Firma de contratos: claves para una digitalización exitosa y efectiva

El auge del teletrabajo, el aumento de las compras online y, en general, el cambio en la forma en que las empresas se relacionan con su ecosistema, ha llevado a digitalizar la mayor parte de los procesos empresariales. En la transformación del sistema, desde una forma física al plano digital, encontramos la digitalización de la firma de contratos. 

No dejes de leer este post para descubrir las claves para la digitalización exitosa de los procesos contractuales en tu empresa. 

Digitalización, el presente de las empresas

Según Wikipedia, la digitalización es la acción y efecto de digitalizar, donde digitalizar significa registrar datos en forma digital.
De forma muy sencilla, podemos decir que la digitalización de las empresas es el proceso de transformación de una organización empresarial mediante el uso de tecnología, herramientas digitales y recursos tecnológicos para optimizar los procesos de trabajo.

Por tanto, digitalizar una compañía es un proceso más profundo que diseñar tu propia página web para vender tus productos u ofrecer tus servicios. No cabe duda de que es un proceso global complejo pero también fundamental y necesario.  

La digitalización de las empresas, lejos de ser un proyecto a futuro, ya es una realidad. Son varios los aspectos por los que las compañías deben priorizar la digitalización de sus procesos. Principalmente, por la comodidad tanto para los trabajadores como para el cliente, quienes pueden relacionarse de una forma mucho más sencilla e inmediata. El cliente puede acceder a los servicios desde su propia casa en cualquier momento. Para el trabajador, la posibilidad de poder realizar sus tareas desde casa es una gran ventaja.

¿Por qué digitalizar los procesos contractuales?

La respuesta a la pregunta del porqué las compañías deben digitalizar los procesos contractuales está en la eficiencia de los procesos.

La digitalización permite optimizar diferentes procesos en la empresa, entre ellos, se encuentra la firma de documentos fundamentales, como es el caso de los contratos formalizados entre la empresa y cualquier agente implicado en su actividad. 

En líneas generales, firmar un contrato en papel representa, por ejemplo, que todas las partes estén presentes físicamente en el lugar de la firma. Además, es necesario dar una copia impresa a cada una, con el riesgo de pérdida del documento y la subsecuente inversión necesaria de tiempo y gastos para recuperar una copia original. Esto significa que la firma del contrato se complicaba conforme este aumentaba el número de partes, obligaciones y derechos, contraprestaciones, entre otros aspectos. 

En cambio, en un contrato digital, todas las partes pueden negociar, firmar y ejecutar contratos electrónicos en tiempo real. Además, se reduce notablemente la impresión de documentos, ya que cada una de las partes podrá tener el contrato digital. 

Todas estas ventajas de la digitalización frente a los procesos de firma en papel se traducen en una mejora de la eficiencia y la productividad al eliminar gastos, reducir tiempos de ejecución, minimizar errores humanos y logar una mayor agilidad.

Digitalización de contratos: claves para realizarla con éxito

El cliente

Es necesario evaluar las nuevas necesidades de tus clientes, tanto actuales como potenciales, y busca la mejor manera de satisfacerlas. Para ello, la digitalización de contratos en la empresa siempre debe de poner al cliente en el centro. Esta cultura customer centric también se extiende a los trabajadores y al resto de colaboradores.

Por eso, a la hora de digitalizar los procesos, debemos preguntarnos siempre cómo vamos a mejorar la experiencia de clientes y usuarios: ¿pueden formalizar el contrato en menos tiempo?, ¿evitamos que tengan que desplazarse?, ¿consiguen una experiencia satisfactoria? Y sobre todo ¿qué podemos ofrecer que nos haga destacar frente a la competencia?

La Firma One-Shot de Uanataca asegura que la experiencia de firma sea sencilla e intuitiva, permitiendo firmar un contrato de forma online y al instante, sin desplazamientos y con las máximas garantías. Los clientes y resto de usuarios podrán firmar con certificado digital sin la necesidad de disponer previamente de uno. 

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Digitalización end-to-end

En gran medida, el éxito en la digitalización de los contratos está en acometer el proceso desde una perspectiva end-to-end. A grandes rasgos, el desarrollo y la implementación del sistema debe basarse en tres principios fundamentales: el replanteamiento desde la perspectiva del usuario, la simplificación y estandarización del proceso y, por último, aspirar a una estructura común y transversal. 

Pensar en términos de mejora continua

La digitalización es un proceso abierto, en el que nuevos elementos se incorporan de manera continua. En una empresa, al adoptar la digitalización como una estrategia a largo plazo, es necesario estar dispuesto a plantearse constantemente lo que haces, cómo lo haces y cómo puedes mejorarlo.

Por ello, es importante que cuentes con herramientas tecnologías escalables y flexibles. Para garantizar una continuidad, deben tener la capacidad de amoldarse a los diferentes tipos de relaciones contractuales que, a menudo, son frecuentes en los negocios y a las garantías necesarias en cada caso.

La importancia de la firma electrónica en la formalización de un contrato

La firma de un documento contractual, acredita, asienta y afirma, la prestación del consentimiento y la aprobación de todo el contenido del documento por parte de quienes la estampan. Su importancia radica en la particularidad de su función, que es la de evitar que las partes puedan plantearse o suscitarse cuestiones sobre la inexistencia o invalidez del contrato o de las partes del mismo.  

Dada su importancia, en el momento de determinar qué tipo de firma es el más adecuado, debemos tener en cuenta sus garantías y el riesgo que estemos dispuestos a asumir. De los diferentes tipos de firma electrónica que existen, solo la firma electrónica acreditada es la única equivalente a la firma manuscrita. 

En resumen, podemos destacar que a diferencia de firma electrónicas básicas, la firma electrónica acreditada es la única que invierte la carga de la prueba y que no es repudiable. También es la única firma electrónica que por sí misma dota de integridad al documento firmado, incluido cualquier tipo de contrato.

📢 En determinados contratos, por sus características y por las implicaciones que tiene para la actividad empresarial, es recomendable utilizar una firma electrónica acreditada puesto que existe una necesidad de aportar seguridad jurídica a las partes de manera que se identifique de forma inequívoca a los firmantes, los firmantes no puedan negar que han firmado y que el documento sea el original y no se haya modificado.

Casos de uso de la firma electrónica

- Contratos laborales

- Contratos de arras

- Contratos de arrendamiento

- Contratos de crédito al consumo y microcréditos

- Contratación de productos financieros

- Contratos de alta de líneas móviles y otros servicios

Y en general, con la firma electrónica se puede firmar cualquier tipo de contrato empresarial común de tipo mercantil, de colaboración, de garantía, de seguro y de préstamo y crédito.

En conclusión, en cualquier tipo de empresa se puede llevar a cabo la digitalización. Aunque cada sector esté asumiendo esta transformación a un ritmo diferente, la digitalización es más una obligación que una opción.

Ciertamente, aún de forma general creemos que la digitalización está ligada a negocios B2C por el enfoque centrado en el cliente, pero si tratamos a los departamentos de la empresa como clientes y proveedores, nos convertimos de forma natural en un negocio B2C.

Tanto en empresas B2C como B2B, la digitalización de los procesos de firma ofrece ventajas transversales a todos los departamentos. Sus beneficios no se limitan a la firma de contratos, ya que pueden extenderse a cualquier tipo de documento, desde firmas de nóminas de pago hasta aperturas de cuentas bancarias.

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