Cómo asegurar la identidad digital de los contratos electrónicos

En un mundo cada vez más digital, las transacciones a distancia han ido ganando terreno frente a la contratación presencial. Ahora, 1 de cada 2 contratos que se firma es electrónico, lo que significa que si tienes un negocio es muy posible que los contratos electrónicos ya formen parte del día a día. 

En este contexto abordaremos las ventajas de los contratos electrónicos y cómo puedes sacarle el máximo partido gracias a Firma One-Shot con Vídeo ID: la solución de firma electrónica certificada con Vídeo Identificación. 

¿Qué es un contrato electrónico?

El contrato electrónico parte del concepto que tendrá la consideracion de electrónico todo contrato en el que la oferta y la aceptación se transmiten por medio de equipos electrónicos de tratamiento y almacenamiento de datos, conectados a una red de telecomunicaciones, lo cual supone que tanto la oferta como la aceptación se realizan por medios telemáticos. 

De forma muy sencilla, podemos decir que un contrato electrónico es aquel contrato que se realiza o celebra por medios electrónicos., es decir, no es necesaria la presencia física simultánea.

Contrato electrónico VS contrato en papel

Con independencia de su formato, un contrato se define como aquel acuerdo de voluntades que crea o transmite derechos y obligaciones a las partes que lo suscriben. Sin embargo, existen diferencias significativas entre el contrato en papel y el contrato electrónico:  

✔️Pros de los contratos electrónicos

- Procesos 100% digitales: los contratos electrónicos se pueden firmar electrónicamente desde cualquier momento y en cualquier lugar. Sin duda, esta ventaja favorece el cierre de contratos al instante y, por ende, aumenta el ratio de conversón. 
- Ahorro de costes: se elimina los costes de impresión, de archivo físico y los asociados a los desplazamientos. Además, su formato paperless es más sostenible y beneficia la percepción de la marca. 
- Más seguros: los documentos en papel pueden ser alterados tras su firma. En cambio, aquellos contratos firmados con firma electrónica certificada, al  estar vinculada con los datos firmados por la misma, es posible detectar cualquier modificación posterior.
- Menos errores y mayor agilidad: el contrato electrónico permite a las partes ver los términos del contrato y detectar cualquier error antes de su firma. Incluso si hubiera que modificar el contrato y repertir la firma, podría realizarse al instante, sin demoras y sin desplazamientos innecesarios. 

❌Contras de los contratos en papel
- Extravío o destrucción: cuando las partes no están en el mismo lugar, el contrato se desplaza de un lugar a otro. Durante este proceso, hay diferentes factores que pueden poner en riesgo la integridad del documento, como su extravío.  Incluso en el momento del archivo, los contratos en papel también están expuestos a accidentes que pueden destruirlos, como incendios o inundaciones. 
- Pérdida de tiempo: la gestión física de los contratos exige gastar mucho tiempo y recursos que no se rentabilizan. Liberar este gasto permite invertirlo en tareas más productivas para el negocio. 
- Difícil recolección: otra de las desventajas del contrato en papel es que no siempre se consigue la firma de todas las partes en el momento adecuado o en los plazos manejados. 
- Retrasos en la firma: el proceso de firma en papel puede llegar a demorarse días, incluso semanas. Si el envío y la la firma no se realizan de forma inmediata, existe un riesgo muy alto de pérdida de clientes. 

Tipos de contratos electrónicos

Los contratos electrónicos siguen siendo contratos tradicionales con la especialidad de que se celebran a través de medios telemáticos, por ello le son de aplicación algunos requisitos de forma, plazos, sujetos u obligaciones, entre otros. Se pueden clasificar atendiendo a diferentes criterios: 

1.- Según los sujetos que intervengan: Contrato electrónico mercantil o de consumo
- Si  en la contratación ha intervenido al menos un consumidor estaremos ante un contrato electrónico de consumo, denominado Business to Consumer ( B2C). Por ejemplo, la concesión de un crédito al consumo. 
- Por el contrario, si el acuerdo se procude entre empresarios, estaremos ante un contrato electrónico mercantil o Business to Business ( B2B), como cuando se contrata un software o aplicación empresarial. 

2.- Según el objeto del contrato: Contrato electrónico de entrega o de prestación
- El contrato electrónico de entrega es aquel que refiere a la venta de un producto. Puede ser físico, como un libro impreso, o digital, por ejemplo un e-book.
- El contrato electrónico de prestación hace referencia a la prestación de un servicio que, de nuevo, también puede ser físico, por ejemplo el lavado de un coche, o bien digital, como el consumo de un servicio de firma eletrónica. 

3.- Atendiendo a la forma de la manifestación de voluntad: Contrato electrónico puro o mixto
- En el contrato electrónico puro, las manifestaciones de voluntad de los firmantes se realizan íntegramente de manera electrónica. Por ejemplo, la aceptación de la política de privacidad o la contratación a través de una página web.
- Se considera un contrato electrónico mixto aquel en el que, para exponer la decisión de contratar, intervienen medios tradicionales como un formulario que debe ser impreso, rellenado y enviado. 

4.- Conforme al modo de ejecución: contrato electrónico directo o indirecto
- En la modalidad de contrato electrónico directo, tanto el contrato como la recepción de bien o servicio adquirido se proporciona de manera electrónica. 
- Por el contrario, cuando se formaliza un contrato por medios telemáticos pero se entrega en presencia física estamos ante un contrato electrónico indirecto. Un ejemplo podría ser la compra de una prenda de ropa en una página web y su recogida en tienda física.   

Validez legal del contrato electrónico

El comercio electrónico se compone de transacciones económicas efectuadas por operadores situados en cualquier lugar del mundo, con una oferta dirigida tanto a consumidores nacionales como extranjeros. Por tanto, el derecho que regula el comercila electrónico es un Derecho dictado por autoridades estatales y también por entidades supranacionales como la unión Europea. 

Los contratos celebrados por vía electrónica producirán todos los efectos previstos por el ordenamiento jurídico, cuando concurran el consentimiento y los demás requisitos necesarios para su validez. Por tanto, si existe consentimiento por ambas partes, se puede celebrar el contrato online.

De este modo, la clave para la seguridad jurídíca de todas las partes es probar que efectivamente existe el consentimiento. Para demostrarlo, se usa la firma electrónica, una herramienta que prueba la aceptación o aprobación del firmante. Sin embargo, como aclaramos a continuación, no todos los tipos de firmas electrónicas tienen la misma calidad probatoria, ni todos los proveedores ofrecen las mismas garantías. 

Firma electrónica certificada: máxima fuerza probatoria para los contratos electrónicos

La crisis por la COVID-19 y el cambio de hábitos de consumo de lo físico a lo digital han acelerado el uso de diferentes soluciones para la firma de contratos electrónicos. Sin embargo, no todas las herramientas ofrecen las mismas garantías. Cuantas más medidas de seguridad incorporen, menos peligro existirá de usurpación de identidad y de repudio de la firma. 

Esto mismo es lo que sucedió en el caso sentenciado por la Audiencia Provincial de Lleida, en España, donde se absolvía a la demandada del pago de un crédito formalizado con una firma que no tenía suficiente fuerza probatoria. Y aunque ello no quiere decir que, a priori, la firma usada no fuera válida, dictaminaron que no se utilizó un sistema suficientemente garantista al no contar con un certificado reconocido ni ajustarse a las exigencias de la normativa vigente.

Esta sentencia evidencia que no todas las tecnologías disponibles para la firma de contratos ofrecen el mismo nivel de confianza. En el mercado conviven herramientas muy seguras y confiables con otras mucho menos sólidas y robustas. Por tanto, en la elección de la solución adecuada, hay que tener en cuenta que la fortaleza probatoria va a depender del tipo de firma electrónica, del proceso que diseñe cada proveedor y de las evidencias con que lo acompañe. 

De entre todos los tipos de firma, la firma certificada es la única que se equipara a la firma manuscrita, sustentándose por sí sola como prueba plena e incluso invirtiendo la carga probatoria en caso de que se cuestione la misma. Eso es, la máxima fuerza probatoria en un juicio. 

En el ámbito de la contratación laboral es especialmente recomendable usar una firma electrónica avanzada. De esta forma, se garantiza la autoría, identidad y autenticidad del consentimiento prestado. 

Como hemos mencionado, las garantías particulares del proveedor también son un factor clave en la toma de decisión. Uanataca, como Prestador de Servicios de Certificación, emite a sus clientes de servicios de firma electrónica certificada dictámenes oficiales para su presentación en juicio, un valor añadido destinado a robustecer la actividad probatoria de los clientes. 

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Gracias a esta solución, la incorporación digital y la suscripción de contratos electrónicos se podrá realizar con la certificación de la identidad digital de los clientes en línea y con firma electrónica certificada.