Teletrabajo: Guía para implantarlo en tu empresa

¿Estás valorando la posibilidad de implantar el teletrabajo y facilitar a tu plantilla el desarrollo de su jornada laboral desde casa? En este post podrás encontrar las pautas y las herramientas básicas para que puedas realizar con éxito la transición a la nueva modalidad.

¿Qué es teletrabajo?

Se considera teletrabajo a la modalidad de trabajo flexible y no presencial, que utiliza las tecnologías de la información y la comunicación para que los empleados puedan realizar la prestación de su servicio desde su domicilio u otros emplazamientos, sin necesidad de acudir a las instalaciones de la compañía.

A diferencia de otros países, el teletrabajo no es una modalidad muy popular en España. Según un estudio de Randstand, casi el 70 % de los empleados españoles prefieren el trabajo a distancia, pero solo 1,4 millones de personas pueden desempeñar sus funciones de manera remota gracias al teletrabajo.

Uno de los principales motivos que durante años han impedido que las empresas españolas estén preparadas para ofrecer a su fuerza laboral esta modalidad, que libera tanto a las compañías como a los empleados de restricciones y limitaciones tradicionales, es el tamaño de las empresas y la falta de recursos para invertir en medios técnicos. Los nuevos modelos All As A Service (todo como servicio) y las herramientas gratuitas hacen posible que la implantación sea en la actualidad accesible para cualquier tipo de empresa.

¿El trabajo en remoto se ajusta a mi empresa?

La actual situación sanitaria a nivel mundial ha provocado que muchas empresas tengan que adoptar medidas para mantenerse operativas en el mundo virtual.

A pesar de las ventajas que supone el teletrabajo, en España no está muy extendido, y puede provocar cierta inseguridad entre las empresas que se están planteando el cambio pero que no tienen la certeza de ser los candidatos ideales.

¿Dudas que tu empresa esté preparada y disponga de los medios técnicos necesarios? El tamaño de tu negocio no es un problema para que tu empresa pueda adaptarse con agilidad y solventar la necesidad de llevar el trabajo a sus empleados, en lugar de llevar los empleados al trabajo. Las empresas pequeñas también pueden beneficiarse de las innovaciones tecnológicas y los diferentes formatos y herramientas gratuitos.  

Te recomendamos seguir nuestra guía para que la adaptación de tu empresa y de tus empleados al teletrabajo sea ágil y eficiente ⇓ 

1.- Facilitar las herramientas de trabajo

Siempre que sea posible, deberás proporcionar los dispositivos necesarios a tus empleados para que puedan prestar sus servicios. Otra opción es que el trabajador aporte las herramientas que tenga disponibles, como dispositivos móviles, ordenadores y mobiliario de oficina. siendo en este caso necesario la existencia de un acuerdo voluntario  entre ambas partes. Del mismo modo, la empresa puede abonarle algún tipo de plus por este concepto si así se pacta.

2.- Telecomunicaciones

La conexión a Internet es imprescindible para permitir el trabajo en remoto, ya sea en un domicilio o en cualquier otro lugar. Las compañías telefónicas, conscientes de la situación actual a la que se enfrentan miles de empresas que han optado por garantizar la seguridad de sus trabajadores frente a posibles contagios, han decidido ofrecerles su apoyo. Gracias a las diferentes opciones disponibles, como el uso de datos ilimitados a empresas multisectoriales, garantizar un servicio continuo de datos a los empleados no supondrá una inversión extraordinaria para las compañías.

3.- Herramientas gratuitas

Debemos garantizar que los recursos que facilitamos a nuestros empleados les permitan cubrir las necesidades para poder desempeñar sus funciones incluso estando a kilómetros de distancia de la oficina:

● Colaboración

● Comunicación

● Acceso y almacenamiento de la información

● Gestión del tiempo

Esta selección de herramientas gratuitas son una opción que facilitan el trabajo remoto de todo el equipo, permitiendo que se pueda compartir información y que la comunicación sea segura ⇓

COLABORACIÓN

☛ Microsoft Teams: dispone de funciones de chat y videollamada. La compañía pretende facilitar la actividad normal a todas las empresas, ofreciendo su plataforma de manera gratuita para paliar los efectos del coronavirus. 

☛ Asana: incluye todas las funciones para la planificación y gestión colaborativa de proyectos.

☛ Trello: esta herramienta simplifica la gestión de proyectos y permite el trabajo colaborativo. 

☛ Sketchboard: es una pizarra virtual que puedes utilizar para resolver problemas conjuntos o para obtener excelentes resultados en una lluvia de ideas.

COMUNICACIÓN

☛ Slack: esta plataforma te permite crear y organizar diferentes canales de comunicación e integrarlo con otras aplicaciones.

☛ Google Hangouts: es la aplicación de mensajería de Google que te permite realizar llamadas de voz, videollamadas y enviar mensajes.

ACCESO Y ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

☛ Google Drive: si dispones de una cuenta de Google, los primeros 15 GB de espacio de almacenamientos son gratuitos. Se pueden almacenar archivos, contenido adjunto en correos electrónicos, o crear una copia de seguridad de fotos y vídeos. 

☛ OneDrive: una plataforma de almacenamiento en la nube que te permite disponer de 5 GB gratis para archivar tus documentos y acceder desde cualquier dispositivo. 

☛ Dropbox: esta plataforma es otra opción gratuita para archivar tus documentos de forma segura en la nube.

GESTIÓN DEL TIEMPO

☛ Sesatime:  podrás crear una cuenta gratuita y disfrutar de un periodo de prueba de 7 días. Esta plataforma está diseñada para adaptarse a las necesidades de las empresas. Los empleados podrán fichar incluso en remoto y, entre otras funciones diseñadas para la gestión óptima del tiempo, la creación de calendarios de trabajo también está contemplada. 

4.- Modelos All As A Service

Los modelos “todo como servicio” son una oportunidad de acceso a las nuevas tecnologías para todas las empresas, sin importar su tamaño. No es necesario realizar un gran desembolso económico, ofreciendo la ventaja de disfrutar de los beneficios de los servicios desde el primer día.

Es frecuente que las Pymes no tengan especialistas formados en las últimas tecnologías, o carezcan de las infraestructuras y recursos técnicos necesarios.

Gracias al modelo All As A Service, el acceso a diferentes servicios bajo demanda es asequible y facilita soluciones adaptadas para cubrir diferentes necesidades empresariales.

Sus costes reducidos lo convierten en una opción ágil que permite implantar el teletrabajo y adquirir un entorno completo de servicios virtuales, asegurando la estabilidad y el normal funcionamiento de los procesos, con independencia de la presencia del empleado en la oficina.

En esta selección encontrarás los tipos de modelos recomendados para que el teletrabajo te permita continuar desarrollando tu actividad empresarial ⇓

➤ Software como servicio (SaaS): este servicio permite el acceso a través de una web sin tener que instalar la aplicación en los dispositivos. La infraestructura se encuentra en la nube controlada por el proveedor de servicios, que es el responsable de la administración del mantenimiento, y la seguridad de la aplicación y de sus datos.

➤ La Infraestructura como Servicio (IaaS): permite  virtualizar los componentes de hardware dependientes de los equipos físicos, como servidores y sistemas de almacenamiento, sistemas de seguridad y firewalls de red o centros de datos, entre otros. Te libera del mantenimiento, del backup y de la seguridad de los datos del cliente, que están garantizados por el proveedor.

➤ Soluciones de firma electrónica y certificado digital como servicio

En un entorno distribuido, es vital autenticar la identidad del usuario.  Los certificados digitales son un método de autenticación robusta que garantizan la seguridad de la información y evitan situaciones de vulnerabilidad, permitiendo que tus trabajadores puedan autenticarse en plataformas internas o externas garantizando la seguridad y el control, incluso si necesitan acreditarse desde su domicilio.

¿Qué beneficios ofrecen los certificados digitales de Uanataca a las empresas que implantan la modalidad de teletrabajo?

✓ Provee identidades digitales de forma rápida: el servicio  te permite emitir certificados digitales en menos de 24 horas. 

✓ Soluciones cero papel: la emisión de certificados no genera papel, archivando la información y el contrato en la aplicación.

✓ Multiplataforma: los certificados digitales de Uanataca pueden ser emitidos en ordenador, tablet o smartphone o API.

✓ Plenas garantías legales: nuestros certificados digitales proporcionan las garantías legales y de seguridad adecuadas

¿Necesitas una solución adaptada a las necesidades del trabajo a distancia? ☛ La emisión de certificados digitales permite la generación de certificados digitales cualificados a través de una aplicación web intuitiva y fácil de usar.

La firma electrónica ofrece una serie de ventajas que la convierten en la herramienta imprescindible para el teletrabajo. Podrás enviar cualquier tipo de documento para su firma en formato electrónico con todas las garantías legales.

¿Qué beneficios ofrece la firma electrónica a las empresas que implantan la modalidad de teletrabajo?

✓ Incrementa la productividad: aumenta la eficiencia de los recursos utilizados y asegura el máximo rendimiento.

✓ Soluciones cero papel: con las soluciones de firma electrónica no será necesario que tus empleados impriman los documentos antes de firmarlos.

✓ Firma de cualquier tipo de documento: se pueden firmar diferentes tipos de documentos con el nivel de seguridad que necesites.

¿Necesitas una solución adaptada a las necesidades del trabajo a distancia?  ☛ La firma interactiva es la solución para que los empleados y usuarios firmen cualquier tipo de documento.

El servicio permite integrar en aplicaciones para la gestión de procesos de negocios la firma electrónica de cualquier documento o transacción desde cualquier dispositivo, ya sea ordenador, tablet o móvil. 

Si has decidido implantar el teletrabajo, sigue estas pautas y consejos que facilitarán la transición y evitarán imprevistos no planificados ⇓

◽️ Define los procesos: debes adaptar los procesos a los nuevos recursos disponibles. Ya tienes establecido el desarrollo de todas las tareas en un tipo de trabajo presencial, ahora solo tienes que adecuarlas a una fuerza laboral que trabajará desde casa y a los nuevos medios técnicos y tecnológicos.

◽️ Informa a clientes y proveedores: envía un correo a todos tus clientes y proveedores para informarles que el cambio de modalidad de trabajo en tu empresa no afectará a la atención al cliente.  Con el propósito de facilitar la comunicación, es recomendable utilizar un canal preferente para favorecer el contacto y un segundo canal alternativo.

◽️ Envía recomendaciones a tus empleados: proveer de una serie de pautas al trabajador le ayudará a adaptarse a la nueva situación. Incluye recomendaciones en cuanto a la rutina en su jornada laboral, la comunicación con sus compañeros o la atención al cliente. No olvides incluir en el documento todos los datos que pueda necesitar, como el teléfono de contacto o el e-mail corporativo de los compañer@s.

◽️ Mantener una comunicación fluida: provee de los canales necesarios para que no se interrumpa la comunicación entre los diferentes emisores y receptores: empresa, empleados, clientes y proveedores.

◽️ Servicio técnico: debes estar preparado para solventar con diligencia los problemas técnicos que puedan surgir, adaptando tus procedimientos a la nueva modalidad de trabajo. Que un trabajador preste sus servicios laborales desde su domicilio no implica que las incidencias rutinarias desaparezcan. Adelántate y asegura los recursos necesarios para evitar demoras.

Esperamos que nuestra guía te ayude a encontrar las herramientas y soluciones que permitirán a tu empresa estar activa en el  entorno virtual. 

Si tienes alguna duda, ponte en contacto con nosotros enviando un mail a info@uanataca.com, o si lo prefieres puedes llamarnos al 935 272 290.