La facturación electrónica será obligatoria para las empresas españolas

Proximamente el uso de las facturas electrónicas entre las empresas será obligatorio en España. La medida ha sido publicada por La Dirección General de Política Económica en el anteproyecto de Ley de Creación y Crecimiento de Empresas. A falta de la publicación de la normativa técnica, ya sabemos que para poder emitir la factura electrónica las empresas necesitarán un certificado digital que la avale. 

En este post te explicamos en qué consiste la facturación electrónica, qué ventajas te ofrece y cómo puedes implementarla en tu empresa. 

¿Cuándo será obligagoria la factura electrónica?

Desde 2015, en España la factura electrónica es obligatoria para aquellas empresas que tienen algún tipo de trato con la administración pública. En breve, esta obligatoriedad va a trasladarse al resto de empresas. Todavía no hay una fecha exacta, pero sí se han dado unas directrices en el proyecto de ley de cómo será el cambio hacia la facturación electronica. 

El 30 de noviembre de 2021, el Consejo de Ministros aprobó dicho proyecto de ley sobre la obligatoriedad de la factura electrónica para todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos, sin ninguna excepción. Su publicación en el BOE, prevista en los próximos meses, determinará el calendario de implementación. 

📅 Calendario de implementación

Se han previsto distintos plazos de implementación en función del tamaño de las empresas:
• 1ª Fase: Grandes empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros (1 año tras la publicación de la ley) 
• 2ª Fase: Resto de empresas (3 años tras la publicación de la ley).

Esta iniciativa forma parte del Plan de Recuperación y Resiliencia financiado por la Unión Europea. Con la masificación del uso de la factura electrónica se quiere promover la digitalización empresarial y luchar contra la morosidad en las operaciones comerciales, para impulsar el crecimiento empresarial en España.

Además, se establece que las empresas que no cumplan los plazos legales para la implementación no podrán acceder a subvenciones públicas, incluidas las del Plan de Recuperación.

¿Qué es la facturación electrónica o eFactura?

La facturación electrónica es la digitalización de las facturas que los empresarios o autónomos emiten para cobrar la prestación de sus servicios o la venta de sus productos. 
Al igual que la factura en papel, la factura electrónica sirve para justificar ciertas operaciones financieras, con la diferencia de que se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente, lo que representa mayores ventajas.
A efectos legales, tiene la misma validez que las de papel siempre que contengan la misma información que estas, reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Esta normativa establece el cumplimiento de ciertos requisitos que garantizan la legibilidad, autenticidad e integridad de las facturas.

Para que una factura electrónica tenga el mismo valor que una factura en papel es necesario que:

• Se tenga el consentimiento de un sistema de facturación por parte del destinatario.  
• Se garantice la legibilidad de la factura.  
• Se garantice la autenticidad del origen de la factura.
• Se garantice la integridad del contenido de la factura.

En el caso de la factura electrónica, la autenticidad y la integridad se pueden garantizar con un certificado digital cualificado de sello de empresa o sello electrónico.

El certificado cualificado de sello de empresa acredita el origen e integridad de los datos de una persona jurídica. Permite a una persona jurídica autenticarse y realizar firmas electrónicas en procesos automatizados, por ejemplo, la generación de facturas electrónicas. Este tipo de certificado cualificado solo puede ser emitido por un Prestador Cualificado de Servicios de Confianza como Uanataca, que ofrece las garantias particulares de un prestador reconocido conforme a la normativa eIDAS.

>> Post relacionado: Qué es un sello electrónico

Cómo  implementar la facturación electrónica obligatoria en tu negocio

Para instaurar la facturación electrónica obligatoria, es recomendable que primero consultes la web de FacturaE del Gobierno de España, donde podrás aclarar algunas dudas sobre cómo implementar este sistema en tu empresa.

Por lo general, para crear facturas electrónicas solo necesitarás un programa informático como medio que permita su legibilidad y una firma electrónica para poder validar que esa factura la ha expedido tu empresa y no otra. Esto significa que el rol de la firma electrónica en el sistema de facturación electrónica es vital. Por ello, Uanataca ha diseñado la solución Firma Automatizada, un servicio de firma descentralizada y masiva de facturas electrónicas mediante un certificado cualificado de sello de empresa. 

Incorpora la Firma Automatizada a tus facturas de forma fácil. Gracias a un sencilla integración a través de API web RESTful agilizarás los procesos de firma electrónica de facturas, ahorrando recursos y tiempo. El servicio incluye la emisión del certificado digital y su custodia segura para firmar electrónicamente, garantizando al usuario su control exclusivo y la protección de la información.

A la hora de generar facturas, también debes tener en cuenta que se pueden utilizar diferentes formatos. Fundamentalmente se pueden dividir en dos tipos de formatos: estructurado y no estructurado.

La factura electrónica no estructurada es una imagen, por lo que generalmente están destinadas a usuarios particulares. PDF, JPG o TXT.

La factura electrónica en formato estructurado es aquella cuyos datos son generados por el programa de facturación del emisor y son tramitadas a través del sistema informático del receptor de forma automatizada. El formato XML es un ejemplo de formato estructurado y es el mas extendido entre las empresas, además del utilizado por la Administración Pública.

Principales ventajas del uso de la factura electrónica

La factura electrónica supone una mejora en el proceso de facturación, aportando muchas ventajas sobre el modelo anterior.  A continuación enumeramos algunas:

• Digitalizar las relaciones empresariales, donde el tejido empresarial se reinventa y se crean sinergias que benefician a todas las empresas.
• Reducir los costes de transacción permitiendo ahorrar costes de impresión y envío postal que requiere expedir la factura en papel.  
• Reducir el consumo de papel de forma considerable, con el consecuente ahorro económico y cuidado del medio ambiente, que favorecerá la reputación de la marca.
• Ahorrar espacio y costes asociados gracias al archivo digital de facturas, guardándose en el PC o en la nube. Se elimina el gasto asociado al archivo físico así como su custodia y mantenimiento. 
• Acceso rápido y ágil, siendo más sencillo ordenarlas y localizarlas en el sistema. Durante un plazo mínimo de 4 años, las facturas deberán estar accesibles y se podrán consultar y/o descargar con un simple clic.
• Reducir el tiempo al tramitar las facturas y presentarlas al eliminar el envío postal y otras actividades relacionadas con la impresión en papel. 
• Mayor seguridad de envío al enviarse por medios digitales y constar de un certificado electrónico hay menos posibilidades de que se extravíen las facturas y su recepción queda garantizada.

Obligaciones de las empresas

A falta de la publicación de la normativa técnica que regule el nuevo sistema de facturación electrónica, las empresas deberán:

• Expedir y remitir facturas electrónicas con otras empresas y autónomos.  
• Facilitar el acceso, visualización, descarga e impresión de la factura electrónica para los receptores.  
• Mantener el acceso de las facturas electrónicas durante 4 años, aun cuando los destinatarios de éstas hubieren dejado de ser clientes de las empresas emisoras.

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