Más productivas y con mayores ventas: así son las empresas que implantan la firma electrónica

En los últimos años, la transformación digital se ha convertido en un concepto renombrado en el ámbito empresarial, posicionándose como una de las estrategias imprescindibles que mejoran la capacidad operativa y evitan la pérdida de competitividad en un ecosistema económico y social cada vez más digitalizado.

La digitalización de todos los procesos empresariales proporciona beneficios para todos y cada uno de los agentes que participan en la actividad empresarial. Esta transición, aunque dispar en cada una de las empresas que abordan el proceso, suele tener en común la incorporación de la firma electrónica en una fase primaria, por ser una herramienta transversal y multisectorial que contribuye a mejorar la eficiencia e incrementar la productividad, ofrecer un valor añadido al cliente y finalmente, aumentar las ventas de los productos o servicios.

La firma electrónica: la herramienta que incrementa la productividad en todos los departamentos.

Existen diferentes factores que afectan a la productividad, algunos de ellos externos sobre los que la empresa no tiene capacidad de control, y otros internos, como la elección y organización de los procesos, que influyen directamente en la capacidad de producción y los recursos utilizados para conseguirla.

No es habitual que las compañías tengan un proceso estándar global que se implemente en todos los niveles y sea capaz de optimizar la eficiencia. En general, todos los departamentos de las empresas tienen sus propios procesos internos adaptados a su peculiaridades, pero a pesar de sus características heterogéneas, hay algo que la mayoría de las secciones tienen en común, y es la firma de todo tipo de documentos. Durante el proceso de planificación y diseño de los diferentes procesos departamentales, debemos tener en cuenta que el impacto positivo de implantar la firma electrónica se multiplica al involucrar a todos los estratos de la organización. Limitar el uso de la firma electrónica a un único departamento es un error que impide al resto de secciones alcanzar su máxima capacidad productiva.

En este artículo, encontrarás algunos de los casos de uso de la firma electrónica más comunes en los diferentes departamentos, mejorando su rendimiento, aumentado la productividad, y facilitando la adaptación a un entorno cada vez más digitalizado. 

La firma electrónica y la autenticación fuerte ahorran tiempo y aumentan la eficiencia de los empleados

En términos de empleados, la productividad es sinónimo de rendimiento y eficiencia. El proceso de firma documental en papel se caracteriza por el elevado número de horas de la plantilla que hay que dedicar en exclusiva a las tareas repetitivas que dependen del componente humano, como son la impresión de los documentos, el envío, y la posterior gestión documental del archivo físico.  Si calculamos el tiempo consumido a diario por los empleados para completar el proceso, no solo el necesario para preparar y archivar los documentos, sino también el empleado en la firma física y en los desplazamientos, y lo multiplicamos por el total de días en los que deben repetir esta tarea tan cotidiana para cualquier miembro del equipo, conseguiremos una aproximación de las horas no productivas que se están consumiendo. 

Tras implantar la firma electrónica, se incrementan las ganancias de eficiencia mediante el ahorro de tiempos logrado respecto a los procesos convencionales y la instrumentación de nuevos procesos, lo que se traduce en una mayor productividad por trabajador. Del análisis realizado por el Observatorio Adei sobre el efecto de la digitalización en la productividad del trabajo, se desprende que un aumento de 10 puntos porcentuales en el grado de digitalización se traduce en un incremento cercano al 0,4% de la productividad global del trabajo, que podría llegar a alcanzar el 2% si el conjunto de sectores alcanzase un nivel cercano al máximo de digitalización. Por si estas cifras pueden parecernos poco, decir que en la Primera Revolución Industrial con la máquina de vapor se consiguió un aumento del 0,3% de la productividad, y hoy en día se recuerda como un hito histórico.

? Si queremos alcanzar el máximo de productividad ⭐️, la herramienta de firma electrónica seleccionada tiene que ser una solución integral, que además de firma facilite la autenticación segura de los empleados en cualquier plataforma pública o privada. Solo la firma electrónica con certificado digital nos ofrece esta dualidad, haciendo extensivo el ahorro de tiempo a la tramitación de gestiones online, consiguiendo los mismos resultados con menos tiempo. Dotar a los empleados de su certificado, su propia identidad digital, evita desplazamientos innecesarios, factor que influye directamente en la productividad.

Aumentando las ventas de productos y servicios con la firma electrónica

En un mundo cada vez más globalizado y digital, las empresas deben evolucionar y seguir siendo relevantes para la sociedad y para sus clientes. Si el cliente es digital, la empresa que quiera sobrevivir también debe serlo. Este nuevo cliente se caracteriza por el deseo de una atención personalizada y rápida, que se adapte a su estilo de vida y optimice la experiencia de usuario para agilizar la compra.

La integración de sistemas digitales que faciliten los procesos y las relaciones es un elemento determinante en la decisión de los clientes. Si digitalizamos cada una de las fases de la venta de un producto o servicio, pero mantenemos la firma tradicional en la última parte del proceso, de nada nos sirve el esfuerzo anterior. La firma electrónica es la solución que cierra el proceso de venta, y garantiza la experiencia digital íntegra que el nuevo cliente demanda.

Al proporcionar la inmediatez y la movilidad de la firma electrónica, la probabilidad de conversión del cliente aumenta. Las soluciones de firma de Uanataca están diseñadas para que el cliente pueda dar su consentimiento a la contratación de servicios o compra de productos en el momento, sin esperas ni demoras, y sin tener que archivar la documentación impresa en papel. En este informe elaborado por Aberdeen, queda reflejado como el uso de la tecnología de firma electrónica incrementa la eficacia táctica y la eficiencia en las operaciones de ventas, y refuerza la capacidad para aumentar los ingresos. Analizando los datos, entenderemos el impacto de la firma electrónica en las ventas, afirmando que los usuarios que firman electrónicamente suponen un incremento interanual del 4,4% de las tasas de oportunidad de las empresas que cuentan con esta solución en sus procesos, frente al 0% de las empresas que mantienen el proceso de firma tradicional.

En conclusión, la digitalización del proceso de firma debe ser integral y transversal para que las compañías puedan maximizar su productividad. Basta que una parte del proceso quede al margen, para convertirse en un lastre, un freno que además se extenderá a aquellos departamentos que excluyamos del proceso de digitalización. Si tienes alguna duda sobre cómo digitalizar el proceso de firma en tu empresa, o cuál es la herramienta que mejor se adapta a cada departamento, puedes enviarnos un email a info@uanataca.com o llamarnos al 935 272 290.