4 herramientas imprescindibles para digitalizar los negocios

Durante la pandemia, la digitalización y la tecnología han sido las soluciones más adecuadas a las necesidades de los negocios, convirtiéndose en la mayoría de los casos en su salvavidas. En la actualidad, las organizaciones más avanzadas en esta área toman la delantera en un escenario marcado por la recuperación económica global en el que se impone un nuevo modelo de negocio más digital, ágil y flexible.

En este post te contamos cuáles son las 4 herramientas digitales imprescindibles que toda empresa debe implementar para potenciar su desarrollo y crear nuevo valor sobre los modelos de negocio tradicionales. 

Digitalizar la empresa: 4 herramientas básicas para conseguirlo

☁️ Cloud computing, movilidad sin límites

La provisión de servicios a través de la conectividad y gran escala de internet es una de las tecnologías considerada como imprescindible, permitiendo a las empresas alcanzar todo su potencial. A ello, contribuyen ventajas como la movilidad, que permite el acceso desde cualquier dispositivo y lugar, la reducción de costes, o la garantía de una tecnología siempre actualizada.

A pesar de su popularidad, el conocimiento del potencial de la tecnología cloud antes de la pandemia se limitaba al derivado de aquellas aplicaciones y servicios con un uso más extendido, como el almacenamiento de archivos. En la actualidad, la necesidad de agilidad y escalabilidad han motivado la migración masiva hacia la nube, expandiendo la tecnología cloud en su diferentes variantes.

Un informe global realizado por la consultora tecnológica Gartner, indica que tanto los pequeños negocios como las grandes compañías de todo el mundo incrementarán el porcentaje de inversión destinado a los servicios cloud, y la infraestructura como servicio (IaaS) tendrá un crecimiento de alrededor del 27,6% (hasta los 64.300 millones de dólares en 2021).

🧲 Software de recursos humanos

El departamento de Recursos Humanos, encargado de todo lo concerniente a la gestión del personal, asume una gran variedad de funciones. Para optimizar su labor, las empresas cuentan con la ayuda del software de RRHH, un programa informático diseñado para optimizar la gestión de las cuestiones relacionadas con la plantilla de una organización.

Tras implementar un software de Recursos humanos, se liberan recursos, principalmente horas del personal que podrán ser invertidas en tareas más productivas. De la misma forma, conseguirán mejorar la productividad, incrementar la seguridad en el tratamiento de datos, una mayor fluidez en la comunicación y una notable mejora de la agilidad en el proceso de la toma de decisiones.

Gestionar nóminas, realizar el control horario y solicitar y autorizar vacaciones son solamente algunas de las funcionalidades con las que cuenta un software de recursos humanos para digitalizar una empresa. Esto permitirá no solo prescindir del papel y programas tradicionales, sino disminuir tiempos en procesos de RRHH.

📁 Gestor de documentos

La elección del sistema de gestión documental es crucial para las compañías. Su importancia radica en el papel que desempeña como vehículo de desarrollo, contribuyendo al crecimiento exponencial de la compañía. Pero para que la gestión sea eficaz y eficiente, debe cumplir una serie de requisitos: facilidad de acceso a los documentos, control de versiones y seguridad.

El gestor de documentos, a menudo denominado sistema de gestión documental ( DMS) es una solución digital que permite a la empresa llevar al día sus documentos, actualizarlos automáticamente y ofrecerlos rápidamente a los usuarios,  centralizando así la información y almacenándola en un lugar seguro.

Además de ahorrar tiempo, otros de los beneficios del DMS son la mejora en la organización de la empresa, el ahorro de costes, una mejora en los procesos así como un incremento de la productividad. 

👨‍💻 Firma electrónica

El uso de la firma electrónica está permitiendo a las empresas continuar con su actividad contractual, sustituyendo la firma manuscrita por su homólogo electrónico en cualquier documento. Estas son solo algunas de las ventajas del uso de las soluciones de firma electrónica de Uanataca en los negocios: 

- Reducción de costes
- Movilidad
- Seguridad
- Aumento de la productividad empresarial
- Mejora la experiencia del usuario
- Eliminación del papel
- Mayor agilidad
- Garantías de seguridad y protección gracias a los servicios integrados y auditados.

Además, la firma electrónica se integra con algunas de las soluciones que acabamos de comentar: 

El cloud computing da forma a la firma electrónica centralizada o en la nube
El presente exige disponer de infraestructuras flexibles, ágiles y altamente disponibles, donde los servicios cloud se convierten en el modelo más adecuado para todas las modalidades de trabajo, incluido el teletrabajo.

En esta búsqueda de soluciones remotas y accesibles, muchas organizaciones han descubierto que la firma electrónica en la nube es clave en la digitalización de las empresas.
Con la firma centralizada, el propietario puede hacer uso de su certificado en cualquier momento, desde cualquier ordenador o dispositivo móvil, lo que la convierten en una solución móvil que optimiza los recursos y la empresa.

Ventajas de integrar las soluciones de firma electrónica de Uanataca en el software RRHH
En el área de recursos humanos, la digitalización se ha convertido en su mejor aliado, allanando el terreno en su labor de gestor de un cambio en el que se cruzan distintas generaciones. 

Tras la implantación de las soluciones de firma de Uanataca adaptadas para RRHH, se agilizan procesos como la contratación de nuevos empleados, se eliminan tareas repetitivas que liberan al equipo para ocupar su tiempo en labores más productivas y aumenta la percepción positiva de la compañía.

Gestor de documentos

Se pueden conseguir grandes mejoras tras incorporar la firma electrónica a la gestión de la documentación en el seno de una organización, incluso en las nuevas formas de trabajo. 

- Incremento de la productividad
- Descentralización
- Mayor agilidad en el proceso de firma
- Reducción de coste
- Una oficina paperless eficiente

La convergencia de la firma electrónica y los softwares de gestión documental ofrece grandes ventajas. Como resultado de esta unión, se consigue hacer una gestión y administración verdaderamente eficiente de toda la documentación de la empresa, ahorrando tiempo y esfuerzo.

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