Regtech: nuevas tecnologías para el cumplimiento regulatorio

El cumplimiento de los requisitos normativos es, en términos de costes y recursos, una carga que en muchos casos las empresas deben soportar. Como respuesta a esta carga, surgen las empresas Regtech, orientadas a automatizar todos los procesos derivados del cumplimiento normativo. 

En este post explicamos la importancia de los servicios Regtech y cómo los servicios de certificación, además de facilitar el cumplimiento legal y normativo, mejora otros aspectos corporativos. 

Regtech: la transformación digital del compliance regulatorio

La disrupción de las tecnologías digitales ha traído consigo la aparición de múltiples términos como Fintech, Proptech, Insurtech o Legaltech, dentro de los cuales se identifican o agrupan diversas iniciativas de emprendimiento y desarrollo de nuevos modelos de negocios o servicios.

Dentro de este grupo de industrias que se apoyan en las nuevas tecnologías, también conocido como el sector X-Tech, hemos sido testigos de la aparición del fenómeno RegTech. Este término, que combina las palabras Regulation y Technology, refiere al sector de empresas dedicadas a la provisión de servicios y/o soluciones de base tecnológica para dar cumplimiento, mejora y adaptación a los diferentes requerimientos regulatorios existentes en el sector donde se desenvuelvan sus clientes. 

En este sentido, encontramos empresas generando soluciones para la optimización de procesos y también para la mejora de la eficiencia empresarial en el cumplimiento de requisitos normativos, los cuales, dependiendo del sector en el que nos encontremos, necesitarán estar soportados en servicios que ofrezcan determinadas condiciones de seguridad técnica y jurídica. 

En sectores altamente regulados, como por ejemplo el sector bancario, de seguros o financiero, los procesos de transformación digital necesariamente necesitan sustentarse en servicios que ofrezcan garantías legales y que a su vez, generen confianza de terceras partes en el desarrollo de sus actividades económicas.

Bajo esta óptica, podríamos considerar a las empresas y a los servicios Regtech como catalizadores de los procesos de transformación digital. En unos casos, empresas y servicios Regtech habilitan nuevos modelos de negocio que tradicionalmente han estado restringidos por barreras normativas, obstaculizando el emprendimiento y la innovación de nuevos actores en el mercado y, en otros, facilitan la digitalización de servicios de empresas tradicionales que se valen de esta clase de soluciones para hacerlo de manera segura y con plena cobertura legal para la desmaterialización de sus procesos. 

Los servicios de certificación, una oportunidad de crecimiento gracias a la digitalización y el cumplimiento normativo 

En esta clase de servicios Regtech que facilitan la digitalización con plena cobertura legal, encontramos a los Prestadores de Servicios de Certificación (PSCs), quienes actúan como proveedores de servicios tecnológicos para el cumplimiento normativo. Sus servicios se ajustan a una legislación especial – Ley de Firma Electrónica en el caso de El Salvador- que dota expresamente de garantías jurídicas a los procesos y operaciones que se realizan en entornos digitales. 

Firma electrónica certificada

Algunos de los ejemplos que podríamos comentar sería el uso de la firma electrónica certificada, un servicio que las normativas sobre prevención de blanqueo de capitales consideran como un medio tecnológico de cumplimiento normativo, específicamente en lo que respecta a la acreditación de la identidad de los cuentahabientes o gestores de productos financieros. 

Conservación documental

 Otro de los casos donde los servicios de los PSCs encuentran aplicación práctica es en el cumplimiento de las obligaciones de conservación documental. Son múltiples las normas legales y sub-legales que exigen preservar determinados documentos durante largos períodos de tiempo.

A este respecto, podemos citar por ejemplo, la conservación de facturas, registros contables y otros documentos con relevancia fiscal, la preservación de documentos propios de la función registral del estado para acreditar derechos de propiedad o simplemente, la necesidad de conservar contratos cuya ejecución se prevé se prolongará en el tiempo y, por consiguiente, será necesaria la preservación de su integridad en caso de que tenga que ser utilizado en un proceso judicial. 

Sellado de tiempo

La conservación de documentos conlleva implícito otro servicio de confianza prestado por los PSCs: el Sellado de Tiempo o TimeStamp. Este servicio es útil y necesario para dotar de fehaciencia y certeza jurídica al proceso de creación de evidencias, específicamente sobre la fecha y hora exacta de la ejecución de operaciones o realización de eventos en los sistemas.

Se utiliza de forma habitual en múltiples sectores para dar cumplimiento a los requerimientos normativos de registrar el momento en que se firma o archiva un documento, el momento en el que se realiza un registro contable, se presenta una solicitud o se ejecuta una operación bancaria, entre otros. 

Notificaciones Electrónicas

Similares casos encontramos para servicios de notificaciones electrónicas, que provee facilidades de cumplimiento para la creación de evidencias fehacientes en la notificación de condiciones y otras cuestiones hacia clientes.

Este servicio puede utilizar certificados digitales de firma electrónica para la autenticación de usuarios, colaborando con la creación de condiciones de seguridad para asegurar la protección en el acceso de datos sensibles de acuerdo que aplique en materia de protección de datos.

Un ejemplo de ello podemos encontrarlo en el sector salud, donde es mandatorio resguardar la información de las historias clínicas electrónicas, garantizando que se toman medidas de trazabilidad y restricción en su acceso a su titular o a aquellos legalmente autorizados como médicos tratantes. 

Validación de firma electrónica

Finalmente, la utilización de todos los servicios anteriores conlleva el uso de otro servicio de confianza: la Validación de firmas electrónicas. Este servicio permite a sujetos obligados al cumplimiento de determinados deberes que doten de certeza a sus operaciones digitales, a la verificación de la integridad y de los datos de creación de las firmas electrónicas certificadas, así como de la integridad de los sellos de tiempo. 

Ventajas de los servicios de certificación como servicios Regtech

Con el paso de tiempo, la utilización de los servicios de certificación gana terreno, no solo como medio de cumplimiento per se, sino como medio de reducción de riesgos corporativos en la ejecución de contratos de gran valor.

Asimismo, son una medida de protección frente a riesgos reputacionales relacionados con fraudes realizadas a través de medios digitales o violaciones de privacidad en los datos almacenados, reflejo de una pobre gestión de los datos que gestionan para sus clientes.

El uso de estos servicios Regtech también ofrece mejoras en la capacidad de gestión de las empresas que los implementan, reduciendo la complejidad de la gestión interna de obligaciones y procedimientos de control, los cuales en muchos casos -Fintech por ejemplo-, representan una de las principales barreras de mercado. 

A su vez, esta simplificación mejora automáticamente la capacidad de respuesta de las empresas frente a auditorías, inspecciones y/o procesos de aseguramiento de la calidad, dado que la digitalización de los procesos también permite la automatización de los reportes de gestión y la presentación de evidencias de cumplimiento cuando se requieran, sin necesidad de disponer de más personal para ello. 

Otras de las barreras que se superan a través de estas implementaciones es la necesidad de altas inversiones económicas para su utilización. Los  servicios de certificación de Uanataca son servicios escalables y en la nube, permitiendo su uso desde el primer día. A través de modelos flexibles, las empresas podrán consumirlos en la misma medida que sus necesidades de mercado y de gestión crecen, integrándolos de forma casi nativa dentro de sus propios procesos o soluciones. Todo ello, sin alterar la experiencia de usuario de sus clientes a la vez que se da cumplimiento a los requerimientos normativos. 

Por último, la mejora de los procesos con mayores evidencias y garantías que impiden su modificación y con trazabilidad de las operaciones, favorece en general la transparencia de las empresas frente a sus clientes, sus empleados y ante los órganos regulatorios encargados de su supervisión. 

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¿ CÓMO PODEMOS AYUDARTE ?

Uanataca además de ser un Prestador de Servicios de Certificación, trabaja para ofrecer una oferta 360º alrededor de los servicios, liderada por un equipo multidisciplinar de profesionales con gran experiencia tecnológica, jurídica y de negocio que ofrece el mejor asesoramiento y acompañamiento para dotar de garantía técnica y legal a sus procesos y flujos de trabajo.  

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