¿Qué es Business Intelligence? Top 5 herramientas gratuitas para negocios

En la era digital, la rapidez de adaptación a los cambios y una respuesta casi inmediata a las nuevas demandas y hábitos de los clientes permiten a los negocios aprovechar las oportunidades del mercado. Para lograrlo, los responsables de la toma de decisiones deberán disponer de información efectiva que les permitirá usarla a favor del desarrollo del negocio. 

En este post explicamos qué es Business Intelligence, porqué es tan importante y cuáles son las herramientas gratuitas de inteligencia de negocios más populares. 

Business Intelligence: el poder de los datos

Se denomina inteligencia empresarial, inteligencia de negocios o BI (del inglés business intelligence), a las estrategias y herramientas que transforman los datos de una empresa en conocimiento del medio, facilitando la toma de decisiones en los negocios.

El principal objetivo del Business Intelligence es agrupar los datos de una empresa – del mercado, de sus clientes, competidores, proveedores o incluso de sus empleados- y aprovecharlos para que se conviertan en información preparada para ser analizada, permitiendo identificar problemas, riesgos y oportunidades para una empresa. En definitiva, el BI sirve para ayudar a los responsables de las tomas de decisiones a usar la información generada a favor del crecimiento del negocio.

El BI es utilizado en el proceso de toma de decisiones por empresas multisectoriales de todos los tamaños, desde pequeñas tiendas retail hasta grandes multinacionales. En el artículo “Business Intelligence Definition and Solutions”, Ryan Mulcahy habla de uso de la inteligencia empresarial en los grandes negocios con ejemplos concretos. En el caso de Toyota, la compañía se dio cuenta de que había estado pagando dos veces a sus transportistas por una suma de $ 812.000 en el año 2000.

Ejemplos como el de Toyota y el desarrollo de sus capacidades para conocer el medio, incluso a nivel interno, justifican el florecimiento de las herramientas de Business Intelligence en todos los ámbitos empresariales. 

Principales fuentes de datos para las soluciones de Business Intelligence

Ahora que conocemos el impacto del análisis de los datos en el desarrollo de un negocio, nos falta identificar de dónde podemos conseguirlos. En el caso de BI, las fuentes de datos son puntos de abastecimiento de datos con información potencialmente útil para las empresas. A continuación, destacamos algunas:

Marketing, ventas y compras: datos sobre clientes, comportamiento de usuarios en redes sociales, información de los canales digitales corporativos, encuestas de satisfacción, aspectos sobre atención al cliente, estudios del mercado, entre otros.

Producción y operaciones: resultados de controles y auditorías de calidad, factores relacionados con la productividad, acciones logísticas, entre otros.

Recursos humanos: aspectos relativos al equipo humano.

Legal y compliance: aspectos legales y de cumplimiento.

Área financiera: información económica y financiera.

Tipos de herramientas de Business Intelligence

A pesar de la existencia de una gran variedad de herramientas de Business Intelligence, algunas gratuitas y otras de pago, se pueden distinguir principalmente 3 categorías por su función:

▪️ Gestión de datos ⚙️ (Management Tools)

Estas herramientas de gestión de datos maestros permiten desde la depuración hasta la transformación y traslado de datos a un sistema concreto.

▪️ Descubrir nuevos datos 🔎 (Data Discovery Applications)

Recopilan y evalúan nueva información ( Data Mining o minería de datos), y aplican sobre ella las técnicas de análisis predictivo para realizar proyecciones de futuro. 

▪️ Reporte de datos 📉 (Reporting Tools)

Una vez recopilada y tratada, la información puede visualizarse de manera gráfica e intuitiva, y así comprobar si cumplen o no determinados KPIs, o generar informes.

Top 5 herramientas Business Intelligence gratuitas 

1. GOOGLE DATA STUDIO

Esta herramienta es completamente gratuita. Para hacer uso de ella, solo es necesario tener una cuenta de Google. La conexión con algunos proveedores de datos o fuentes de datos tiene costo, pero hay un listado de fuentes a las que tenemos acceso de forma gratuita:

▪️ Google Analytics
▪️ Google Ads
▪️ Hojas de cálculo de Google
▪️ Campaign manager
▪️ Display y Video 360
▪️ Search Ads 360
▪️ Google Ad Manager
▪️ Google search Console
▪️ YouTube Analytics

2. MICROSOFT POWER BI

Se trata de un sistema ERP que facilita a profesionales del marketing, desarrolladores o analistas la toma rápida de decisiones. Uno de sus principales atractivos es la posibilidad de transformar los datos en gráficos muy visuales y compartirlos. Además de los servicios de Microsoft, Power BI ofrece otros conectores estándar:

▪️ Google Analytics
▪️ Facebook
▪️ MailChimp
▪️ Marketo
▪️ Salesforce
▪️ Zendesk
▪️ SuperMetrics y muchos más

3. QLIK

Por undécimo año consecutivo, Qlik es líder del Cuadrante Mágico de Gartner para plataformas de análisis y Business Intelligence. Ofrece múltiples opciones y la creación de aplicaciones personalizadas. Se puede probar de forma gratuita. 

4. TABLEAU PUBLIC

Es una plataforma gratuita en línea para explorar visualizaciones de datos y compartir con el público general. A pesar de ser gratuito, tiene muy pocas limitaciones y permite administrar toda la estructura sin costo para los usuarios. 

5. GOOGLE ANALYTICS

Es una de las herramientas de BI más conocidas y usadas en todo el mundo. De fácil integración, permite ver y analizar cualquier estadísticas de una página web y además, puede integrarse con otras herramientas como Search Console. 

Algunos ejemplos prácticos del uso de Business Intelligence en los negocios

La inteligencia empresarial puede ayudar a cualquier empresa a anticiparse a los cambios en el mercado, a detectar fallos en sus procesos empresariales o problemas que han motivado que un cliente satisfecho se convierta en uno descontento. A continuación, detallamos una serie de aspectos específicos que pueden mejorar gracias al uso del BI.

1. Captación y fidelización de clientes

La inteligencia empresarial es la mejor aliada del área de ventas, comercial y Marketing. Recopilar datos en cada punto de interacción sirve para mejorar procesos y alcanzar una mayor satisfacción del cliente.

En el proceso de captación de clientes, podemos poner como ejemplo una operadora de telecomunicaciones. El BI les puede servir para realizar predicciones sobre la rotación de los clientes, anticipándose al momento en el que se dan de baja y hacerlo coincidir con un mayor esfuerzo para captar nuevos clientes que releven a los que se marchan.

Además, conocer los hábitos del público objetivo y de los clientes actuales nos ayudará a adecuar la oferta a sus expectativas. Por ejemplo, detectar la inmediatez que demanda el nuevo cliente digital nos orientará para buscar e integrar soluciones tecnológicas sencillas y 100 % online, como es el caso de Firma One-Shot.

2.- Toma de decisiones estratégicas sobre cambios en la oferta de productos o servicios

Algunas de las grandes cadenas de restaurantes utilizan el BI para decidir qué nuevos platos añaden a su carta, cuáles son los que eliminan y qué tiendas con un bajo rendimiento deben cerrar.

También se apoyan en el BI para negociar contratos con proveedores de alimentos e identificar oportunidades para mejorar procesos ineficientes, como por ejemplo, sustituir procesos de firma en papel por soluciones de firma electrónica en contratos con personal, proveedores y cualquier otro tipo de documentos, alcanzando una máxima eficiencia y un ahorro continuado de costes y tiempo.  

3.- Mejora el desempeño del área de Recursos Humanos

En el área de Recursos Humanos es necesario que algunos documentos estén firmados, en tiempo y forma, por el personal. Gracias al BI se pueden saber quién ha firmado, quién no y crear informes que contribuirán a optimizar procesos.  

Además, si en tu empresa integras la firma electrónica, podrás agilizar el proceso, reducir tiempos y conseguir aumentar el ratio de firmas entre los empleados.  

Como ves, son muchas las aplicaciones prácticas de Business Intelligence que potencian el crecimiento de los negocios. Para aplicar con éxito la inteligencia de negocio, las empresas necesitan implementar las herramientas adecuadas y a su vez, combinarlas con soluciones tecnológicas flexibles y sencillas de usar para responder con rapidez a los cambios del mercado, como por ejemplo, la firma electrónica.

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