La firma electrónica, ¿tiene validez legal en otros países?

La contratación de bienes y servicios a través de medios digitales y el intercambio de documentación propia de operaciones mercantiles es cada vez más común, tanto en economías desarrolladas como en países en vías de desarrollo. Cuando estas operaciones comerciales tienen lugar entre diferentes países, es habitual que nos preguntemos sobre algunos aspectos relacionados con la gestión digital de los procesos comerciales o las relaciones contractuales.

En este artículo, trataremos de despejar las dudas más comunes sobre la legalidad transfronteriza de la firma electrónica.

Digitalización de la gestión documental en las operaciones comerciales

Las transacciones comerciales y el intercambio de documentación en operaciones mercantiles se desenvuelven en diferentes ámbitos, bien a nivel de administraciones públicas en el intercambio de información tributaria y aduanera, como en el sector privado en operaciones y negocios donde se comparten datos, información bancaria, contratos, facturas, albaranes de entrega o declaraciones, entre otros documentos. Cada vez es más común que la gestión documental de los mismos se realice en formato digital y automatizado, logrando optimizar el proceso de principio a fin.

Por supuesto, al considerar intercambio de información en formatos digitales, como ofertas, contratos, facturas o cualquier otro tipo de documentos relacionados con operaciones comerciales que en su mayoría requieren autenticidad, trazabilidad, integridad y manifestación de voluntad para aceptar o aprobar el contenido de la documentación, es inevitable pensar en la utilización de firmas electrónicas. 

Ahora bien, ¿qué pasa cuando estas operaciones comerciales se realizan entre personas o empresas establecidas en dos o más países distintos?.

En estos casos, es frecuente que nos planteemos algunas preguntas sobre diferentes aspectos legales o aquellos propios de los servicios : ¿puede la documentación firmada electrónicamente surtir efectos jurídicos en un país diferente al país donde están ubicadas las empresas o personas firmantes?, ¿será legal en todos los países?, ¿quién puede proveerme de estos servicios?. Estas son solo algunas de las cuestiones que surgen al momento de digitalizar o gestionar digitalmente nuestros procesos comerciales o relaciones contractuales más allá de las fronteras donde nos encontramos.

¿Es legal la firma electrónica en todos los países?

Lo primero que es necesario considerar, es que en la firma de cualquier acuerdo median siempre los principios de la autonomía de la voluntad de las partes, libertad contractual y libertad de formas, por los que se reconoce el poder de las partes contratantes para autorregular las condiciones de la contratación, incluyendo por ejemplo la formas en las que se perfecciona un contrato.

Lo anterior quiere decir que, indistintamente de que las partes se encuentren en dos países diferentes, en principio basta con su voluntad de aceptar el uso de la firma electrónica para que surta efectos jurídicos en la contratación o en cualquier otro documento relacionado.

En este sentido, es importante destacar que los usos comerciales del país o incluso del sector en el que se trabaja son fuentes de derecho que permiten determinar la procedencia o aceptabilidad de un método como medio válido de contratación. Debido a ello, si los usos comerciales internacionalmente aceptados en el sector en el que se encuentran los contratantes aceptan el uso de la firma electrónica como instrumento válido de contratación y las partes no manifiestan lo contrario, no se requiere reconocimiento adicional para la utilización de firmas electrónicas en documentos relacionados con operaciones mercantiles entre empresas o personas.

Si se quisiera analizar la validez jurídica de la firma electrónica desde un punto de vista más legislativo positivista, podríamos revisar si en todos los países involucrados en la operación existe o se permite la utilización de firmas electrónicas como un medio de prueba válido para representar la voluntad o aceptación de una persona. Este punto, normalmente podemos saberlo verificando si en estos países existe Ley que regule la firma electrónica.

En el caso de Ecuador, el resto de países latinoamericanos e incluso países que utilizan el common law como los Estados Unidos de América, cuentan con legislaciones en materia de firma electrónica que reconocen el valor jurídico de las firmas electrónicas extranjeras, e incluso en el caso de firmas electrónicas cualificadas previo cumplimiento de ciertos requisitos. El uso de una tecnología madura e internacionalmente estandarizada, como es el caso de las PKI, permite normalizar en estos territorios el uso de la firma electrónica extranjera, siendo una base fiable como prueba jurídica.

En el caso de los países de la Unión Europea, este punto es aún más fácil de resolver, dado que la regulación en materia de firma electrónica es la misma, el muy conocido y tantas veces mencionado Reglamento eIDAS. Este reglamento regula de forma uniforme el Mercado Único Digital Europeo, en lo que refiere a la implementación de servicios de certificación como la firma electrónica, por lo que la utilización de la firma electrónica en cualquiera de los países de la Unión Europea tiene pleno reconocimiento jurídico en cualquier otro país miembro.

En este sentido, personas y empresas establecidas dentro de los países de la Unión Europea, pueden utilizar sin restricciones soluciones de firma electrónica para contratar y en general intercambiar documentación en formato digital en operaciones mercantiles y de cualquier índole en general, salvo excepciones expresas.

De esta forma, un ciudadano o empresa ubicado en un país como España, puede utilizar firma electrónica para firmar un contrato con una persona localizada en Bélgica, Portugal o cualquier otro país miembro de la Unión Europea, con total certeza de que surtirá efectos jurídicos plenos y que la valoración del valor probatorio de esta será evaluada bajo un marco regulatorio común.

Similares situaciones pueden ocurrir en otros países que cuentan con regulaciones que ponen en común el reconocimiento entre estos, como por ejemplo los países miembros del Mercosur y otras iniciativas similares en la región.

El prestador de servicios de certificación: proveedor de soluciones de firma en operaciones internacionales

En este sentido, Prestadores de Servicios de Certificación como Uanataca, con presencia y acreditaciones tanto en la Unión Europea como en múltiples países de América Latina como Ecuador, pueden facilitar la implementación de soluciones de firma en operaciones internacionales con mayor facilidad, garantizando el cumplimiento de las particularidades de los países involucrados a la vez que se aseguran las mejores prácticas de certificación internacionalmente aceptadas.

Se ha comentado ampliamente en anteriores entradas de este blog, que la legalidad o valor jurídico de las firmas electrónicas no está determinado por la localización geográfica donde se realicen, sino en los elementos relacionados a la firma en sí misma. Dentro de los elementos principales que debemos considerar para valorarlo están la vinculación única con el firmante, establecida a través de un proceso de emisión seguro que permita identificar a su titular, así como la capacidad que tenemos de identificar modificaciones en la información firmada posteriormente a la realización de la firma.

¿ Cómo podemos ayudarte ?

Uanataca además de ser un Prestador cualificado, trabaja para ofrecer una oferta 360º alrededor de los servicios, liderada por un equipo multidisciplinar de profesionales con gran experiencia tecnológica, jurídica y de negocio que ofrece el mejor asesoramiento y acompañamiento para dotar de garantía técnica y legal a sus procesos y flujos de trabajo.  

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