Grandes ventajas de la firma digital en la gestión documental

No importa si eres una pequeña, mediana o gran empresa, Todas las compañías, independientemente de su tamaño o sector, generan y reciben documentos a diario. Escoger un sistema de gestión documental eficiente, combinado junto a recursos tecnológicos y soluciones eficaces y digitales, tiene un efecto positivo en su crecimiento empresarial.

Si estás pensando hacer un uso verdaderamente eficiente de toda la documentación de la empresa, en este articulo conocerás los beneficios de integrar la firma electrónica en el sistema de gestión documental de tu negocio.

Características clave de un buen sistema de gestión documental

Tradicionalmente, la gestión documental ha sido entendida como “el conjunto de normas que se aplican para gestionar y administrar los documentos de todo tipo que se crean y reciben en una organización”.

Más allá de su definición, y sin perder de vista el nuevo escenario laboral, en el que se ha impuesto el teletrabajo y las nuevas modalidades de trabajo flexibles, la elección del sistema de gestión documental es crucial para las compañías. Su importancia radica en el papel que desempeña como vehículo de desarrollo, contribuyendo al crecimiento exponencial de la compañía. Pero para que la gestión sea eficaz y eficiente, debe cumplir una serie de requisitos;

? Facilidad de acceso a los documentos: el tiempo es un recurso valioso en cualquier compañía. Un sistema accesible economiza el empleo del tiempo necesario para completar las tareas recurrentes, como permitir la extracción de la información de forma ágil y sencilla.  

? Control de versiones: las diferentes versiones de un mismo documento son una constante en el desarrollo de un proyecto. Un sistema de gestión documental eficaz evita los problemas derivados de tener diferentes versiones documentales paralelas.  

? Seguridad: conocer en todo momento quién accede a cada documento, desde donde se accede y con qué fin.

Problemas con la gestión documental a los que hacer frente durante el teletrabajo.

La dependencia física del papel se convierte en un grave problema en la labor de desempeñar una gestión documental eficiente, que cumpla los requisitos anteriormente detallados.

El teletrabajo, un salvavidas que durante el confinamiento tenía un carácter meramente temporal, ha terminado convirtiéndose en una modalidad permanente en muchos de los negocios que lo implantaron. Han sido numerosas sus ventajas, pero para muchas empresas que mantenían su antiguo sistema de gestión documental en papel, la administración diaria de su documentación se ha convertido en una sucesión de problemas, destacando a continuación solo algunos de ellos, por ser los más comunes.

➢ El teletrabajo y la gestión documental en papel es incompatible: si los empleados y los documentos en papel no comparten el mismo espacio, tareas cotidianas y tan necesarias como la firma de cualquier tipo de documentación y su archivo son muy complicadas de llevar a cabo.

➢ Pérdida de productividad: el resultado de la complejidad, y en algunos casos, la imposibilidad de acceso a los documentos físicos por parte de empleados que trabajan desde casa, retrasa tareas y proyectos, además de disminuir notablemente la productividad.

5 beneficios de la firma digital para la gestión documental

La mala gestión de la documentación empresarial puede acarrear consecuencias graves. Maximizar los recursos tecnológicos, incorporando soluciones eficientes y digitales que generen documentos en formato digital, y elimine las desventajas del escaneo y del uso del papel, reduce el consumo de recursos e incrementa la productividad.

Se pueden conseguir grandes mejoras tras incorporar la firma digital a la gestión de la documentación en el seno de una organización, incluso en las nuevas formas de trabajo. Modalidades no presenciales como el teletrabajo, sortearán algunos de los problemas de la gestión documental de contratos y acuerdos firmados en papel, beneficiándose de sus ventajas y múltiples beneficios.  

Al incorporar la firma digital al sistema de gestión documental, reducimos considerablemente el tiempo que se desperdicia en completar el proceso de firma en papel. Además del ahorro, soluciones como la Firma Automatizada permiten la firma de grandes volúmenes de cualquier tipo de documentos o transacción, siempre garantizando su integridad y su autenticidad, logrando una mayor eficiencia.

Gracias a la firma digital, los empleados, proveedores y clientes podrán firmar documentos sin necesidad de estar o personarse en la sede de la entidad. Esta independencia cada vez cobra más importancia en el nuevo escenario laboral, caracterizado por profesionales que desempeñan sus funciones a distancia.

En las compañías, es frecuente encontrar casos de firma de documentos que requieran el consentimiento de varios firmantes. El aumento del número de firmantes, y en algunos casos, la necesidad de imprimir y firma más de una copia, incrementan la probabilidad de pérdidas de documentación y retrasos en completar el proceso de firma en papel.

En algunos proyectos, la firma inmediata de los documentos es vital para su avance. La integración de la firma electrónica en el sistema de gestión documental permite la firma de documentos sin esperas ni demoras temporales, agilizando el proceso de firma y evitando los tan temidos cuellos de botella.

Al incorporar la firma digital al sistema de gestión documental, eliminamos los costes asociados a la firma en papel en todos aquellos documentos firmados en una compañía, una cifra cuantiosa que se multiplica en departamentos específicos como RRHH o ventas.

Con estos costes, nos referimos tanto a los propios de la generación de documentos, como la impresión y el mantenimiento de los equipos, y a los referidos a la logística, al archivo o incluso a la destrucción de los mismos.

Desde hace unos años, la responsabilidad social empresarial forma parte de las prioridades de las compañías, adoptando medidas e incorporando soluciones que fortalezcan su compromiso con el cuidado ambiental. Aquellos sistemas que cuentan con tecnologías que evitan la impresión contribuyen al logro de una oficina sin papel. Prescindir además del escaneo de los documentos firmados mejora notablemente la eficiencia y libera recursos.  

Firma interactiva de Uanataca. Integra de forma sencilla la firma digital en tu software de gestión documental

La convergencia de la firma digital y los softwares de gestión documental ofrece grandes ventajas. Como resultado de esta unión, se consigue hacer una gestión y administración verdaderamente eficiente de toda la documentación de la empresa, ahorrando tiempo y esfuerzo.

En esta ocasión, recomendamos integrar la Firma Interactiva en la gestión documental de tu negocio por su versatilidad, eficiencia y seguridad. Gracias a esta solución de firma digital, los empleados y usuarios podrán firmar cualquier tipo de documento o transacción desde cualquier dispositivo, generándose en formato digital, lo que facilita su gestión.

La Firma Interactiva de Uanataca es una solución diseñada para que la empresa comience a utilizar el servicio desde el primer momento.  Para ello, se ha eliminado cualquier gasto inicial, así como los costes de alta o servicio. Su accesibilidad se consigue en parte por su facilidad de integración vía API en la mayoría de los software de gestión documental, tanto si es una App o una aplicación web. En ambos casos, la integración de la firma digital se lleva a cabo sin la necesidad de modificar ni el sistema ni el aspecto del gestor, permaneciendo inalterable la experiencia de usuario. 

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? Si estás pensando optimizar la gestión de tu negocio, y necesitas asesoramiento para integrar la firma digital, Uanataca pone a tu disposición un equipo de expertos que podrán resolver tu dudas sin compromiso. Contacta con nosotros escribiendo un correo a info@uanataca.com.