5 formas de reducir gastos en tu empresa

Tener una buena salud financiera en una empresa es siempre una garantía de estabilidad y eficiencia. Para alcanzarla y mantenerla, es importante tener una mentalidad ahorradora y considerar algunos cambios que reducirán o incluso, en algunos casos, eliminarán por completo gastos innecesarios que perjudican a la cuenta de resultados de la empresa.

No se trata de realizar recortes en tu negocio sin más, sino de que puedas hacer más gastando menos. Por ello, en este artículo te recomendamos diferentes métodos y herramientas para ahorrar dinero en tu negocio y aumentar la rentabilidad.

¿ Qué tipos de gastos podemos encontrar en una empresa ? Descubre las ventajas de llevar un control eficaz

Toda empresa, por el simple hecho de existir, debe hacer frente a una variedad de gastos que, pese a no ser costes directos de producción, son necesarios para que la empresa funcione y pueda realizar con éxito su actividad de distribución, venta de sus productos o servicios, administración e, incluso, mantenimiento.

Por ello, en una empresa, podemos encontrar diferentes categorías de gastos agrupados por su dependencia del consumo, diferenciando entre gastos fijos, variables y marginales. Conocerlos y controlarlos solo te traerá beneficios, tanto tangibles como intangibles, mejorando el rendimiento y la productividad empresarial.

Una de las ventajas de su control es poder detectar gastos superfluos o innecesarios. De igual forma, al ser consciente de lo que gastas en tu empresa y de la diversidad de ofertas que hay en el mercado, estarás en posición de negociar con los proveedores. Además, al localizar las gastos necesarios de los que no, podrás deshacerte de los últimos y optimizar los primeros.

Consejos para conseguir ahorrar gastos en tu negocio

☁️ Cloud computing o cómo ahorrar costes tecnológicos en la empresa

La tecnología ha demostrado, sobre todo durante la pandemia, su capacidad para dotar de flexibilidad a las empresas y ahorrar gastos. Uno de esos avances ha sido el cloud computing, es decir, el acceso a servicios y software a través de la nube. 

Pese a la reticencia inicial y a la desconfianza sobre su seguridad, son muchas las ventajas que ofrece la nube, entre ellas, la reducción de inversión económica en infraestructuras y equipamiento tecnológico.

Este ahorro es evidenciado por los directivos de organizaciones procedentes de 16 países que utilizan servicios en la nube . De hecho, según un estudio de la consultora KPMG, siete de cada diez CEOs confirman que la eficiencia y el ahorro de costes se ha incrementado en su compañía. De entre los encuestados, la mitad de ellos afirma que la razón principal para la adopción en la nube es la reducción de costes. 

En su búsqueda de soluciones remotas, muchas empresas han encontrado en la firma electrónica en la nube una herramienta flexible, ágil y que favorece el ahorro. Para conocer más detalles, no dejes de leer el artículo Firma electrónica centralizada o en la nube, la solución cloud multidispositivo.

🔎 Revisa las facturas de suministros y compara ofertas

Son muchos los suministros que son un gasto corriente e imprescindible para el normal desarrollo de las compañías que disponen de una sede física para sus oficinas y/o de centros de producción, como el agua, la electricidad, Internet o la telefonía.

Por lo tanto, vale la pena adoptar medidas encaminadas al ahorro de gastos. Comparar las ofertas que presentan las compañías, que suelen ser muy cambiantes en el caso de los operadores de telefonía, es una práctica recomendada para abaratar facturas y lograr un ahorro sustancial. 
Además, conviene revisar con detalle las facturas, para detectar posibles errores de servicios. Si volvemos a centrarnos en la telefonía, es frecuente que exista un sobrecoste porque se facturen más líneas de las que realmente se usan y debamos darlas de baja. 

🧯 Prevención de riesgos laborales: negocia el contrato y aprovecha las ventajas fiscales

El contrato de prevención de riesgos laborales es obligatorio para todas las PYMEs e incluso para algunos autónomos. No se trata de prescindir del plan, ya que no contar con él conllevaría multas e incluso responsabilidades penales. Más bien, consiste en intervenir sobre dos vías: la negoción del contrato y las ventajas fiscales.

Negociar el contrato puede suponer una media del 13% de ahorro anual con un Servicio de Prevención Ajeno. De igual forma, podemos eliminar el sobrecoste de desaprovechar las ventajas fiscales relativas a los riesgos laborales. Gastos como los cursos de formación para la plantilla, la adquisición de pantallas menos nocivas para la vista o la inversión en maquinaria más segura son, en parte, subvencionados por la Seguridad Social.

📃 Disminuye el gasto de impresión y papelería de oficina

En una empresa, independientemente de su tamaño, el principal ahorro puede venir por la digitalización de la firma de contratos y la facturación en papel. 

Tras la adopción de la factura electrónica, se eliminan los gastos de papel, costes de impresión y mantenimiento de los equipos, así como otros gastos relacionados con la gestión y el archivo físico de las facturas, cuyo plazo de conservación según la normativa mercantil es de seis años. Según la revista digital Emprendedores.es, el ahorro medio entre la emisión de una e-Factura y una de papel es de 2,82 euros y en la recepción se consigue 4,95 euros, entendiendo por recepción la llegada de esta a destino.

En el caso de los contratos, ocurre lo mismo que con la facturación. La digitalización de los procesos de firma contractual evita que los documentos se tengan que imprimir en papel, eliminando por completo una fuente de gastos que, a medida que la empresa crece, va en aumento. En ambos casos, el uso de la firma electrónica facilitará el salto hacia una oficina paperless y la subsecuente incorporación de las ventajas que conlleva, como una reducción significativa de costes.

👨🏽‍💻 Implementa servicios de firma electrónica adaptados para empresas

La firma electrónica es una herramienta que reduce los tiempos de gestión administrativa, evita desplazamientos innecesarios y además, mejora la eficiencia, lo que traduce en un ahorro de tiempo para la empresa y para el empleado. Pero además, contar con una solución de firma electrónica diseñada específicamente para los negocios supone un ahorro económico considerable para los negocios. 

Las empresas que aún utilizan métodos de firma tradicional, además de otras desventajas y riesgos como la pérdida documental, deben asumir cuantiosos gastos relacionados con la impresión, manipulación,  envío y archivo seguro de los documentos, todos ellos en parte prescindibles tras la digitalización de los procesos de firma corporativos.

Pongamos como ejemplo la firma de un contrato impreso en papel y los gastos asumidos por ambas partas para completar todo el proceso. Tras su redacción, el contrato debe ser impreso, entregado, firmado por ambas partes y por último, archivado durante un plazo mínimo de 4 años si no se quiere incurrir en una infracción de diversa consideración.  

En todas las fases descritas se localizan uno o varios gastos asociados a la firma tradicional, por ejemplo compra de material y equipos, gastos de envío y devolución y/o gastos del archivo físico de los documentos.

En cambio, las soluciones de firma electrónica de Uanataca son 100 % paperless, lo que significa que la empresa podrá prescindir del gasto de un recurso que además de costoso, es muy contaminante. A ello, debemos añadir que en la mayoría de los casos se consigue aumentar el ROI. La Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen (AIIM), tras realizar dos encuestas sobre los costes y los beneficios de las soluciones con papel y sin papel, estableció que un 84 % había aumentado su ROI en su proyecto de oficina sin papel.

A la hora de valorar el ahorro que supone la adopción de la firma electrónica, no debemos limitarnos a contabilizar los gastos visibles (personal administrativo, papel, sellos, sobres, entre otros), sino que debemos tener en cuenta el ahorro que conlleva la entrega y el retorno inmediato del documento firmado, ajustando tiempos y evitando desplazamientos de clientes, proveedores o incluso de los trabajadores. 

En el mercado podemos encontrar todo tipo de soluciones de firma electrónica pero, para maximizar el ahorro sin renunciar a las garantías necesarias, es imprescindible contar solo con soluciones de firma electrónica adaptadas para empresas.

Pensando en el ahorro, las soluciones de firma electrónica de Uanataca tienen un modelo de pago por uso alejado de tarifas estándar. En Uanataca sabemos que las empresas suelen tener ciclos de actividad variable, por ello, la principal ventaja de este modelo es la flexibilidad, ya que las empresas pagarán solo por los consumos reales realizados en cada periodo. 

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