Top herramientas tecnológicas para automatizar procesos empresariales

Errar es humano y decidir automatizar procesos para evitarlos también. Eliminar o minimizar los errores que hasta el mejor profesional comete y que son un coste para cualquier empresa es solo uno de los beneficios de mecanizar las tareas repetitivas. 

¿ Ya has automatizado tu negocio ?. Tanto si ya lo has hecho en algún proceso de trabajo, como si aún no has eliminado las tareas rutinarias de ninguno de ellos, no dejes de leer este artículo en el que abordamos los beneficios de la automatización e incluimos una selección de las herramientas más populares. 

¿Qué es la automatización de procesos empresariales?. Automatizar vs. digitalizar.

En la definición de proceso empresarial, también conocido como proceso de negocio, destaca el carácter continuo y repetitivo que deben tener las diferentes tareas, pasos o decisiones que se vinculan entre sí para para conseguir el resultado deseado. Si su ejecución es manual, nos encontraremos ante una sucesión de labores desarrolladas por una o varias personas, con actividades dispuestas en un orden específico y con actividades repetitivas.

Frente a las desventajas que conlleva este desarrollo manual, la automatización de procesos sistematiza los procedimientos de trabajo de cualquier negocio para que se lleven a cabo con autonomía y sin la intervención de una persona, liberando al equipo de las tareas rutinarias.

Digitalización vs. Automatización

Digitalizar y automatizar suelen ser procesos complementarios y coexistentes en un mismo negocio, pero en ningún caso son términos sinónimos. Es común confundirlos, ya que ambos procedimientos se apoyan en la tecnología y comparten objetivos, como la mejora de las prestaciones de los servicios o facilitar las condiciones de trabajo, pero su función es diferente. 

En resumen, un proceso puede estar automatizado, pero no necesariamente digitalizado, y viceversa.  

Automatización de procesos: beneficios para tu negocio

Automatizar un proceso que hasta entonces ha sido manual nos asegura reducir costes, tiempo y eliminar los posibles errores humanos, además de ser mucho más eficientes en nuestra rutina en el trabajo. Por ello, la inversión en automatización se ha convertido en una necesidad que retorna con múltiples beneficios, algunos de ellos los abordamos a continuación.

➣ Aumento de la productividad

El equilibrio entre equipo humano y tecnología logra un mayor rendimiento día a día. A medida que se consigue esta armonía, se alcanza un uso tecnológico pleno que optimiza el servicio prestado y los costes de la organización.

➣ Reducción de errores

Incluso los mejores profesionales cometen errores, pero en un negocio el error humano afecta a los costes. No se trata de prescindir del personal para implementar procesos automatizados, consiste en trabajar juntos para mejorar los resultados.

➣ Disminución del tiempo de ejecución

Las tareas realizadas manualmente consumen mucho más tiempo que las automatizadas. En un sistema automatizado, las tareas se programan solo una vez y a partir de ese momento, se repetirá con exactitud y eficacia, reduciendo el tiempo consumido para completarse.

➣ Mejora la comunicación de la empresa

Además de consumir más recursos, los procesos de comunicación manuales pueden provocar la pérdida de oportunidades. Con un sistema automatizado, se evitan interrupciones y pérdida de información relevante en el flujo de la comunicación con el equipo de trabajo y con los clientes. 

¿Qué procesos de negocio se pueden automatizar?

Automatizar los procesos de la empresa permite hacer más fáciles y efectivas las tareas manuales, pero ¿este proceso es exclusivo de unas áreas concretas?.

Normalmente, las compañías buscan herramientas eficaces para automatizar los procesos administrativos, pero olvidan que la automatización puede ejecutarse en todos los departamentos de los negocios y de las instituciones. Como veremos a continuación, ya existen en el mercado herramientas específicas para los procesos departamentales clave, incluso algunas transversales y multisectoriales, como es el caso de la firma electrónica automatizada de Uanataca. 

Aunque no todas las tareas se pueden automatizar, muchas de las funciones que no requieren la creatividad del equipo humano sí pueden ser automatizadas.

📢 Ejemplos de funciones que se pueden automatizar ➱ Crear facturas y albaranes, dar respuesta a correos electrónicos de clientes, realizar pedidos a proveedores o firmar electrónicamente cualquier tipo de documento.

4 herramientas de automatización para ganar tiempo y rentabilidad en tu negocio

Firma electrónica automatizada: la herramienta para firma de manera automática grandes cantidades de documentos

Nóminas, facturación, pedidos, albaranes o contratos de alta de servicios son solo algunos ejemplos de documentos que de forma recurrente se firman casi a diario en las empresas. Si hacemos un cálculo del número de horas que se invierten en su firma, conseguiremos la estimación del gasto derivado de realizar esta tarea de forma manual.

Frente a esta situación, la solución es automatizar la firma electrónica de cualquier documento. La Firma Automatizada de Uanataca, también conocida como firma masiva, ahorra tiempo y libera recursos al firmar grandes cantidades de documentos digitales. Por un lado, ofrece numerosas ventajas a las empresas, como la confidencialidad de la información y una sencilla integración, y por otro, su modalidad de pago por uso la convierten en una herramienta completamente accesible.

De nuevo, destacamos las sencillez de su integración vía API en flujos o procesos de cualquier aplicación BMP, CRM o ERP. Aun cuando el cliente no disponga de ninguna estructura propia, podrá utilizar una aplicación cliente que no requiere integración, permitiendo al usuario conectarse al servicio.

Con esta posibilidad, empresas de cualquier tamaño podrán automatizar sus procesos de firma electrónica sin necesidad de realizar ninguna inversión inicial.  La solución de firma masiva de Uanataca ofrece aplicaciones prácticas para todas las áreas de empresas multisectoriales, como podemos ver en algunos de sus casos de uso. 

CRM: una gestión 360º de ventas, marketing y atención al cliente

Forbes realizó una encuesta a casi 1000 representantes de ventas, y descubrió que los vendedores sólo utilizan el 35% de su tiempo para vender. El resto, es absorbido por tareas administrativas manuales y repetitivas. Por esta razón, y enfocados a mejorar la relación con los clientes, los negocios deciden implementar herramientas CRM o "Customer Relationship Management" (Gestión de la Relación con el Cliente).

El CRM almacena información de clientes actuales y potenciales y sus actividades y puntos de contacto con la empresa, reuniendo datos valiosos para el equipo de Ventas, Comercial y Marketing.

¿ Pero por qué las herramientas CRM se han convertido en factor tan valioso en las empresas?. Principalmente, por la dinamización de los flujos y la constante actualización de la información, accesible para cada uno de los miembros del equipo. Si el cliente es digital, la empresa y su relación con él también debe serlo. En el mercado existen numerosas herramientas CRM, una amplia oferta entre la que poder encontrar la que mejor se adapte a las necesidades del negocio.  

Software de RRHH: la solución para automatizar la administración del área de gestión del talento

El departamento de Recursos Humanos, encargado de todo lo concerniente a la gestión del personal, asume una gran variedad de funciones. Para optimizar su labor, las empresas cuentan con la ayuda del software de RRHH, un programa informático diseñado para optimizar la gestión de las cuestiones relacionadas con la plantilla de una organización.

Tras implementar un software de Recursos humanos, se liberan recursos, principalmente horas del personal que podrán ser invertidas en tareas más productivas. De la misma forma, conseguirán mejorar la productividad, mayor seguridad en el tratamiento de datos, mayor fluidez en la comunicación, sin olvidar la agilidad en el proceso de la toma de decisiones.

SGA: la gestión de logística y operaciones bajo control

Los sistemas de gestión de almacén, también conocidos por sus siglas SGA, son aquellos programas informáticos destinados a gestionar, controlar, optimizar y coordinar la operativa de un almacén.

El almacén de una compañía es uno de los lugares donde más actividad por minuto se concentra, ya que es el punto de entrada y salida de materias primas y mercancías. A medida que la actividad es más frenética, se hace más necesario el uso de un software que permita optimizar y automatizar los procesos del transporte y almacenaje.

Contar con un SGA para la gestión de los almacenes permite a las empresas ofrecer un servicio más transparente y ágil a los clientes, reducir los costes y maximizar la productividad.

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En definitiva, tal vez tu negocio esté entre el 80 % que reconoce que necesita digitalizar su negocio entero para subsistir pero que encuentran un duro obstáculo en la falta de recursos económicos y humanos. Sin embargo, hoy en día esta situación puede ser franqueada. 

Si no se dispone de una infraestructura propia, ni capacidad para tener un equipo humano especializado para esta tecnología, los modelos As A Service son una solución accesible y adaptada a las necesidades reales de los negocios. Si estás pensando en automatizar el proceso de firma electrónica en tu negocio, puedes llamarnos por teléfono al 935 272 290 o escribirnos a info@uanataca.com.

¿ Piensas que en tu negocio sería necesario automatizar uno o más procesos? Déjanos tu comentario en el siguiente formulario⬇️