Usar menos papel no es solo una moda, y aunque el concepto “paperless” pueda parecer una tendencia pasajera, es una cultura que ya está enraizada en nuestro día a día. Una acción tan habitual como mostrar nuestras fotografías a nuestros conocidos en las redes sociales, o compartirlas y almacenarlas en la nube, ilustran la intención de desterrar la acumulación de papel y su archivo material.
En el ámbito laboral, la oficina del futuro se está abriendo paso tímidamente, y pese a que el conocimiento sobre los beneficios de la oficina con menos papel está muy extendido, son pocas las entidades que han cambiado el papel por la tecnología, y aquellas que lo han hecho, han acotado la digitalización documental solo a casos muy puntuales, como la firma de contratos.
Gestos sencillos para practicar un consumo del papel responsable, y soluciones tecnológicas accesibles y flexibles, son medidas que se pueden implementar en los procesos empresariales y que contribuyen al cambio hacia una gestión digitalizada, más productiva y respetuosa con el entorno.
En este post te contamos cómo la firma electrónica, y unas nuevas pautas y hábitos de sustitución del papel, reducirán su consumo en la oficina, te ayudarán a ahorrar costes y a promover un consumo sostenible.
El uso del papel en la oficina: un gasto prescindible de un recurso contaminante
El papel y el cartón representan el 90 % de los residuos que se generan en una oficina, y según estudios realizados sobre el consumo de papel, en un año se consume 115 mil millones de hojas en todo el mundo.
Estos datos, en un contexto tan extenso, tal vez no nos digan nada, pero ¿has pensado alguna vez la cantidad de papel que se consume en tu oficina?. Para hacernos una idea, primero debemos enumerar todos aquellos elementos que forman parte de la actividad productiva y que tienen el papel como soporte físico: albaranes de venta, tickets, facturas, contratos del personal, contratos de servicios, nóminas, prevención de riesgos laborales …, una lista que irá aumentando a medida que vamos incorporando departamentos a la estimación global del consumo de papel.
En el cálculo del gasto total, no solo nos limitaremos a la compra del papel, además debemos añadir el coste de los consumibles y de los servicios complementarios necesarios para mantener operativa la estructura del sistema de impresión, sin olvidar el coste del archivo físico de la documentación, y el envío postal.
Soluciones como la firma electrónica, que nos permiten prescindir del papel, disminuirán estos costes día a día. Pero este no será el único cambio que se produzca, el incremento de la productividad y la inversión de las horas de los trabajadores, anteriormente destinadas a tareas repetitivas y manuales, en labores de atención al cliente o comerciales, redundarán en una mayor rentabilidad.
La oficina sin papel posibilita el teletrabajo
La digitalización documental es imprescindible para que las empresas puedan ofrecer el teletrabajo a sus empleados. Desde cualquier lugar, y con cualquier dispositivo, los trabajadores pueden acceder a la información y continuar prestando sus servicios incluso en remoto. Soluciones paperless, como la firma electrónica de Uanataca, digitalizan procesos tradicionales como es el caso de la firma manuscrita de un documento, liberando a los empleados de la personación en la oficina.
Cuando un documento es firmado electrónicamente, el papel desaparece, y el proceso se completa en menos tiempo al eliminar aquellas tareas que provocan demora en la continuidad de las relaciones en remoto, como es la impresión de los documentos, el envío postal de la empresa al trabajador, y la devolución postal por parte del empleado. La inmediatez de la oficina despapelizada agiliza el flujo de trabajo y evita que los trabajadores que se encuentren en modalidad de teletrabajo tengan que desplazarse para rubricar documentos habituales en su relación laboral.
El proceso de firma manuscrita entorpece el teletrabajo, supeditando su término a variables ajenas a la empresa que escapan a su control, y que pueden demorarlo incluso durante días, como es el caso del envío postal.
En cambio, las soluciones de firma electrónica de Uanataca, ofrecen la ventaja de la inmediatez, y la posibilidad de firmar un documento en cualquier lugar y con cualquier dispositivo. Completar el proceso de firma electrónica de documentos en remoto puede realizarse en cuestión de minutos, sumando el beneficio del ahorro de tiempo conseguido con la firma corporativa, que permite a la compañía automatizar la firma de grandes cantidades de documentos.
Pautas para ahorrar papel en el trabajo
En este aspecto, enumeramos una serie de buenas prácticas comunes a seguir que reducirán el gasto de papel, simplificando en algunos casos la rutina y reduciendo costes:
➣ Pizarra: no tenemos que renunciar al hábito de anotar una tarea o una idea escribiéndola de nuestro puño y letra, la solución es sustituir el papel por una pizarra, o una tableta de escritura.
➣ Aplicaciones para tomar notas: existen herramientas digitales que proporcionan una experiencia similar al papel, permitiendo tomar notas en cuadernos multimedia y que incorporan diferentes opciones de imagen y audio para añadir a tus anotaciones.
➣ Papel sostenible: para aquellos momentos en los que sea inevitable imprimir, el papel reciclado es más sostenible que el papel blanco, reduciendo el uso de madera virgen y disminuyendo el consumo de energía.
➣ Si necesitas imprimir, hacerlo en ambos lados del papel reducirá el desperdicio. En realidad, puede ahorrar hasta un 50% de los costes de papel.
➣ Utiliza medios electrónicos para comunicarte. Las herramientas tecnológicas como el correo electrónico, la comunicación interna en la empresa, aplicaciones de mensajería, y otras aplicaciones, brindan muchas oportunidades para que las empresas trabajen con poco papel.
➣ Hoy en día, es muy frecuente poder elegir la opción de recibir información y documentación vía correo electrónico, tanto de facturas como de la mayoría de servicios.
➣ Implementa soluciones de firma electrónica en todos los departamentos: a pesar de las peculiaridades de cada una de las diferentes divisiones de una compañía, la firma de documentos está presente en todos ellos, así como en las relaciones contractuales internas y externas.
La firma electrónica: la herramienta multisectorial, transversal y cero papel
La firma electrónica de Uanataca es la solución paperless diseñada para compañías con actividades dispares, que se adapta a las necesidades de cualquier departamento de la empresa.
Sectores como el bancario, que tradicionalmente empleaban grandes cantidades de papel en sus oficinas físicas para la mayoría de los trámites y gestiones, presente también en sus comunicaciones como la valija interna o la información periódica que se enviaba por correo postal a los clientes, han sustituido el papel por la tecnología. Al igual que la banca, sectores como telecomunicaciones, salud, o asociaciones profesionales, son ejemplos de grupos de compañías que han prescindido del papel para adaptarse a las demandas de un mercado en constante evolución y de un nuevo cliente digital.
Pese a que se prioriza la implementación de la firma electrónica, seleccionando solo aquellos casos más puntuales, tal vez por desconocimiento de la amplitud de usos de esta solución paperless, o por la limitación de acceso derivada de la rigidez de los servicios con tarifas mensuales, la realidad es que todos los departamentos pueden digitalizar su actividad contractual interna y externa, y beneficiarse de esta tecnología paperless.
El modelo de pago por uso de Uanataca, inclusivo y alejado de los modelos inflexibles, junto a sus soluciones adaptadas a todos los estratos de la compañía, convierten a la firma electrónica en un recurso que puede ser implementado en cualquier departamento. Conoce los casos de uso más comunes en el departamento de administración, recursos humanos o ventas, que ya están prescindiendo del papel y digitalizando su actividad contractual.
Por qué la firma electrónica está sustituyendo a la firma en papel
¿La firma electrónica tiene el mismo efecto jurídico que la firma manuscrita?. La respuesta es sí, siempre y cuando sea firma electrónica cualificada, la única considerada como su equivalente según el artículo 25.2 del Reglamento eIDAS. Los requisitos que debe cumplir la firma electrónica cualificada aseguran el más alto nivel de seguridad y la plena garantía de la legalidad de los documentos, sin incurrir en los costes inherentes a la firma en papel. Este no es el único motivo del reemplazo de la firma manuscrita por su homónima paperless:
➣ Fortalece la imagen de marca 💪: una oficina sin papel es una declaración de intenciones, un compromiso con los empleados, que valorarán positivamente formar parte de una compañía socialmente comprometida, con los clientes, que muestran su preferencia por aquellas empresas con las que sienten más afinidad y comparten valores., y con la sociedad, desarrollando sus actividades de forma sostenible.
➣ Reduce costes 📉 y aumenta el ROI: como hemos detallado antes, la despapelación reduce significativamente numerosos costes asociados a la impresión del papel, su manipulado y envío, y su archivo material. La Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen (AIIM), tras realizar dos encuestas sobre los costes y los beneficios de las soluciones con papel y sin papel, estableció que un 84 % había aumentado su ROI en su proyecto de oficina sin papel.
➣ Incrementa la productividad ⬆️: se eliminan aquellas tareas frecuentes y repetitivas, que consumen muchas horas y están expuestas al error humano y a tener que rehacerlas. La firma electrónica además facilita la aceptación del consentimiento desde cualquier lugar, liberando el tiempo de los desplazamientos.
➣ Seguridad de los datos 🔒: los documentos firmados electrónicamente con firma electrónica cualificada y avanzada son más seguros que los impresos. Al implementar la firma electrónica, se elimina la vulnerabilidad de los documentos impresos y de su archivo material, y se garantiza la integridad del documento.
Si tienes alguna duda sobre qué solución de firma electrónica es la que mejor se adapta a tu actividad y a los diferentes departamentos, contacta con nosotros.
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