La firma electrónica en los departamentos de la empresa

El entorno empresarial se está adaptando a los factores que lo rodean, evolucionando hacia un universo más digital, sostenible e internacional. Clientes, empleados y el resto de actores que intervienen en el desarrollo de la actividad productiva de las empresas demandan y valoran la incorporación tecnológica a sus interacciones y relaciones contractuales. En este contexto, el impacto positivo de la aplicación tecnológica en las empresas se multiplica al involucrar a todos los ámbitos de la organización.

La aplicación multisectorial de la firma electrónica y su transversalidad la convierten en la herramienta imprescindible para acometer el proceso de transformación digital en todos los estratos de la empresa. A pesar de las características heterogéneas que definen los trámites de los diferentes departamentos de una empresa, la firma electrónica puede ser integrada de forma general en todos ellos.

Es este post te mostramos algunos de los departamentos que pueden beneficiarse de las ventajas que ofrecen las soluciones de firma electrónica de Uanataca, mejorando su rendimiento y aumentando su productividad, y aunque el potencial de la firma electrónica es mayor, incluimos una selección de las aplicaciones de uso más comunes en la actividad empresarial.

Beneficios de la firma electrónica para cualquier departamento en la empresa

Incorporar la firma electrónica al proceso de firma de documentos ofrece una serie de ventajas comunes que permiten a todos los departamentos, sin importar el tipo de transacción que necesite consentimiento, acceder a los beneficios de digitalizar y automatizar la firma en todos los trámites de su actividad productiva.

➤ El uso de la firma electrónica refuerza los valores de la empresa, y además estimula la confianza de proveedores y clientes, que contarán con la certeza de la autenticidad e integridad de los documentos suscritos, y la seguridad que solo los servicios de firma de un prestador de servicios de confianza como Uanataca puede garantizar.

➤ Por otro lado, agiliza el trámite de firma de documentos simplificando y optimizando los procesos, y ofreciendo la posibilidad de firmar documentos a distancia desde cualquier dispositivo, disfrutando de una mayor eficiencia.

➤ En el nuevo entorno empresarial, además de crear valor económico, una de las metas de las organizaciones es avanzar hacia la sostenibilidad y crear valor medioambiental. Las soluciones cero papel de Uanataca hacen posible que las empresas puedan incorporar políticas de responsabilidad social ambiental y contribuir al bienestar con un consumo responsable. Reducir e incluso eliminar el consumo de papel en los procesos empresariales supone también una cuantiosa disminución de los costes variables de la empresa.

➤ La firma electrónica ofrece diferentes niveles de seguridad que se adaptan a cada situación. La incorporación de la firma cualificada a los procesos implica el nivel de seguridad más alto, y en consecuencia, las máximas garantías legales. Su uso permite evitar situaciones de vulnerabilidad que dañan la reputación de las organizaciones y generan alarma en el mercado.

Casos de usos de la firma electrónica en el departamento de recursos humanos

El cambio en la denominación del departamento, que está sustituyendo el término de “Recursos humanos” por “Talento humano” no es una metamorfosis de nomenclatura vacua, sino que plasma la transformación de un área que se está adaptando a las nuevas modalidades de trabajo y al nuevo profesional digital. El departamento de gestión del talento ha ido ganando cada vez más importancia y ha ampliado sus funciones, hasta convertirse en una pieza clave en la consecución de los objetivos empresariales.

Su papel es esencial, ya no solo en el reclutamiento, también en el desarrollo del trabajador y en su motivación. Encontrar y retener el talento son parte de la ocupación de un departamento que se está adaptando a los nuevos retos de la era digital: una nueva fuerza laboral y una modalidad de trabajo esporádica conocida como Gyg Econony.

La incorporación de la firma electrónica a la estrategia de recursos humanos le otorga la flexibilidad que demanda el nuevo profesional digital, y la deslocalización y movilidad que caracteriza a las nuevas modalidades de trabajo, como la Gyg Econony o el teletrabajo. En este nuevo modelo de relación profesional, digitalizar el ciclo de vida laboral, ya sea en una relación vinculante o independiente, beneficia tanto a la empresa como al empleado, disminuyendo los tiempos dedicados a las labores administrativas y reduciendo costes.

Las empresas ya están dotando a sus trabajadores de su propia identidad digital profesional, siendo la firma electrónica su elemento principal y el núcleo del ecosistema digital laboral. Las ventajas de las diferentes soluciones de firma de Uanataca las convierten en la herramienta que se adapta a cualquiera de los procesos del departamento de recursos humanos. ¿Necesitas incorporar la firma electrónica a tu actividad contractual?. El servicio One-Shot, genera certificados digitales cualificados de un solo uso y firma electrónicamente todos los documentos incluidos en una transacción.

Casos de usos de la firma electrónica en el departamento de administración.

Además de la recepción y pago de las facturas por adquisición de materias primas, servicios o incluso capital humano, la emisión de facturas al cliente tras el cierre de una venta también forma parte de las funciones del departamento de administración.

Uno de los procesos que más recursos consume, y que contribuye al impacto negativo en el medio ambiente e incrementa los costes, es la emisión de facturas en papel. Sustituir la impresión de este documento mercantil por su equivalente en formato electrónico tiene una serie de beneficios que contribuye al incremento de la eficacia del departamento administrativo y al ahorro anual de las organizaciones.

Las bondades de la facturación electrónica no son exclusivas del proceso de facturación; solicitud de pedidos a proveedores, emisión de albaranes y publicación de informes son algunos de los trámites realizados por el departamento de administración que suponen un beneficio para las empresas tras digitalizarse.

➤ Reducción del coste de los gastos de facturación: derivados de la eliminación de procesos de impresión, mensajería y almacenamiento.

➤ Simplificación de los procesos administrativos: la firma electrónica simplifica los procesos administrativos, permitiendo compartir tareas entre varios usuarios.

➤ Reducción de errores : automatizar procesos como la firma electrónica libera al componente humano de la intervención en el mismo, y minimiza el riesgo de errores.

➤ Mayor control documental: contarás con una mejor organización y almacenamiento de la información de tus productos, servicios y clientes, y tendrás mayor control sobre la documentación emitida.

Casos de usos de la firma electrónica para dirección y ventas.

La intención principal del departamento comercial y ventas es la de generar un impacto financiero positivo en la empresa. Para lograrlo, no solo dirige la distribución, pre venta, venta y post venta de los productos o servicios de una empresa o compañía, también es el responsable de mantener las buenas relaciones con su cliente, un nuevo consumidor digital que demanda procesos ágiles, flexibles y sin trámites burocráticos complejos.  

Una de las ventajas de la firma electrónica es la diligencia en los procesos de firma de documentos en cualquier entorno y dispositivo. Las soluciones de firma de Uanataca están diseñadas para que el cliente pueda confirmar su consentimiento en la contratación de servicios o en la compra de productos en el momento, sin esperas ni demoras, y sin tener que archivar la documentación impresa en papel.

Además, digitalizar la firma de documentación en el departamento comercial supone la simplificación de los procedimientos administrativos, y la liberación del archivo físico permite al departamento comercial ahorrar tiempo y gestionar de forma más eficiente el manejo de la documentación.

Las aplicaciones prácticas de la firma electrónica en una empresa van más allá de las divisiones departamentales, adaptándose también a las necesidades particulares de cada profesional, tanto si se necesitan soluciones flexibles en la modalidad de teletrabajo, o aplicaciones como la firma móvil de Uanataca para acceder y firmar documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento.

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