¿Qué empresas pueden usar la firma electrónica cualificada?

En los últimos años, la firma electrónica ha ido ganando terreno y se ha posicionado como la opción preferida a la firma manuscrita. Sin embargo, aún hay ciertas dudas sobre los tipos de firma que existen y cuáles son sus diferencias.   

Es este post explicamos qué es la firma electrónica cualificada y además desterramos algunas de las ideas erróneas asociadas a este tipo de firma para que puedas descubrir lo fácil que es usarla en cualquier empresa y para diferentes casos de uso.  

¿Qué es la firma electrónica cualificada?

La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que el firmante utiliza para identificarse y expresar la aceptación del contenido de un documento electrónico. Aporta comodidad, seguridad y rapidez a la firma de cualquier tipo de contrato. 

Según el Reglamento Europeo eIDAS, que establece el marco jurídico para los servicios de confianza en la Unión Europea, existen 3 tipos de firma electrónica con diferentes niveles de seguridad: 

- Firma electrónica simple: es la más básica, no pudiendo equipararse a la firma manuscrita.
- Firma electrónica avanzada: este tipo de firma se encuentra en un nivel intermedio de seguridad, sin ser equivalente a la firma manuscrita.
- Firma electrónica cualificada: de los tres tipos de firma que reconoce el reglamento eIDAS, es la única equivalente a la firma manuscrita.

¿Cómo diferenciar la firma electrónica cualificada de la firma electrónica avanzada o simple?

1.- Por su vinculación: para crear una firma cualificada se necesita un certificado digital cualificado, que es aquel que identifica de forma inequívoca al titular. 
2.- Por su equivalencia: es la única firma reconocida por la normativa europea eIDAS como equivalente la firma manuscrita. 
2.- Por sus garantías legales: la firma electrónica cualificada ofrece las máximas garantías legales.
3.- Por las garantías del proveedor: solo un Prestador Cualificado de Servicios Electrónicos puedes prestar y respaldar este tipo de firma. 
4.- No repudio: impide que el firmante pueda desconocer la firma así como negar fácilmente sus efectos jurídicos.
5.- Inversión de la carga de prueba: en un juicio, si la firma es cualificada, corresponde a la parte que intente desconocerla probar que no ha realizado la firma.  

Tipos de empresas que pueden usar firma electrónica cualificada

Cualquier tipo de empresa que necesite dotar de las máxima garantías jurídicas a sus procesos de firma pueden usar la firma electrónica cualificada. Por citar algunos ejemplos, este tipo de firma se usa en el sector sanitario, en compañías de telecomunicaciones, aseguradoras, e incluso en el sector financiero. 

Por otro lado, también es adecuada para modelos de negocio más tradicionales e incluso para los más disruptivos y tecnológicos, como son las X-Tech. En cualquier caso, las soluciones de Uanataca, flexibles y de pago por uso, se adaptan a empresas de cualquier tamaño, permitiendo a pymes o emprendedores digitalizar sus procesos de firma de forma rápida, sencilla y con las máximas garantías. 

En cuanto a su aplicación en procesos internos, es un tipo de firma transversal a todos los departamentos - legal, financiero, recursos humanos, entre otros- que puede ser tan valiosa en el front-office como en el back-office. 

Como veremos en el siguiente apartado, el tipo de firma electrónica se debe escoger en función del caso de uso, no del tipo de empresa, de su sector, de su industria o de su tamaño. 

¿Qué tipo de firma debo escoger para mi negocio?

No existe un tipo de firma electrónica mejor que otro, solo tipos de firmas más adecuados para cada caso de uso. Nuestra recomendación a la hora de elegir un tipo de firma es aplicar el principio de proporcionalidad: no es lo mismo firmar una solicitud de vacaciones que un contrato mercantil. 

En el primero de los casos, donde no se necesitan las máximas garantías probatorias, sería suficiente con una firma electrónica avanzada. En cambio, si estamos ante una operación trascendental para el negocio como puede ser la firma de un préstamo bancario, la contratación de un seguro o la firma de las arras de una vivienda debemos optar por el mayor nivel de garantías de la firma electrónica cualificada. 

Por otro lado, existen determinadas operaciones en las que es obligatorio el uso de la firma electrónica cualificada, como es la producción de documentos públicos electrónicos. Te recomendamos que leas este post para saber más sobre este tema. 

5 ideas erróneas sobre la firma electrónica cualificada

Gracias a las soluciones de Uanataca, la firma electrónica cualificada es una herramienta segura, ágil y muy sencilla de usar. A continuación, desmitificamos algunos de las creencias más comunes que rodean a firma electrónica cualificada y a su uso: 

1.- Es difícil de usar: ❌FALSO
✔️ La firma electrónica cualificada es la más segura pero no tiene por qué ser complicada. Las soluciones de Uanataca son usables, intuitivas y no requieren experiencia de usuario. 
2.- Es cara: ❌FALSO
✔️ Las soluciones de Uanataca no tienen planes mensuales ni tarifas estándar. Su modelo de pago por uso permite a las empresas velar por su salud financiera, eliminando costes innecesarios. 
3.- Necesitas una infraestructura compleja: ❌FALSO
✔️ Uanataca tiene su propia infraestructura: las empresas no necesitan invertir en tecnología ni en mantenimiento de equipo. Además, contamos con un equipo de especialistas en firma electrónica que ofrecen soporte para que la integración sea rápida y sencilla. 
4.- Necesitarás un hardware: ❌FALSO
✔️ Los certificados digitales son uno de los elementos que dotan de garantías a la firma electrónica cualificada. Con los certificados almacenados en la nube (HSM) ya no necesitarás tener un hardware -token o tarjeta inteligente- como dispositivo cualificado de firma. 
5.- Solo puede usarse en PC: ❌FALSO
✔️ Con la solución Firma Móvil de Uanataca, se consigue una movilidad sin límites. Es una opción segura y ágil para poder usar la firma electrónica cualificada en cualquier momento y lugar. 

Valor probatorio de la firma electrónica cualificada

Por sí misma, la firma electrónica goza de pleno reconocimiento jurídico en el ordenamiento jurídico español a través de la Ley de Firma Electrónica (Ley 59/2003)y en Europa mediante el Reglamento eiIDAS. Esto significa que, independientemente del tipo de firma electrónica utilizada. es plenamente admisible en los procesos judiciales. 

Si bien no se pueden denegar los efectos jurídicos de la firma electrónica por el mero hecho de encontrarse en forma electrónica, su fuerza probatoria y efectos dependerán del tipo de firma electrónica utilizada. 

De los tres tipos de firma electrónica que regula el Reglamento eiIDAS, la firma electrónica cualificada es la más robusta en su calidad probatoria. ¿Qué significa esto? Que la firma cualificada es la única que se equipara a la firma manuscrita, sustentándose por sí solo como prueba plena e incluso, como ya hemos visto en este post, invirtiendo la carga probatoria.