El teletrabajo más allá del COVID-19: soluciones tecnológicas y certificados digitales para maximizar la productividad

El efecto del COVID-19 en el teletrabajo

En el ámbito económico, hay un antes y un después del distanciamiento social, una medida que ha provocado un cambio muy acusado en el plano laboral. En España, según datos del INE, solo el 4,8% de los trabajadores teletrabajaba antes de la irrupción del COVID-19, cifra que se elevada de manera significativa en otros países de Europa, como es el caso de Francia ( 16,7%), y de Holanda, líder europea de trabajo a distancia (17,6%). En América Latina, la cifra cae en picado en países como  Argentina, con solo un 2% de teletrabajadores (fuente: estudio de la ITA-LAC). En este contexto, caracterizado por la escasa penetración del trabajo a distancia, la mayoría de las empresas multisectoriales, con procesos y herramientas exclusivos del trabajo presencial, no contaban con una infraestructura apropiada para sustentar su actividad en remoto.

Durante la pandemia, la cifra de trabajadores ocupados que prestaron sus servicios a distancia se incrementó, alcanzando cifras extremas en países como Italia, donde un 40,8 % de los italianos comenzaron a teletrabajar. La supervivencia organizativa y productiva de las empresas aceleró la búsqueda de soluciones tecnológicas para garantizar la continuidad del negocio, pero en un elevado número de casos, su implementación se limitó solo a incorporar aquellas herramientas que aseguraban una parte mínima de la producción. Esta precariedad tecnológica ha trabado la capacidad productiva de los empleados, y por consiguiente, de la empresa. El resultado ha sido la pérdida de oportunidades de ventas de productos o servicios, provocando en muchos casos una fuga de clientes hacia la competencia y su inevitable impacto negativo.

Tras el confinamiento, y con una visión estratégica aprendida en el ensayo precipitado que ha significado el teletrabajo, las compañías están valorando las oportunidades que ofrece esta modalidad de trabajo disruptiva, y ahora cuentan con la habilidad de evaluar qué herramientas les permitirán ir más allá de una actividad conservadora, y aprovechar al máximo el potencial del teletrabajo. A expensas de cómo las empresas acaben estructurando esta dinámica más allá del COVID-19, firmas multinacionales como Twitter ya han anunciado que los empleados que así lo deseen podrán teletrabajar de forma permanente.

Soluciones tecnológicas para la organización del teletrabajo

Para desempeñar el trabajo a distancia, y conseguir el máximo potencial que esta modalidad flexible puede ofrecer, la tecnología es clave. Los inconvenientes derivados de tener a los empleados en diferentes espacios sin contar con el soporte adecuado para la deslocalización departamental, como pueden ser la personación física exigida en el proceso de firma documental en papel, la falta de comunicación del equipo, o el acceso remoto a una plataforma compartida que permita la colaboración, son algunos de los motivos por los que la tecnología es la base para construir una infraestructura controlada, segura y accesible que no solo mantenga la misma capacidad productiva de la modalidad de trabajo presencial, sino que la incremente.

La clave es ofrecer las herramientas necesarias a los empleados para que puedan realizar sus tareas desde un emplazamiento diferente a la oficina de una forma más flexible, ágil y segura, y preparar a la organización para aprovechar las tecnologías de análisis de datos y automatización de procesos. Se trata de encontrar la combinación adecuada que se adapte a las necesidades de los empleados, mejorando su experiencia, y favoreciendo  las relaciones con clientes y colaboradores.

En la actualidad, existen diferentes opciones para optimizar la colaboración en una organización y que acerquen a los empleados, sin importar el lugar desde donde trabajen. Es posible encontrar soluciones con propuestas adaptadas a las necesidades de cada empresa, desde herramientas gratuitas a modelos All As A Service (todo como servicio),  un nuevo concepto que facilita el acceso a las nuevas tecnologías para todas las empresas, sin importar su tamaño. En esta guía encontrarás un listado de pautas recomendadas, un listado con soluciones AaaS, y una selección de herramientas gratuitas para implantar el trabajo en remoto.

La identidad digital profesional garantiza la actividad contractual a distancia

Uno de los aspectos más valorados del trabajo a distancia por los empleados es sin duda evitar desplazamientos, factor que contribuye al aumento de la productividad, pero que a su vez puede incrementar los tiempos necesarios para realizar determinadas tareas si la compañía no facilita a sus trabajadores el acceso a las herramientas que digitalizan los procesos.

Un ejemplo lo encontramos en la firma de documentos, presente durante todo el ciclo de vida laboral de los empleados. Documentos propios de los procesos internos de la compañía, como es el caso de los contratos de trabajo, nóminas de pago, o acuerdos de confidencialidad, y otros inherentes a la relación contractual con clientes y colaboradores, como pueden ser contratos con proveedores, acuerdos con clientes, o incluso documentación de trámites con Administraciones Públicas, son habituales e indispensables para el el sustento de la actividad empresarial, y pueden provocar cuantiosas pérdidas si la firma se realiza fuera del plazo estipulado.

En ambos casos, los procesos tradicionales de firma manuscrita retrasan el desarrollo de las actividades en cualquier entorno, perjuicio más acusado en la modalidad de teletrabajo, provocando demoras en el cierre de acuerdos o incluso la pérdida de ventas que pueden ser vitales para asegurar la supervivencia del negocio. Por ello, numerosas empresas ya están proporcionando certificados digitales a sus empleados, dotándoles de su propia identidad digital profesional, que les garantice poder realizar cualquier tipo de transacción desde casa, de forma segura y evitando desplazamientos innecesarios.

El certificado digital: la identidad más segura que incrementa la productividad de los trabajadores

Actualmente encontramos empresas multisectoriales en las que el teletrabajo, el smart working y la gig economy, conocidas como nuevas modalidades de trabajo, coexisten con el tradicional modelo de trabajo presencial, y en las que conviven generaciones dispares. Es este nuevo entorno laboral, caracterizado por su diversidad, es vital proveer certificados digitales a los empleados, liberándolos de las exigencias propias de la identificación presencial que merman su productividad.

Todos los empleados que estén en posesión de su propio certificado digital podrán realizar cualquier tipo de transacción que requiera identificación desde casa, así como firmar electrónicamente, sin necesidad de efectuar desplazamientos innecesarios, garantizando la seguridad en cualquier plataforma mediante la autenticación fuerte, y evitando riesgos y situaciones de vulnerabilidad.

Antes del comienzo de la pandemia, un elevado porcentaje de pymes no habían comenzado sus procesos de transformación digital, ya que no contaban con una partida presupuestaria destinada a la implantación tecnológica, y su adaptación al teletrabajo ha sido una misión imposible para algunas de ellas.  El modelo de pago por uso de Uanataca evita el aislamiento y la pérdida de capacidad competitiva de las compañías que no pueden realizar una inversión inicial en infraestructuras, garantizando el acceso a servicios de identidad digital, como la emisión de certificados digitales. Sin importar el tamaño o el sector, cualquier empresa puede comenzar a emitir y gestionar certificados digitales cualificados para todos sus empleados, incluso sus clientes también pueden ser titulares de su propia identificación digital. 

¿Qué beneficios ofrecen los certificados digitales de Uanataca a las empresas que implantan la modalidad de teletrabajo?

✓ Provee identidades digitales de forma rápida: el servicio permite emitir certificados digitales en menos de 24 horas. 

✓ Soluciones cero papel: la emisión de certificados no genera papel, evitando que de deba custodiar la documentación durante años

✓ Multiplataforma: los certificados digitales de Uanataca pueden ser emitidos en ordenador, tablet o smartphone o API.

✓ Plenas garantías legales: nuestros certificados digitales proporcionan las garantías legales y de seguridad adecuadas.

¿ Sabías que los certificados digitales también pueden emitirse a sociedades, e incluso a servicios?. Si quieres conocer quién puede ser titular, los diferentes tipos que existen y su clasificación, o cuál de ellos necesitas, no dejes de leer este artículo en el que encontrarás un listado con las sedes electrónicas más utilizadas en el ámbito laboral.