de sellos existen y qué ventajas tiene su uso para empresas y entidades. 

Qué es el sello electrónico o sello digital

El Reglamento eIDAS define el sello electrónico como los datos en formato electrónico anejos a otros datos en formato electrónico, o asociados de manera lógica con ellos, que garantizan el origen y la integridad de estos últimos.

Dicho de otra manera, el sello electrónico es el homólogo digital del tradicional sello estampado sobre papel. Sirve para identificar una empresa o entidad, por lo que solo está disponible para personas jurídicas. 

La función del sello electrónico es la de garantizar la integridad y la autenticidad de los documentos sellados por él mediante la información del propio sello. Para ello, un sello electrónico debe estar vinculado a los datos sellados con él, permitiendo que cualquier cambio posterior en los datos se pueda detectar y, a su vez, impidiendo que se pueda crear un sello falso. 

Para evitar los fraudes en los sellos electrónicos se usa un certificado digital cualificado, el cual está vinculado a la creación del sello electrónico. La clave privada única, generada desde la creación del sello, garantiza el no repudio, lo que significa que la entidad no puede negar la autoría del sello electrónico y su asociación al documento en concreto. 

Diferencias entre sello electrónico y la firma electrónica

En ambos casos, su función es la de identificar al firmante de manera inequívoca y asegurar la integridad de un documento. Sin embargo, la principal diferencia entra el sello y la firma electrónica es su titular.  

Según el Reglamento eIDAS, solo una persona jurídica puede crear un sello. Por tanto, el sello electrónico solo puede ser creado por una persona jurídica y la firma electrónica solo puede ser agregada por una persona física. 

Otra de las diferencias más destacable entre el sello y la firma electrónica es la posibilidad de automatizar su creación. Al contrario que ocurre con una firma electrónica, que solo puede ser realizada por una persona,  la creación de un sello electrónico es una acción que se puede automatizar e incorporar en procesos digitales. 

Tipos de sellos electrónicos

El Reglamento eIDAS define tres tipos de sello electrónico:
- Sello electrónico: datos en formato electrónico anejos a otros datos en formato electrónico, o asociados de manera lógica con ellos, para garantizar el origen y la integridad de estos últimos.
- Sello electrónico avanzado: un sello electrónico que cumple los siguientes requisitos del Reglamento eIDAS:

• Estar vinculado al sellante de manera única.
• Permitir la identificación del sellante.
• Haber sido creado utilizando datos de creación del sello electrónico que el sellante puede utilizar para la creación de un sello electrónico, con un alto nivel de confianza, bajo su control.
• Estar vinculado con los datos a que se refiere de modo tal que cualquier modificación posterior de estos datos sea reconocible.

- Sello electrónico cualificado: un sello electrónico avanzado que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de sellos electrónicos y que se basa en un certificado cualificado de sello electrónico.

El certificado de sello electrónico

El certificado de sello electrónico se define en eIDAS como una declaración electrónica que vincula los datos de validación de un sello con una persona jurídica y confirma el nombre de esa persona. 
A su vez, el Reglamento eIDAS distingue el certificado cualificado de sello electrónico como aquel emitido por un Prestador Cualificado de Servicios de Confianza y que se usa para generar sellos electrónicos cualificados. 

Con el sello electrónico, las personas jurídicas pueden identificarse sin la necesidad de añadir información personal de un representante. Esto significa que las personas jurídicas no necesitan utilizar un certificado digital de apoderado o de representante legal para autenticarse. 

Tipo de certificados cualificados de sellos electrónicos de Uanataca

Sello de órgano AAPP- Certificado cualificado de Sello Electrónico de Órgano

Es un certificado electrónico cualificado que acredita el origen e integridad de los datos de un Organismo Público. Permite a una Administración Pública autenticarse y realizar firmas electrónicas en procesos administrativos automatizados. 

Sello de empresa - Certificado cualificado de Sello Electrónico

Es un certificado electrónico cualificado que acredita el origen e integridad de los datos de una persona jurídica. Permite a una persona jurídica autenticarse y realizar firmas electrónicas en procesos automatizados, por ejemplo: generación de recibos, facturas, entre otros. 

Ventajas del uso del sello electrónico cualificado para tu organización

Máximas garantías 🛡️: el sello electrónico cualificado garantiza la autenticidad e integridad de los documentos vinculados al sello digital estampado. De esta forma se consigue una mayor confianza en el origen de un documento al proporcionar un medio para que las personas jurídicas puedan probar tanto el origen como la integridad de un documento.
Seguridad 🔒: este método de autenticación ofrece un plus de seguridad, de forma que se reduce el riesgo de fraude. 
Reducción de costes 📉: sellar los documentos de manera digital y automatizada agiliza los trámites. Todo ello favorece una mayor eficiencia de las tareas empresariales. Así se consiguen unos costes reducidos y un aumento de la productividad debido a la mayor inversión de horas en tareas que realmente aporten valor a la empresa.
Simplificación de uso 👍: se facilita el uso de los servicios electrónicos por parte de las personas jurídicas sin la necesidad de una firma electrónica. El sellado electrónico de los documentos se puede integrar en cualquier proceso, incluido el comercial. De esta forma se asegura que todos los documentos producidos se sellan automáticamente, sin ninguna interacción humana.

Los beneficios del sello electrónico van más allá del uso en la administración electrónica. Su ámbito de uso se extiende a todos aquellos procesos, principalmente de carácter automatizado, que requieren sello o membrete de empresa: presupuestos, facturas, nóminas, extractos bancarios, diplomas universitarios declaraciones de impuestos y muchos otros.

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