Las 5 primeras preguntas que hacen las empresas sobre firma electrónica

La digitalización de los procesos de firma representa una oportunidad de crecimiento y desarrollo que muchas empresas están aprovechando. El proceso de digitalización es inevitable y, tarde o temprano, las empresas deben acometerlo para seguir siendo relevantes y competitivas en un mercado cada vez más digital. 

En este post hemos recopilado las preguntas más populares que hacen las empresas sobre los aspectos clave de la firma electrónica. No dejes de leerlo si tienes alguna duda sobre cuál es el tipo de firma electrónica más adecuado, su legalidad o casos de uso. 

1.- ¿La firma electrónica es igual que la firma manuscrita?

Al igual que la firma manuscrita, la firma electrónica es el concepto legal de expresión y aprobación del contenido de un documento. 
Si bien la finalidad de ambas es la misma, de los tres tipos de firma electrónica que define el Reglamento (UE) Nº 910/2014, también conocido como eIDAS solo la firma electrónica cualificada es la única equivalente a la firma manuscrita. Para entender el porqué de esta singularidad debemos conocer las características de cada tipo de firma electrónica:

• Firma electrónica simple: es la firma más básica, no pudiendo equipararse a la firma manuscrita. Su calidad probatoria en un posible litigio puede ser muy débil al resultar imposible la vinculación de la firma con el firmante. Introducir el código PIN para hacer un pago con una tarjeta bancaria es un ejemplo de firma electrónica simple. 
• Firma electrónica avanzada: este tipo de firma se encuentra en un nivel intermedio de seguridad y pueden estar basadas en un certificado digital o no hacerlo. Es adecuada en aquellos casos donde se necesiten ciertas garantías jurídicas pero no el máximo nivel. 
• Firma electrónica cualificada: de los tres tipos de firma que reconoce el reglamento eIDAS, es la única equivalente a la firma manuscrita. Además de otros requisitos, para hacerla siempre se usa un certificado digital.

2.- ¿Es legal la firma electrónica?

La pregunta más frecuente siempre es la siguiente: ¿es legal la firma electrónica? La respuesta es simple: sí, la firma electrónica es legal y está definida bajo un marco normativo. Actualmente, está regulada en el Reglamento (UE) Nº 910/2014 eIDAS y, en el caso de España, por la  Ley española 6/2020 del 11 de noviembre.

Pese a que sus efectos jurídicos no pueden denegase por el mero hecho de encontrarse en forma electrónica, la fuerza probatoria dependerá del tipo de firma utilizada, de la tecnología empleada para generarla y de las garantías del proveedor.

En lo que se refiere a la legalidad, también es muy frecuente tener dudas sobre la validez legal de la firma en otros países. En este sentido, es tranquilizador saber que basta con la voluntad de aceptar el uso de la firma electrónica para que surtan efectos jurídicos en la contratación o cualquier otro documento, incluso cuando las partes están en países diferentes. 

3.- ¿Es segura?

No todas las firmas electrónicas ofrecen el máximo nivel de seguridad frente a posibles amenazas de falsificación o uso indebido de la misma. El grado de seguridad dependerá en gran medida del tipo de firma electrónica y de las garantías particulares del prestador.

Solo hay un tipo de firma que tiene un alto grado de fiabilidad y es completamente segura: nos referimos a las firmas electrónicas basadas en certificados digitales cualificados. Son aquellas que utilizan un certificado digital - una credencial digital que permite identificar a su titular- durante el proceso de firma. Este tipo de firma utiliza un mecanismo criptográfico que hace prácticamente imposible su falsificación.

Otro de los factores que dota de seguridad al proceso de la firma es la figura del Prestador. En el caso de Uanataca, Prestador Cualificado de Servicios de Confianza, debe cumplir una serie de requisitos que garantizan la máxima seguridad de sus servicios, como personal cualificado, sistemas y productos fiables así como medidas adecuadas contra la falsificación y robo de datos. 

4.- En una empresa, ¿quién puede usar la firma electrónica?

La firma electrónica es una herramienta transversal que puede ofrecer el máximo rendimiento en cualquier proceso, tanto externo como interno. En Uanataca hemos logrado desarrollar soluciones sencillas y ágiles que priorizan aspectos clave para las empresas, sin necesidad de conocimientos previos y con la mejor experiencia de usuario.

La firma electrónica de Uanataca se puede usar en el front-office por clientes potenciales y aquellos que ya lo son. En el back-office también puede ser usada por cualquier persona del equipo, desde administración, recursos humanos, almacén o ventas. También es muy útil para digitalizar proceso de firma con proveedores. 

Uanataca ofrece soluciones de firma basadas en certificados digitales como base de la digitalización de cualquier flujo de trabajo. Veamos algunas de ellas:

- Firma interactiva para el Onboarding de empleados. Esta solución permite a las empresas emitir a sus empleados certificados digitales en el mismo instante de su incorporación, dotándoles de su propia identidad digital para autenticación y firma, tanto en flujos internos como externos.

- Firma automatizada para la facturación electrónica. También conocida como firma masiva, es la firma electrónica corporativa que sirve para firmar grandes cantidades de documentos en cuestión de minutos.

- Firma One-Shot, la firma electrónica de contratos sin esperas. Firma One-Shot está diseñada para casos de firma puntuales, como contratos de alta de servicios, asegurando las máximas garantías de la firma basada en un certificado digital. 

5.- ¿Es necesario realizar una inversión inicial elevada?

Las soluciones de Uanataca se pueden usar desde el primer día sin necesidad de invertir en sistemas ni infraestructura. Tampoco existen costes derivados del mantenimiento mensual.

El modelo de pago por uso de Uanataca es también otra ventaja, permitiendo a cualquier tipo de empresa poder digitalizar sus procesos de firma sin esfuerzos económicos. Este modelo se ajusta a las necesidades de la compañía, que solo pagará por lo que realmente use. De esta forma, se asegura la rentabilidad en cada proceso. 

Caso de éxito: empresas que confían en Uanataca

Lo que nos hace crecer es el éxito de los proyectos en los que acompañamos a nuestros clientes. Todos ellos tienen en común la intención de transformar y digitalizar sus procesos de firma de forma eficiente, pero también son diferentes entre sí y sus necesidades no suelen ser las mismas.

Por ello, en Uanataca, ofrecemos asesoramiento personalizado a cada empresa para que se sientan acompañados durante todo el proceso y encuentren la solución que mejor se adapte a sus necesidades.   

KPMG Impulsa es una de las compañías que confía en nuestras soluciones para aportar valor a su oferta de servicios. Están considerados como la gestoría online que ha revolucionado el mercado gracias a un servicio digital cercano, fácil y personalizado.

KPMG Impulsa se caracteriza por su agilidad e inmediatez. En el momento de elegir una solución de firma electrónica identificaron que esta debería cumplir esos mismos atributos, así que escogieron el servicio de emisión de certificados digitales por Vídeo ID de Uanataca. Este servicio se caracteriza por:

- Proceso 100% online 👩🏿‍💻

- Seguridad técnica y legal 🔐

- Sin desplazamientos ni cita previa 🏡

Tras muchos años acompañando a empresas en su camino hacia una digitalización accesible y eficiente, hemos aprendido que el papel del proveedor es esencial para dotar de garantias y confianza a los procesos. La pregunta que plantearse no es “¿debemos hacerlo?”, sino “¿cómo debemos hacerlo?”. Y del cómo nos encargamos nosotros, con soluciones seguras, sencillas de implementar y de usar que añaden valor a cualquier tipo de negocio.