Transformación digital en las empresas: un trabajo en equipo

La elección de las herramientas digitales idóneas y la capacidad para detectar los elementos fundamentales que deben formar parte del plan de transformación digital son las claves que contribuyen al éxito del proceso de digitalización empresarial.

Esta transición, tan crucial en la adaptación de las compañías a su nuevo entorno, debe integrarse en todas las áreas de la empresa e implicar a todo el equipo, asegurándonos de que entiendan y adopten el modelo de transformación digital, ya que serán ellos los que se convertirán en los catalizadores del cambio, primero en la propia organización y después fuera de ella. 

Por qué es tan importante la transformación digital para el trabajo en equipo

La cultura del trabajo en equipo está cada vez más asentada, y su práctica es llevada a cabo en Pymes y grandes empresas. Una vez se toma conciencia que el trabajo en equipo consigue grandes logros, el siguiente paso es interiorizar la evidencia de que la transformación digital, además de simplificar y automatizar las tareas, mejora la colaboración y la comunicación, dos factores inherentes al trabajo cooperativo.

El teletrabajo, recientemente implantado en muchas compañías para garantizar la continuidad de la actividad durante el confinamiento, ha visibilizado el carácter facilitador que tiene la tecnología en la gestión y el desarrollo del trabajo del equipo en entornos no presenciales. Este es un claro ejemplo de como los cambios disruptivos suelen ir de la mano de la tecnología para transformar los esquemas convencionales. Con la vista puesta en el futuro,  cuando los millennials lleguen a ser la mayoría de la fuerza laboral y la digitalización alcance su máximo esplendor, un nuevo modelo surgirá, en el que la tecnología será el recurso colaborativo por excelencia. Todos aquellas empresas que se queden atrás, perderán capacidad productiva, e irremediablemente estarán condenadas a la extinción.

 

Planificando la transformación digital: aspectos que garantizan el éxito

Debemos tener en cuenta que la digitalización de los procesos no es inmediata ni arbitraria. Si queremos asegurarnos la consecución de los objetivos definidos, es primordial definir sus fases y establecer un plan de actuación. En el punto de partida, analizaremos la información asociada a los procesos para localizar aquellos aspectos que debemos tener en cuenta, y que junto a las soluciones tecnológicas, contribuirán al éxito del proyecto. En función de la profundidad del plan, el número de elementos incorporados variará, destacando algunos que son indispensables:

➤ La figura del líder digital

Un 70 % de las empresas que incorporaron en su plantilla a un líder digital afirman que los equipos de trabajo mejoraron sus habilidades. El líder que define y marca el rumbo hacia la digitalización necesita tener conocimientos digitales, solo así será capaz de entender las posibilidades tecnológicas, optimizar recursos y cohesionar al equipo.

➤ Capacitar a los empleados para trabajar de formas nuevas

La transformación digital es una evolución que va acompañada de un cambio cultural en la empresa. Su éxito se multiplica gracias al empoderamiento de los empleados para que abracen este cambio y las novedades que trae consigo, capacitándolos para reforzar nuevos comportamientos y formas de trabajar. 

➤  Colocar el foco sobre el cliente

Es cierto que debemos facilitar el trabajo en equipo, pero igualmente debemos facilitar el trabajo a nuestro equipo. El plan de transformación digital también debe contemplar la digitalización de los puntos de contacto comunes de los empleados con el cliente, y que tienen peso en la valoración que el usuario hace sobre el proceso de compra. Esto explica la conveniencia de digitalizar las operaciones necesarias para aportar valor al cliente.

10 herramientas digitales para mejorar el trabajo en equipo y maximizar la productividad

Tanto las herramientas primarias como aquellas que se implantarán en las fases progresivas del proceso de transformación son factores determinantes en el logro de las metas propuestas. Hemos seleccionado una serie de herramientas básicas que por su adaptabilidad y orientación al trabajo en equipo, se deben incluir en la fase inicial del proceso de transformación digital.

? Comunicación

☛ Microsoft Teams: dispone de funciones de chat y videollamada, y se pueden consultar, compartir y editar documentos de Word, presentaciones de PowerPoint y archivos de Excel en tiempo real.

☛ Slack: esta plataforma te permite crear y organizar diferentes canales de comunicación e integrarlo con otras aplicaciones.

☛ Google Hangouts: es la aplicación de mensajería de Google que te permite realizar llamadas de voz, videollamadas y enviar mensajes.

? Colaboración y gestión de proyectos

☛ Asana: incluye todas las funciones para la planificación y gestión colaborativa de proyectos.

☛ Trello: esta herramienta simplifica la gestión de proyectos y permite el trabajo colaborativo. 

☁️ Acceso y almacenamiento de la información

☛ Google Drive: se pueden almacenar archivos, contenido adjunto en correos electrónicos, o crear una copia de seguridad de fotos y vídeos. 

☛ OneDrive: una plataforma de almacenamiento en la nube que te permite archivar tus documentos y acceder desde cualquier dispositivo. 

☛ Dropbox: esta plataforma es otra opción gratuita para archivar tus documentos de forma segura en la nube.

⌛️ Gestión del tiempo

☛ Sesametime: Esta plataforma está diseñada para adaptarse a las necesidades de las empresas. Los empleados podrán fichar incluso en remoto y crear calendarios de trabajo.

??‍?  Firma documental 

La firma electrónica mejora la relación contractual y hace partícipes a todos los miembros del equipo, convirtiéndose en un proceso colaborativo. Esta solución tecnológica hace posible que todos los empleados puedan completar el proceso de firma con la misma herramienta, contribuyendo así al logro común de optimizarlo. Otra de sus características más valoradas es la seguridad y su sencillez de uso, sin olvidar que es una solución transversal y multisectorial que optimiza el trabajo colaborativo. 

⭐️ Nuestra recomendación ☛ Firma One-Shot

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Destacamos su usabilidad y un manejo intuitivo,  facilitando el uso incluso a aquellos usuarios sin conocimientos tecnológicos previos. Sus cualidades únicas convierten a esta solución en la herramienta polivalente que puede ser utilizada tanto  por los empleados como por los clientes.

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