Firma electrónica. Qué es y cuál necesita tu negocio

La firma electrónica ofrece muchas ventajas y beneficios para convertirse en el elemento tractor de la digitalización empresarial. Esta herramienta, que se está asentando en los negocios, debe ser escogida teniendo en cuenta las necesidades reales para contribuir al logro de los objetivos de la empresa.

En este artículo hablamos sobre la firma electrónica, y te ayudamos a detectar el tipo de firma que necesita tu negocio y la solución que mejor se ajusta a los procesos de firma. 

¿ Qué es una firma electrónica?

La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que el firmante utiliza para identificarse y expresar la aceptación del contenido de un documento o su intención de autorizar una transacción, ambos en formato electrónico. Desde la perspectiva del concepto legal, su objetivo principal es dar fe de la voluntad del firmante.  

Según el Reglamento (EU) Nº910/2014 (eIDAS), que define y regula las firmas electrónicas en la Unión Europea, la firma electrónica son los “datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar".

Tipos de firma electrónica identificados en el Reglamento eIDAS

Como veremos a continuación, la firma electrónica engloba desde la firma más básica, al nivel más seguro y jurídicamente con más respaldos, en el caso de la firma electrónica cualificada.

FIRMA ELECTRÓNICA SIMPLE

La firma electrónica simple prueba la aceptación o aprobación del firmante mediante el uso de algún tipo de certificado, firma grafométrica, o simplemente pulsando sobre el botón "Acepto”.

Es el tipo de firma más básico, no pudiendo equipararse a la firma manuscrita.

Firma electrónica avanzada

Este tipo de firma permite identificar de manera unívoca al titular, y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, garantizando la integridad del contenido firmado a través de medios sobre los que solo el firmante tenga el control exclusivo, y su titularidad, la cual es certificada por un tercero.

Es el tipo de firma que se encuentra en un nivel intermedio de seguridad, sin ser equiparable a la firma manuscrita.

Firma electrónica cualificada

La firma electrónica cualificada se genera mediante un dispositivo seguro de creación de firma, y está basada en un certificado reconocido emitido por un PSC como Uanataca. De los tres tipos de firma que reconoce el reglamento eIDAS, es la única equivalente a la firma manuscrita.

La variedad en los tipos de firma electrónica es un aspecto ventajoso para las compañías, que les permite escoger aquella que cumpla los requisitos que necesita su negocio. 

¿ Es segura la firma electrónica?

Lo más acertado para detectar el tipo de firma adecuado no es cuestionar la seguridad de la firma electrónica, sino conocer el nivel de seguridad que se necesita en los diferentes procesos de firma de una compañía.

Las peculiaridades de las relaciones contractuales difieren entre empresas, siendo igualmente notable esta disparidad entre las diferentes áreas y en los tipos de relaciones, internas y externas, que sostienen la actividad empresarial. A modo de ejemplo, el nivel de seguridad adecuado para un contrato que contenga información y datos sensibles no será el mismo que se necesite en la firma de un correo electrónico.  

¿ Qué tipo de firma electrónica necesito ?.  Encuentra la solución  que se adapta a tu negocio.

1.- Seguridad y requisitos

El primer paso para encontrar el tipo de firma electrónica es determinar qué nivel de seguridad y certeza deseamos implementar en los procesos de nuestra empresa.

La siguiente tabla te ayudará a detectar el tipo de firma que necesita tu negocio en función de los requisitos que deberá cumplir la firma electrónica.

2.- Prestador cualificado de servicios de confianza

En el caso de que la firma electrónica avanzada o cualificada sea la más adecuada, es imprescindible contar con las garantías de un PSC, la figura confiable a la que el organismo de supervisión ha concedido la cualificación. Uanataca, como PSC, ofrece soluciones que aportan tranquilidad absoluta a las empresas. Los documentos contarán con la máxima confidencialidad, garantías de seguridad y protección gracias a los servicios integrados y auditados bajo el reglamento europeo eIDAS y la norma ISO27001.

3.-Solución usable y accesible

De nada sirve una tecnología si no es sencilla de usar o es inalcanzable para cualquier empresa, independiente de su tamaño o de su partida presupuestaria. Tanto si necesitamos firma electrónica avanzada, como cualificada, debemos asegurarnos que no pagamos de más.  Porque tan perjudicial es escoger un nivel de firma incorrecto, como contratar un servicio con una tarifa rígida si no se adapta a las necesidades de la compañía. Uanataca ofrece un modelo de servicio de pago por uso, accesible y flexible para cualquier compañía, convirtiendo lo que sería un gasto en una inversión.

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📢 En ocasiones, las compañías descubren que el tipo de firma electrónica que usan para sus relaciones contractuales no les ofrece las garantías que necesitan. Antes de escoger una solución de firma electrónica, es recomendable contar con el asesoramiento de profesionales.

Si tienes dudas sobre qué tipo de firma electrónica escoger, o te gustaría conseguir asesoramiento, contacta con equipo de expertos de Uanataca. Tras valorar tu caso, te ayudarán a conocer cuál es la firma electrónica que necesitas implantar en tu empresa, y que servicio es el que mejor se ajusta a tsus procesos de firma. 

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Tipos de documentos que se pueden firmar con la firma electrónica

Aunque con diferentes niveles de seguridad y certeza, la firma electrónica permite al firmante aceptar el contenido de cualquier tipo de documento o transacción electrónica. Aunque existen numerosos casos de uso, vamos a destacar los más comunes en empresas multisectoriales.

➢ Banca y Fintech: Firma de créditos y microcréditos.

El panorama actual del sector bancario está caracterizado por la entrada de nuevos competidores eminentemente digitales. y un evasivo cliente digital que busca soluciones que se adapten a sus hábitos.

Uno de los servicios más demandados en las entidades financieras es la concesión de créditos y microcréditos. Gracias a la firma electrónica, los plazos se acortan, el cliente no tiene que desplazarse a la oficina, y consigue la tan ansiada inmediatez sin renunciar a la seguridad.

⭐️ Nuestra recomendación para la firma de créditos y microcréditos: Firma One-Shot

➢Recursos humanos: Contratos de trabajo

El un nuevo mercado laboral, el onboarding digital en Recursos humanos es una estrategia corporativa. Desde esta primer momento, la compañía ofrece a la fuerza laboral herramientas digitales como la firma electrónica, que les servirá para relacionarse con la empresa incluso en entornos remotos.

La firma de contratos es uno de los casos de uso de firma electrónica que ahorran costes y evitan desplazamientos innecesarios de los empleados.

➢ Salud: Resultados de análisis y pruebas

Ahora que el sector sanitario se está enfrentando a una pandemia mundial, necesitan contar con recursos y herramientas eficientes, seguras, y que posibiliten una correcta trazabilidad. La firma electrónica es una de las claves para acortar los plazos de entrega de los resultados de los análisis del paciente. Igualmente, agiliza tareas en todas las áreas, ya que se puede implementar en cualquiera de sus procesos donde tengan que relacionarse con su plantilla, proveedores y usuarios del sistema salud.

➢ Telecomunicaciones: Firma de contratos de servicios con empresas.

En los últimos meses, la importancia de la conectividad en nuestra cotidianidad ha quedado al descubierto, tanto para el contacto con los seres queridos, como para la actividad laboral. Las telecomunicaciones han sido y serán una pieza clave para hacer frente a las consecuencias del distanciamiento social, donde los servicios son un recurso vital para la supervivencia de muchas empresas.

La inmediatez en la contratación de servicios es muy necesaria. Gracias a la firma electrónica, se consigue que el proceso del alta de contratación de nuevos servicios sea inmediata, sin esperas ni desplazamientos. 

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