7 usos de la firma electrónica en las empresas

Con el aumento de la digitalización, cada vez existen más ejemplos prácticos de la firma electrónica en todo tipo de sectores e industrias. Sus ventajas la han convertido en una herramienta transversal de la que pueden beneficiarse todas las áreas del negocio, desde ventas a Recursos Humanos. 

En este artículo, además de las ventajas que ofrece la firma electrónica, profundizaremos en la manera en la que se está recurriendo a ella desde diferentes sectores y áreas de las empresas. 

¿De qué manera la firma electrónica ayuda a las empresas?

La firma electrónica podemos definirla como el conjunto de datos electrónicos que el firmante utiliza para identificarse y expresar la aceptación del contenido de un documento o su intención de autorizar una transacción, ambos en formato electrónico. Dicho de manera más sencilla, la firma electrónica es un concepto legal que tiene el objetivo de dar fe de la voluntad del firmante. 

Es una herramienta digital esencial para aumentar el crecimiento de las empresas. Sea esta una multinacional o una pyme, se dedique a prestar servicios B2B o B2C e independientemente del área de negocio en el que esté especializada. Siempre se va a poder experimentar una mayor eficiencia en cualquiera de sus departamentos, gracias a su carácter multisectorial y transversal. 

Los procesos de firma entre empresas, empleados, proveedores y colaboradores se simplifican, ahorrando tiempo de respuesta y dinero y garantizando una mayor seguridad, cuando se trata de la firma certificada. No solo basta con digitalizar los procesos de firma internos, también es vital replicar este gesto en los procesos de firma externos.

Tanto si eres autónomo como empresario, vamos a mostrarte los usos que esta firma electrónica tiene para ser aplicados en tu negocio. 

Principales usos de la firma electrónica

1.- Firma electrónica para la obtención de préstamos y créditos
Por la cantidad de colas y desplazamientos a la oficina bancaria que se ahorra el cliente, este es uno de los usos más valorados. Poder firmar electrónicamente tanto las solicitudes como el contrato de préstamos y créditos también ahorra muchos costes de mantenimiento en el sector financiero. 

Conociendo la relevancia de este uso, las soluciones de Uanataca están enfocadas a mejorar la experiencia digital de los clientes de estas empresas. Pensando en ellos se ha desarrollado el servicio de Firma One-Shot. Este permite emitir certificados digitales de un solo uso para firmar electrónicamente todos los documentos incluidos en una transacción desde cualquier dispositivo.

2.- Firma electrónica para formalizar contratos en ferias y congresos
En este tipo de eventos que se celebran fuera de la oficina, la formalización de clientes puede verse perjudicada si no contamos con un recurso rápido, sencillo y seguro como el de la firma electrónica. De otra manera tendríamos que mandar la documentación al cliente, esperar a que este lo firme, reenviarlo de nuevo... Si tenemos en cuenta la importancia de este tipo de contratos, es recomendable usar firma electrónica certificada, la única con inversión de la carga de prueba y máximas garantías jurídicas, además de ser equiparable a la firma manuscrita.

Esta funcionalidad se hace extensible también a acciones de marketing directo que realicemos en centros comerciales, en grandes ciudades o aeropuertos en los que la afluencia de personas que se acercan a nuestro stand sea muy elevado. 

Con soluciones de firma electrónica como Firma One-Shot, la experiencia del cliente resulta mucho más satisfactoria en cualquiera de los casos. Y es que uno de los objetivos que persiguen las soluciones de firma electrónica de Uanataca es el de poner al cliente en el centro y pensar siempre en cómo mejorar su experiencia de uso. 

3.- Firma electrónica para agilizar trámites de Recursos Humanos 
Si hay un departamento de la empresa que puede verse beneficiado por la implementación de la firma electrónica ese es sin duda Recursos Humanos. Con el tiempo que antes se destinaba a la gestión de documentos no digitalizados, tras la integración de la firma electrónica se podrán llevar a cabo otras tareas que aporten un valor extra a la empresa, como puede ser la gestión del rendimiento de los empleados o el desarrollo de estrategias de motivación. 

Desde la gestión y firma de contratos de forma telemática (especialmente útiles para trabajadores en remoto o colaboradores autónomos), nóminas, bajas, aumentos salariales, o cualquier otro documento que forme parte del proceso laboral entre ambas partes. 

Otra novedad importante es la posibilidad de emitir certificados digitales durante el proceso de onboarding a cualquier perfil que se incorpore al equipo. De esta manera se le da una identidad digital profesional y podrá usar este certificado para firmar electrónicamente durante todo el tiempo que forme parte de la empresa. La captación de talento se agiliza y evitamos que puedan recalar en otras empresas con procesos de contratación más rápidos. 

Y en el caso de otros departamentos con amplia gestión de documentos, como puede ser administración, también se podrá emitir y recibir facturas o cumplimentar órdenes de compra de manera más ágil. 

4.- Firma electrónica para directivos de la compañía
Las principales novedades que modernizan a las empresas pasan siempre por su directiva. En esta área de la compañía interesa especialmente la optimización del tiempo para poder dedicarlo a propuestas de valor que busquen la rentabilidad. También es esencial fomentar los avances tecnológicos y el proceso de digitalización a los distintos equipos.

La posibilidad de firmar documentos en cualquier momento y lugar es otro recurso del que pueden obtener muchos beneficios los directivos, que viajan con regularidad. Los acuerdos con empresas internacionales son cada vez más frecuentes y la firma manuscrita es un inconveniente y retrasa el proceso, ya que las partes pueden estar en diferentes países.

5.- Firma electrónica para cerrar acuerdos con proveedores y agentes externos 
La deslocalización es una de las principales ventajas de la firma electrónica y esta permite que uno de sus usos sea simplificar el proceso de cierre de acuerdos con proveedores. El tiempo y los recursos a utilizar se reducen desde el momento en el que no necesitamos enviar contratos por mensajería ni cerrar citas presenciales con este tipo de colaboradores. El flujo de la relación comercial será por tanto mucho más eficiente. 

6.- Firma electrónica para consentimiento informado
Esta funcionalidad cumple un papel especialmente relevante dentro del sector sanitario. En él se trabaja con datos especialmente sensibles. Y existen numerosos procesos en los que la autorización del paciente es necesaria, como por ejemplo la solicitud de ingreso hospitalario. 

De esta manera no solo el paciente asume su responsabilidad en la toma de decisiones sino que además aumenta la seguridad. Por otro lado, gracias a la posibilidad de firmar documentos electrónicos desde cualquier lugar, se reduce el tiempo de gestión de los diferentes procesos administrativos. 

7.- Firma electrónica para acuerdos de confidencialidad
El tratamiento de datos es un factor especialmente sensible en una empresa. Cada vez que se incorpora un nuevo colaborador o empleado a las mismas necesitamos salvaguardar esta información a través de un acuerdo de confidencialidad. E incluso también se utiliza en procesos de fusión o colaboración puntuales entre empresas.  De lo contrario, la empresa carecería de protección legal ante cualquier fraude o fuga de propiedad intelectual. Esto supondría casi con total seguridad un proceso legal en el que la empresa tendría que invertir mucho tiempo y recursos. 

Por todo esto, es uno de los documentos con firma más recurrente y en el que se hace más evidente la seguridad que proporciona una firma electrónica certificada frente a la clásica en papel. 

Casos de uso de la firma electrónica de Uanataca por sector empresarial
 

¿Por qué gestionar tu firma electrónica con Uanataca? 

Llegados a este punto, los numerosos usos de los que dispone la firma electrónica son evidentes. Pero es importante aclarar que solo podremos disfrutar de sus beneficios si la integración de esta firma se hace de manera correcta. 

Desde Uanataca aportamos valor a las empresas desde el asesoramiento, las tecnologías más innovadoras y un modelo flexible de pago por uso, que evita gastos innecesarios y permite aprovechar y rentabilizar al máximo los recursos económicos del negocio.

En definitiva, sea cuál sea nuestra área de negocio, lo que vamos a notar con el uso de la firma electrónica es un aumento de la productividad, tanto para la empresa como entidad como para cada uno de los empleados y colaboradores. Y además, también saldremos ganando en relación con el impacto medioambiental que nuestra empresa genere, gracias a los procesos paperless que las soluciones de Uanataca nos garantiza.