El papel de la firma electrónica en los mandatos SEPA

La SEPA es un paso de gigante en la integración europea tras la llegada del euro, una pieza fundamental del proyecto unificador para armonizar los sistemas de pagos y cobros bancarios autorizados existentes dentro de la Unión Europea.

En el siguiente artículo ampliamos el concepto SEPA y repasamos la importancia de la firma del pagador y de las ventajas de firmar electrónicamente el mandato SEPA.

¿ Qué es la Zona Única de Pago en Euros de la Unión Europea o SEPA?

La Single Euro Payments Area, más conocida como SEPA por sus siglas en inglés, es la Zona Única de Pago en Euros de la Unión Europea. La SEPA es la zona en la que ciudadanos, empresas y organismos públicos pueden realizar cobros y pagos en euros , siempre y cuando no sean realizados en efectivo, dentro y fuera de las fronteras nacionales con las mismas condiciones, derechos y obligaciones.

En la actualidad, la zona única abarca 36 Estados: los miembros del Espacio Económico Europeo (compuesto por los veintisiete estados de la Unión Europea más Liechtenstein, Islandia y Noruega) junto a Andorra, Mónaco, San Marino, Suiza, Reino Unido y Ciudad del Vaticano Estado.

Desde la perspectiva regulatoria, la homogeneidad de los pagos no realizados en efectivo entre los países de la zona SEPA se logra mediante un único conjunto de estándares y normas establecidos en el Reglamento CE 260/2012. Esta normativa europea establece una serie de requisitos aplicables a los instrumentos de pago sobre los que actúa:

▪ Transferencias bancarias

▪ Adeudos directos

▪ Tarjetas de pago (crédito y débito)

▪ Adeudos directos B2B (Business to Business)

El mandato SEPA: la autorización obligatoria para los adeudos directos y adeudos B2B.

Si bien antes de 2016, año en el que se convirtió en obligatoria la adaptación a la normativa SEPA para todos los países de la zona, la posesión y custodia del mandato SEPA no era un requisito de obligado cumplimiento, ahora la situación es bien distinta. La normativa es clara al respecto y no deja lugar a dudas. Todas las compañías proveedoras que quieran emitir operaciones de adeudo de servicios o suscripciones deberán estar en posesión de la correspondiente autorización firmada por el cliente, también conocido como el pagador o deudor, independientemente de si este es un ciudadano u otra empresa.

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?¿ Qué es el mandato SEPA?.  Es el medio por el cual la persona que se compromete a realizar el pago consiente y autoriza expresamente en un documento, que puede ser electrónico y firmarse electrónicamente, a su entidad bancaria a realizar los cargos en su cuenta de los adeudos presentados por la entidad bancaria del acreedor.

Sin excepción alguna, la tenencia por parte de la empresa del mandato SEPA debidamente firmado es de obligado cumplimiento antes de poder realizar el cobro periódico de servicios tan cotidianos como la factura de la luz, el agua o internet, entre otros.

Pero más allá del cumplimiento de la regulación, el mandato SEPA es un instrumento que puede ayudar a la empresa a resolver favorablemente algunas situaciones a las que podria llegar a enfrentarse.

Supongamos que el banco de tu cliente le dice al de tu empresa que no acepta más cargos de recibos en la cuenta de su cliente y acto seguido, le pide que presente el mandato SEPA. Pues bien, tu banco dispone de tres días hábiles para pedírtelo y entregarlo al banco solicitante, en este caso el de tu cliente. De no ser así, el mandato se declara inválido y tu empresa tendrá que devolver los cargos realizados hasta la fecha.

Por todo ello, es importante que el mandato SEPA respete la forma exigida, contenga la información obligatoria y además, que la empresa se asegure de contar con un instrumento de firma que le ofrezca las máximas garantías jurídicas.

Aspectos clave de los mandatos SEPA

Para entender mejor el funcionamiento y las garantías de los mandatos SEPA, debemos abordar algunos de sus aspectos fundamentales, como su forma y la información que obligatoriamente debe contener.

En primer lugar, cabe destacar la importancia que para los cobradores tiene estar en posesión de un mandato SEPA en regla. Antes de iniciar adeudos sobre una cuenta, el acreedor deberá tener en su poder el consentimiento firmado por el deudor, de lo contrario, este tiene derecho a devolver todos los recibos cargados en su cuenta, durante un plazo de 13 meses. En el caso de adeudos realizados con un mandato SEPA correctamente formalizado, el plazo para reclamar la devolución será de 58 días.

Acerca del modelo de mandato SEPA, el diseño es indiferente. Lo fundamental es que deberá emitirse en el idioma del país del pagador y en inglés si el cobrador no puede determinar el idioma del pagador, que esté firmado por este sin limitación respecto al tipo de firma empleada, e incluir obligatoriamente la información que detallamos a continuación:

▪ Información del mandato SEPA: su código de referencia única, la fecha de firma, el tipo de pago realizado, e indicar claramente que se trata de un mandato de adeudo directo SEPA

▪ Datos del pagador: su nombre y domicilio, el IBAN, y en su caso el BIC de su cuenta bancaria y como elemento imprescindible, su firma.

▪ Datos del cobrador: su nombre e identificador.

Una vez firmado el mandato SEPA por parte del pagador, y ya en poder del cobrador, es su obligación conservarlo en su poder durante 13 meses en el caso de España.

Validez jurídica del mandato digital SEPA

Desde hace unos años estamos siendo testigos de la rápida evolución que está experimentando el mercado de los servicios de pago y suscripciones en la nueva era digital. Una de las consecuencias directas es la demanda por parte de proveedores y clientes finales de experiencias digitales y una gestión documental completamente digital que facilite la automatización.

Ante el clamor popular y para despejar dudas, el European Payments Council fue pionero en la publicación de una serie de recomendaciones sobre la validez de los mandatos en formato electrónico. Tras ellos, la Autoridad Bancaria Europea (EBA) emitió unas directrices sobre la seguridad de los pagos por internet, adoptadas como propias por el Banco de España y de aplicación en el territorio español.

Como hemos adelantado con el supuesto anterior sobre una reclamación del deudor a través de su banco, es la entidad bancaria quién tiene la última palabra en la valoración de la validez de un mandato de adeudo directo SEPA. Si tenemos en cuenta que el plazo del que dispone el banco del acreedor para presentar el documento es de 3 días hábiles, la digitalización se convierte en un factor imprescindible para agilizar el proceso.

Siendo válidos el uso y efecto de otros sistemas de firma, hay que resaltar que cuanto mayor sea la robustez de la firma a efectos probatorios, menor será el riesgo en que incurre el acreedor.

En este sentido, la firma electrónica de Uanataca garantiza la mayor seguridad jurídica en caso de disputa, sin necesidad de aportar como prueba pericial otros documentos accesorios que garanticen la autenticidad e integridad del documento SEPA firmado, así como la recogida y conservación de evidencias electrónicas.

Firma One-Shot para los mandatos SEPA: máximas garantías jurídicas sin renunciar a la mejor experiencia de firma del cliente.

Sin duda, y sin menospreciar al resto de elementos que dan forma al mandato SEPA, la firma del pagador es crítica para la validez del documento. Es por ello que la elección de la forma de la firma es tan importante, especialmente en el ámbito financiero, donde la seguridad de los datos y la confianza en su protección es primordial.

Con independencia del tipo de servicio contratado, es esencial contar con la seguridad y la confianza que brinda un Prestador de Servicios de confianza cualificado a nivel europeo como Uanataca, garantizando la confidencialidad, integridad y autenticidad del documento.

No solo su seguridad es una de las ventajas de la firma electrónica respaldada por un PSC, su garantía jurídica también lo es. En el caso de los mandatos SEPA, la firma electrónica basada en certificados digitales sería la más adecuada por la robustez de su calidad probatoria.

La seguridad y las garantías jurídicas de la firma electrónica son dos aspectos esenciales para todas las partes pero para el nuevo cliente digital, la agilidad e inmediatez en el proceso de firma son primordiales.

⭐️Nuestra recomendación: Firma One-Shot, la mejor experiencia de firma electrónica. Es una solución accesible y multisectorial con la que los clientes podrán firmar al momento el mandato SEPA de cualquier producto o servicio, como el alta de los suministros contratados a las utilities, servicios de telecomunicaciones, entre muchos otros.

En síntesis, ciudadanos y empresas son los grandes beneficiados del Área Única de Pagos en Euros ( SEPA), siendo las compañías las que encuentran grandes oportunidades como la internacionalización, así como otras ventajas, por ejemplo, expandir sus mercados con la confianza de contar con mayor seguridad en los servicios de pago.

Conscientes de la popularidad del mandato SEPA para formalizar el pago entre empresas y ciudadanos, así como en las actividades B2B, las soluciones de firma electrónica de Uanataca se han diseñado para adaptarse a las necesidades de todos los agentes implicados.

✉️ Si deseas contactar con nosotros sobre la solución más adecuada para la firma de mandatos SEPA en su negocio, puedes escribirnos a info@uanataca.com.